D. beA – Kartentausch für Mitarbeitende

Überprüfen Sie den Bestand an beA-Mitarbeiterkarten und beA-Software-Zertifikaten.

Jeder Mitarbeitende sollte über eine eigene beA-Mitarbeiterkarte oder über ein beA-Software-Zertifikat (SW) verfügen. Das Schleswig-Holsteinische OLG hat in seiner Entscheidung vom 13.10.2022 (7 U 160/22) darauf hingewiesen, dass es fehlerhaft sei, wenn eine in Vollzeit tätige Fachangestellte nicht über eine eigene beA-Mitarbeiterkarte verfüge und deshalb unter dem Namen ihrer Kollegin die elektronische Versendung der Berufungsschrift veranlasst hat.

Notieren Sie den Benutzernamen und die virtuelle SAFE-ID von Mitarbeitenden in einem virtuellen „Notfallkoffer“. Eine beA-Mitarbeiterkarte kostet im Jahr 12 EUR netto, ein SW kostet 4,90 EUR netto p.a.

Scheidet ein Mitarbeitender aus, wird mit der Herausgabe der beA-Mitarbeiterkarte der Zugang zum beA für den ausscheidenden Mitarbeitenden gestoppt. Das SW ist beliebig kopierbar, so dass nicht sichergestellt ist, dass ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann. Sperren und kündigen Sie daher ein SW, sobald ein Mitarbeitender die Kanzlei verlässt.

Die BNotK informiert per E-Mail und ggf. auch noch über das beA, dass ein Kartentausch ansteht. Die alten beA-Mitarbeiterkarten beginnen mit einer Kartennummer 3xxx. Die neue Generation der beA-Mitarbeiterkarten beginnen mit der Kartennummer 8xxx und tragen zudem ein rotes M in der rechten unteren Ecke.

Es wird darauf hingewiesen, dass man im Kundenportal der Zertifizierungsstelle der BNotK nach einer Anmeldung mit der beA-Karte Basis einen Überblick über die beA-Mitarbeiterkarten erhält, deren Zertifikate demnächst auslaufen. Das Kundenportal ist unter folgendem Link erreichbar: https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/user/profile

Verwenden Sie am besten den untenstehenden Link.

Danach werden Sie aufgefordert, die BNotK SAK lite auszuführen. Schließen Sie dazu am besten die beA Client Security, da diese sich ggf. nicht mit der BNotK SAK light verträgt.

Danach wird angezeigt, welche beA-Mitarbeiterkarten in den nächsten 90 Tagen auslaufen:

Benötigen Sie die angezeigten beA-Mitarbeiterkarten nicht mehr, können diese direkt an dieser Stelle gekündigt werden. Diese Kündigungsoption besteht bis 6 Wochen vor dem Ablauf der Gültigkeit einer Karte.

Wenn die Karte weiterhin genutzt werden soll, erfolgt der Austausch automatisch. Überprüfen Sie, ob Ihre im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) hinterlegte Kanzleiadresse korrekt ist, da die Karten an diese Anschrift versendet werden.

Genau wie bei dem Tausch der beA-Anwaltskarten ist es auch bei den beA-Mitarbeiterkarte notwendig, die neue beA-Mitarbeiterkarte dem jeweiligen Anwaltspostfach vor Ablauf der alten beA-Mitarbeiterkarte hinzuzufügen, da ansonsten die Karte entkoppelt werden muss, was nur mit Hilfe des beA Supports möglich ist.

Wenn neue beA-Mitarbeiterkarten benötigt werden, können Sie diese über das Portal der BNotK bestellen: https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA

Sie benötigen Ihre SAFE-ID (diese finden Sie im BRAV) und müssen eine Lastschrifteinzugsermächtigung erteilen.

Neue SW bestellen Sie noch auf dem alten BNotK-Portal: https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products/18393998

Der BGH weist mit Beschl. v. 15.12.2022 (III ZB 18/22) darauf hin:

„… ein Rechtsanwalt muss die Gesetze kennen, die in einer Anwaltspraxis gewöhnlich zur Anwendung kommen. Dazu zählen ohne jeden Zweifel die Vorschriften über den elektronischen Rechtsverkehr …“

Zur rechtswidrigen Überlassung einer persönlichen Signaturkarte und der Offenlegung der PIN hat sich auch das Hanseatische Oberlandesgericht Bremen am 20.9.2022 (3 U 21/22) geäußert: Hier hatte der Rechtsanwalt vergeblich versucht, ein von der Mitarbeiterin mit seiner Anwaltskarte abgegebenes elektronisches Empfangsbekenntnis als nicht von ihm abgegeben darzustellen.

Dazu das Hanseatische OLG:

„Das Erfordernis der persönlichen Signatur durch die verantwortende Person ist somit kein Selbstzweck, sondern soll, wie bei der handschriftlichen Unterzeichnung, die Identifizierung des Urhebers einer Verfahrenshandlung ermöglichen und dessen unbedingten Willen zum Ausdruck bringen, die volle Verantwortung für den Inhalt des elektronischen Dokuments zu übernehmen (vgl. BGH, Beschl. v. 30.3.2022 – XII ZB 311/21). … Im Interesse des Rechtsverkehrs an der strikten Verlässlichkeit der mit einem elektronischen Empfangsbekenntnis abgegebenen Erklärung muss sich ein Postfachinhaber eine von Dritten abgegebene Erklärung so zurechnen lassen, als habe er sie selbst abgegeben, wenn er Dritten die Abgabe der Erklärung unter Verstoß gegen die Sicherheitsanforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs selbst ermöglicht hat…. Der Beklagtenvertreter hat durch Herausgabe der Signaturkarte und der dazugehörigen PIN an seine Mitarbeiterin grob pflichtwidrig gehandelt und deshalb das Zustellungsdatum des Versäumnisurteils nicht (selbst) erkannt.“

Der Einsatz von beA-Mitarbeiterkarten kann mit geringem Aufwand realisiert werden. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe. Immer wieder sind Wiedereinsetzungsanträge zum Scheitern verurteilt, weil dem Anwalt Organisationsverschulden vorgeworfen wird. Mit der Verwendung von beA-Mitarbeiterkarten kann die Arbeitsteilung einfach und sinnvoll erfolgen: Der Mitarbeitende erstellt das Dokument und stellt es in beA ein. Der Anwalt überprüft den Entwurf und gibt das Dokument mit seiner qeS frei. Danach versendet der Mitarbeitende das Dokument, exportiert die gesendete Nachricht und überprüft die automatische Eingangsbestätigung. Wenn die Nachricht nebst Anhängen (Schriftsatz und ggf. Anlagen, Strukturdatensatz) rechtzeitig auf dem Justizserver mit dem Vermerk „0800 Request executed, Dialog closed“ und dem Status „kein Fehler“ angekommen ist, ist die Frist gewahrt.