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Wie Sie die Kontrolle über Ihr Mailpostfach gewinnen

Haben Sie auch mehrere Mailadressen und somit auch mehrere Mailpostfächer? Und sind in jedem Postfach zufällig mehrere Tausend Mails vorhanden – also beispielsweise 4798? Und davon 3565 als „ungelesen“ markierte Nachrichten? Falls es der Fall ist, sind Sie damit nicht allein. Hier kommt eine befreiende Möglichkeit, die Sache unter Kontrolle zu bekommen. Denn diese Mailpostfächer sind auf die Dauer ganz schön erdrückend und zeichnen sich ja dadurch aus, dass sie einfach nur immer voller werden. Zeit fressen sie auch, besonders wenn wir uns auf die Suche nach einer irgendwann einmal erhaltenen Nachricht machen müssen.


WO ENTSTEHT DAS PROBLEM?

Für Veränderungen ist es wichtig, sich bewusst zu machen, was genau passiert. Denn nicht unser Maileingang selbst ist das Problem. Unser Umgang damit kann es sein, der zusätzlichen Stress dort verursacht, wo eine Vereinfachung geplant war. Wie gehen Sie mit Ihrem Maileingang um? Beobachten Sie sich doch mal eine Weile lang selbst. Bei mir konnte ich dabei einige unsinnige Verhaltensweisen feststellen. Manche Mails bleiben ungelesen, weil wir sie vielleicht schon mobil auf dem Handy gesehen und registriert haben und das reichte. Und manche stufen wir als in ihrer Information ganz interessant ein, allerdings im Moment nicht so besonders dringend oder wir haben vielleicht gerade etwas anderes zu tun und denken, es könnte aber nochmal wichtig oder in einer ruhigen Minute angesehen werden. Also nochmal als „ungelesen“ markieren, um später darauf zurückzukommen. Diese ruhige Minute allerdings kommt oft nicht, jedenfalls nicht bis die Mail unten aus dem Bildschirm rausgerutscht ist aufgrund all der neuen Nachrichten. Und dann wird sie eben doch nicht mehr hervorgeholt, weil sie in den 3565 anderen als ungelesen markierten Nachrichten untergegangen ist. Viele sind auch gelesen und bearbeitet, bleiben aber einfach im Posteingang stehen. Wer weiß, ob die Information nicht nochmal gebraucht wird.


GUTER TRICK: DAS POSTFACH BEREINIGEN FÜR EINEN NEUSTART

Wenn Sie nicht die Nerven haben, Ihre 4798 Mails durchzugehen, um Sie zu sortieren, gleichzeitig aber auch nicht alle löschen mögen: Machen Sie eine Entgiftungskur. Ich habe es ausprobiert, es ist befreiend. Dafür erstellen Sie einen Ordner im Posteingang und nennen ihn „Lager“ oder „Alte Mails“ oder was auch immer Ihnen für ein passender Name einfällt. Und dann verschieben Sie einfach den ganzen Wust in diesen Ordner. Sie können beruhigt sein, es ist alles noch da. Aber: Der Posteingang ist völlig leer! Wie fühlt sich das an? Jetzt sind Sie bereit für den Neustart.


BEFREIT EIN EINFACHES ABLAGESYSTEM ERSTELLEN, DAS AUCH GENUTZT WIRD

So befreit können Sie loslegen und ab sofort Ihr Postfach freihalten. Es ist natürlich möglich, ein sehr komplexes System zu erstellen und die Produktivität dadurch scheinbar optimal zu verbessern. Es sind dazu unendlich viele Tipps in Büchern oder im Internet zu finden. Es ist nur so, dass auch die allerbesten Systeme nur dann etwas taugen, wenn sie auch umgesetzt werden. Außerdem bergen zu komplizierte Ablagesysteme die Gefahr, dass sich das Suchen nur verlagert und noch komplizierter wird. Machen Sie es sich leicht! Einen wirklichen Riesenschritt machen Sie auch schon, wenn Sie es für den Beginn sehr einfach halten. Nutzen Sie automatisierte Sortierregeln Ihres Mailprogramms oder erstellen selbst ein paar wichtige Ordner.

Überlegen Sie einmal, welches die wichtigsten Kategorien für Ihre verschiedenen Arten von Mails sind. Ein paar Beispiele:

  • Mails von bestimmten Personen
  • Mails mit Aufgaben
  • Kanzleiorganisation
  • Verwaltung von Daten
  • Newsletter

In Ihrem Posteingang sollten sich nur noch die Nachrichten befinden, die Sie aktuell und dringend bearbeiten müssen. Alles andere kann wegsortiert werden in Ihre persönlichen Kategorien. Fangen Sie einfach an und leeren den befreiten Posteingang täglich auf diese Weise. Und falls Sie so richtig zum Struktur-Fan werden, können Sie ihr System nach und nach immer noch verfeinern.


DIE WICHTIGSTE ROLLE HAT DER PAPIERKORB

Es wird ein großer Teil der Nachrichten sein, den Sie tatsächlich nach dem ersten Überfliegen gar nicht mehr brauchen werden. Beherzt Nachrichten löschen können wir üben und auch das ist jedes Mal befreiend. Denken Sie einmal daran, wie viele Informationen Ihnen jeden Tag auch mündlich übermittelt werden – die dokumentieren und archivieren wir ja auch nicht alle. Nur das Wichtige muss festgehalten werden. Und wenn Sie die in einem Newsletter angekündigte Veranstaltung später doch nochmal interessiert, werden Sie die Informationen sicherlich auch so finden.

In den Papierkorb können auch direkt die Nachrichten, die Sie in Ihre E-Akte übernommen haben. An dieser Stelle lohnt es sich, konsequent zu sein und wirklich alle wichtigen Nachrichten zu übertragen, so dass Sie dann alle Informationen an einem Ort haben. Auch das spart Zeit und Sie können Ihre Aufmerksamkeit für die Bearbeitung der Sache verwenden.

Wenn Ihnen das Löschen von Mails schwerfällt, verschieben Sie im Zweifel doch übergangsweise in den „Entgiftungsordner“. Der darf ruhig wachsen. Und ist auch noch da, wenn der Posteingang doch einmal wieder sehr angeschwollen sein sollte. Mit einem übersichtlichen Posteingang, der idealerweise leer ist, wenn wir den Computer herunterfahren, fühlen wir uns auch selbst gleich noch viel aufgeräumter.




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