Ablenkungen lauern überall. Davor sind wir alle nicht gefeit. Nicht nur, dass die lieben Kolleg:innen gerne ungefragt im Büro stehen oder der Postbote im ungünstigsten Moment an der Tür klingelt. Auch die liebe Technologie bringt nicht nur Vorteile mit sich, sondern hat häufig die unangenehme Nebenwirkung, dass sie uns hin und wieder eher von der Arbeit ablenkt, anstatt uns zu helfen.
Vielleicht ist Ihnen das auch schon passiert? Sie wollten nur kurz eine Nachricht im Handy checken und 30 Minuten später merken Sie, dass sie „hängen“ geblieben sind und fröhlich von einer App zur nächsten springen. Oder Sie sind gedanklich gerade tief in der Vorbereitung auf den Gerichtsbesuch am nächsten Tag versunken und werden durch das Geräusch einer eintreffenden E-Mail jäh in die Realität zurückgezogen. Der letzte Gedanke ist dabei leider prompt verloren gegangen.
Die moderne Technologie ermöglicht es uns immer und überall up to date zu sein. Gleichzeitig führt das dazu, dass bei vielen das Phänomen des FOMOs (Fear Of Missing Out) aufkommt, sobald sie nicht mehr alles in Echtzeit mitbekommen. Und zahlreiche Studien haben belegt, dass die ständige Erreichbarkeit zu einem großen Stressfaktor werden kann. Ebenso wie regelmäßige Unterbrechungen uns davon abhalten effizient an einem Thema zu arbeiten. So dauert es etwa 23 Minuten, um wieder richtig einzutauchen, wenn wir aus einer Aufgabe herausgerissen wurden.
Es gibt aber einige Tipps, die es Ihnen erleichtern, Ihre digitale Produktivität deutlich zu steigern. Die wirkungsvollsten davon stelle ich Ihnen nachfolgend vor:
Diese 5 Tipps helfen Ihnen deutlich produktiver arbeiten zu können
- Lesen Sie Ihre Emails nur zu bestimmten Zeiten – ein- bis höchstens dreimal am Tag. Die meisten Menschen haben ihr E-Mail-Postfach den ganzen Tag geöffnet und sehen im Augenwinkel immer, dass gerade eine neue Nachricht eingeht. Im schlimmsten Fall noch mit einem Ton. Das mag Ihnen praktisch erscheinen, führt aber dazu, dass Sie immer aus der aktuellen Arbeit herausgerissen werden. Vielleicht überfliegen Sie auch die E-Mail direkt, um schon einmal zu wissen, worum es geht. Und dann wenden Sie sich wieder der aktuellen Aufgabe zu. Letztendlich lesen Sie die E-Mail dann aber noch ein zweites, wenn nicht sogar ein drittes Mal bevor Sie sie beantworten. Lassen Sie Ihr Postfach doch einfach zu und öffnen Sie es nur zu den von Ihnen angedachten Zeiten. Zum Beispiel morgens, mittags und abends bevor Sie in den Feierabend gehen. Dann lesen Sie alle eingegangenen E-Mails und beachten Sie gleichzeitig die 3-Minuten-Regel. Alles, was Sie innerhalb von 3 Minuten bearbeiten können – z.B. eine kurze Antwort schreiben, machen Sie direkt. Den Rest planen Sie zeitlich entsprechend in Ihren Tagesplan ein.
- Schalten Sie alle Push-Nachrichten in Ihrem Mobiltelefon aus. Wir sind es mittlerweile gewöhnt, rund um die Uhr mit Nachrichten versorgt zu werden. Es piept oder vibriert in unserem Umfeld gerne in Dauerschleife. Jedoch verursacht dies eine ständige Störung, die dazu führt, dass Sie den Weg nicht in eine echte „Deep work“ schaffen werden. Daher gilt hier, genau wie beim Thema E-Mail-Benachrichtigung: Gehen Sie lieber einen Schritt zurück und übernehmen Sie selbst wieder das Steuer und damit die Entscheidung, wann Sie sich welche Informationen oder Nachrichten ansehen.
- Eine weitere Hürde, um sich von Ihrem Mobiltelefon weniger ablenken zu lassen könnte das Einrichten von Ordnern Legen Sie zum Beispiel unterschiedliche Ordner zum Thema „Kommunikation“, „Gesundheit“, „Finanzen“ etc. an, in die Sie dann alle Ihre Apps aufteilen. Dieser eine Klick mehr führt schon dazu, dass Sie wahrscheinlich wesentlich weniger automatisiert in irgendwelchen Apps „herumdaddeln“, weil Sie es sich zu einer schlechten Angewohnheit gemacht haben. Außerdem haben Sie dann eine hübsche Ordnung kreiert und können sehr zielgerichtet bei Bedarf an die Umsetzung gehen.
- Nutzen Sie den digitalen Kalender gezielt für Ihre Aufgaben und nicht nur für Termine. Das macht vor allem Sinn, wenn Andere ebenfalls auf Ihren Kalender zugreifen können. Stellen Sie z.B. gezielt Termine für Ihre persönliche „Deep Work“ ein, in der Sie ungestört sein möchten und sich so in eine einzige Aufgabe vertiefen können. Zwischendurch macht es auch durchaus Sinn, kleinere oder auch größere – je nach Bedarf „CEO-Me-Time“- Blocker zu setzen. Sie werden weniger produktiv sein, wenn Sie von morgens bis abends durcharbeiten. Pausen gehören ebenfalls dazu. Um kurz durchzuatmen und das eigene Energielevel wieder nach oben zu bringen. Was Sie hier tun möchten, bleibt ganz Ihnen überlassen. Von einem kleinen Spaziergang bis hin zu einer gemütlichen Tasse Tee und ein paar Atem- oder Yogaübungen ist alles möglich. Verdeutlichen können Sie Ihre Termine im Kalender für andere durch ein gezieltes Farbsystem. So könnten rote Termine bedeuten, dass Sie absolut ungestört sein möchten. Gelb ist für den Notfall erreichbar und bei grün steht ihre Tür mehr oder weniger für alle offen. Hier dürfen Sie selbst kreativ werden.
- Sollten Sie zu den Menschen gehören, die sich gerne morgens direkt von Nachrichten und Apps etc. ablenken lassen, probieren Sie es doch einmal mit der Methode „Eat the frog“. Hierbei geht es darum, morgens als allererstes mit der anspruchsvollsten/schwierigsten/unangenehmsten Aufgabe des Tages zu starten. Am besten noch bevor Sie überhaupt Ihr E-Mail-Postfach geöffnet haben. Das sind ansonsten gerne die Aufgaben, um die wir gerne „herum prokrastinieren“ und sie den ganzen Tag vor uns herschieben. Wenn Sie diese allerdings als erstes erledigen, gibt Ihnen das nicht nur ein richtig gutes Gefühl für den Tag, sondern führt auch dazu, dass der gesamte Tag i.d.R. deutlich produktiver verläuft. Probieren Sie es aus.
Als letztes noch ein kleiner Zusatztipp:
Schalten Sie Ihr Mobiltelefon doch häufiger einfach einmal aus, lassen es bewusst in der Schreibtischschublade oder besser noch in einem anderen Raum liegen. Damit übernehmen Sie wieder deutlich mehr selbst die Verantwortung und lassen sich nicht von der Technologie fremdgesteuert Ihren Tag bestimmen.
