Im August 2023 hat das beA gleich zwei Updates erhalten. Wir informieren Sie über die Details:
Update 3.19: beA wird bedienerfreundlicher
Mit dem Update auf die Version 3.19 vom 3.8.23 veränderte sich die beA-Anmelde-Oberfläche. Wurden noch beim Update 3.18 die Farbnuancen der beA-Anmeldeseite umgestaltet, um Menschen mit Handicap eine bessere Bedienbarkeit zu ermöglichen, so geht mit dem Update 3.19 ein kompletter Farbwechsel einher.
beA präsentiert sich nun farblich dezent mit einem weißen Hintergrund. Lediglich im unteren Bereich verbleibt ein dunkler Streifen in den Farbvariationen des beA-Logos. Im oberen Bereich gibt es nun mehrere verschiedenfarbige Balken, die auf Besonderheiten und Störungen hinweisen:
Im ersten dunkleren Balken oben wird z.B. darauf hingewiesen, dass die beA Client Security nicht aktiv ist. Im zweiten, helleren Balken führt ein Link auf die Hinweise zum aktuellen beA-Release. Die BRAK informiert, dass bei Einschränkungen oder Störungen zusätzlich auf der Startseite ein rot hinterlegtes Banner eingeblendet werde, der beim Anklicken auf die Verfügbarkeitsmeldungen im beA Support führt.
In der unteren Leiste gibt es weitere Änderungen:
Im linken unteren Bereich führt ein Klick auf das beA-Logo auf das neue beA-Portal.
Der Klick auf „Support“ führt jetzt auf die beA Supportseite und mit Klick auf „Hilfe“ gelangt man direkt auf das beA Anwenderhandbuch.
In der rechten unteren Ecke kann jetzt die beA Client Security heruntergeladen werden.
Der Klick auf diesen Link führt auf die Unterseite mit den Bildsymbolen für Windows, macOS X und Linux:
Praxistipp:
Wer bereits eine Vorgängerversion der beA Client Security auf seinem PC gespeichert hat, muss die Client Security an dieser Stelle nicht herunterladen. Bei der Anmeldung am beA weist beA direkt auf eine neue Anwendungskomponente der Version (aktuell ist derzeit die Version 3.19.0.2) hin und man kann den Anweisungen folgen, um diese zu installieren.
Das „Registrieren mit Postfach / Registrieren ohne Postfach“ ist nur dann erforderlich, wenn ein Anwalt (= mit Postfach) oder ein Mitarbeitender (= ohne Postfach) noch niemals mit beA gearbeitet hat. Beispielsweise bei neu zugelassenen Anwälten oder Mitarbeitenden, die als Benutzer noch nicht registriert wurden. Hier verzweigt das beA in die bekannte „blaue“ Optik:
Praxistipp:
Der von beA erstmals vergebene Benutzername bleibt bestehen und kann auch für andere beA verwendet werden. Auch bei der Neubestellung von beA-Karten ist es nicht erforderlich, sich nochmals zu registrieren!
Mit dem letzten Link „Zertifikate verwalten“ werden alle zur Verfügung stehenden SW mit Ablaufdatum angezeigt. Man kann sich Details anzeigen lassen, z.B. seit wann das SW gültig ist und wie lange das SW verwendet werden kann. Bei den Details findet man nicht nur das Ablaufdatum, sondern auch die genaue Uhrzeit. Diese ist wichtig zu wissen, da man nach der dort angegeben Uhrzeit das SW nicht mehr verwenden kann:
Des Weiteren kann man ein neues SW hinzufügen und kommt mit Klick auf „Hilfe“ auf das beA Anwenderhandbuch.
Änderungen bei der Anmeldeseite
Wer wie gewohnt die URL https://bea-brak.de eingibt, landet zunächst im neuen beA-Portal:
Dort gibt es neben der Auswahl des beA einen direkten Zugang zum Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV), zum Akteneinsichtsportal und zum Europäischen Anwaltsverzeichnis „Find-a-Lawyer“.
Praxistipp:
Wer ohne Umwege auf die Anmeldeseite des beA kommen möchte, speichert sich die URL https://www.bea-brak.de/bea ab.
Bei der Anmeldung wird geprüft, ob im Kartenlesegerät eine beA-Karte (Hardware-Zertifikat, HW) eingesteckt ist und / oder ob ein Software-Zertifikat (SW) zur Verfügung steht. Sobald der „beA-Motor“, die Client Security, geladen ist, kann man die beA Zugangsmöglichkeiten auswählen:
Die erste Möglichkeit zeigt die beA-Karte und drei weitere Zugänge mit verschiedenen Software-Zertifikaten an. Wählt man die beA-Karte aus, wird man aufgefordert, auf dem Lesegerät die PIN zwei Mal einzugeben:
Bei der Auswahl eines SW erscheint ein Eingabefeld für die PIN. Mit Klick auf das rechts befindliche „Augensymbol“ kann man die PIN im Klartext anzeigen lassen. Bei der Verwendung eines SW genügt eine PIN-Eingabe:
Neu ist, dass man die PIN für das SW jetzt dauerhaft im Browser speichern kann.
Dazu informiert die BRAK:
„Bei der Verwendung von Software-Token sieht die Webanwendung eine erhebliche Erleichterung vor: Nutzerinnen und Nutzer haben künftig die Möglichkeit, das Passwort im Browser abzuspeichern. Diese Funktion ist optional und kann auch in den Browser-Einstellungen abgestellt werden.
Die PIN-Eingabe zu einem ausgewählten Hardware-Token erfolgt wie bisher. Möchten Sie Ihre PIN nach der Eingabe kontrollieren, steht Ihnen dafür das Augensymbol zur Verfügung. Sie können die eingegebene PIN im Klartext sehen, wenn Sie auf das Symbol klicken. Bitte schließen Sie die PIN-Eingabe mit der Schaltfläche „Bestätigen“ ab.“
Praxistipp:
Im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) wurden die Sicherheitsbestimmungen bewusst hoch geschraubt. Die Anmeldung erfolgt mit zwei Faktoren: HW- oder SW und PIN-Eingabe (zwei Mal bei der Karte, einmal beim SW). Wer die PIN für das SW im Browser speichert, setzt sich höheren Missbrauchsgefahren aus. SW sind beliebig kopierbar und damit nicht kontrollierbar. Es sollte daher genau überlegt werden, ob und ggf. für wen SW in Betracht kommen. Für den mobilen Anwalt oder zum Einsatz im Home-Office ggf. sinnvoll (jedoch eingeschränkte Nutzungsmöglichkeiten, keine qualifizierte elektronische Signatur möglich). In jedem Fall sollte ein SW nur von einer Person verwendet werden, damit klar definiert ist, wer dieses SW nutzt. So kann und sollte man bei Ausscheiden dieser Person das SW unverzüglich sperren lassen und kündigen. Bei Kosten von 4,90 EUR netto für ein SW ist diese Investition sehr gering und sichert den Überblick, wer mit welchem Zertifikat auf das beA zugreifen kann.
Wird mit Anwaltssoftware gearbeitet, ist der Einsatz von SW obligatorisch, da dieses benötigt wird, um automatisiert den Kontakt zum beA herzustellen und Nachrichten abzuholen.
Sobald man im beA eingeloggt ist, sind die Farbanmutungen wie gewohnt und auch die Bedienung des beA ist unverändert.
Fehlerbehebungen mit Version 3.19
Wie immer, werden bekannte Fehler behoben, u.a. bei der eEB-Abgabe in Verbindung mit einer Kanzleisoftware, beim Export des Nachrichtenjournals, beim Vergeben von Etiketten innerhalb von Sichten, das Verschieben von Nachrichten innerhalb von sichten, beim Versenden von Nachrichten und beim Drucken von Nachrichten.
Dokumentation
Das beA Anwenderhandbuch wurde ebenfalls aktualisiert.
Unterstützung der neuen Generation der DGN-Signaturkarte
Ab der beA Version 3.19 wird in der beA Webanwendung die externe Signaturkarte der DGN unterstützt. Mit dieser Karte können externe Signaturen ohne Einloggen in das beA erstellt werden, darüber hinaus kann auch im beA (anstelle der BNotK-Fernsignatur) direkt qualifiziert elektronisch signiert werden.
Update auf die Version 3.20: Administrator-Rechte werden benötigt
Die meisten beA Updates gehen mit einer Aktualisierung der Anwendungskomponente der beA Client Security einher und lassen sich durch den Nutzenden unmittelbar installieren. Das ist beim Update auf die beA Version 3.20 (diese wurde am 24.8.23 zur Verfügung gestellt) anders.
Da bei diesem Update die Basiskomponente der beA Client Security, der sogenannte Installer, auf die Version 3.4.3 erfolgt, muss dieses Update zwingend mit Administrator-Rechten durchgeführt werden. Im Rahmen dieser Aktualisierung wird die in der beA Client Security enthaltene Java-Version upgedatet.
Die gute Nachricht: Dieses beA Update muss nicht zwingend sofort erfolgen, die BRAK gewährt voraussichtlich bis Ende November 2023 einen Aufschub. Ab diesem Zeitpunkt kann nur dann mit beA gearbeitet werden, wenn auch die Basiskomponente auf dem neuesten Stand ist.
Überprüfen Sie unter Systemsteuerung > Programme > Programme und Features, welche Basiskomponente bei Ihnen verwendet wird:
Die Anwendungskomponente der beA Client Security bleibt bei der Version 3.19.0.2.
Weiterhin wurde ein selten auftretender Fehler beim Öffnen von Nachrichten behoben, der dazu führte, dass eingehende Nachrichten nicht weiterverarbeitet werden konnten.
Praxistipp:
Weisen Sie Ihren Administrator darauf hin, dass zum Ende der Installation der Setup-Assistent standardmäßig das Häkchen auch bei „Zum Autostart hinzufügen“ setzt. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, die beA Client Security manuell zu starten und nicht im Autostart-Modus auszuführen. Wenn die beA Client Security permanent auf Ihrem Rechner läuft, könnte Ihr Rechner verstärkt einem Hackerangriff ausgesetzt werden. Dr. Jörn Erbguth, Vorstandsmitglied des EDV-Gerichtstages, hat in seiner Materialsammlung zum beA auf dieses Risiko hingewiesen: https://erbguth.ch/bea/#Running
Achtung!
Nutzer von Anwaltssoftware kommen in der Regel nicht umhin, die Client Security permanent laufen zu lassen, damit die beA Nachrichten automatisiert abgeholt werden können.
Praxistipp:
Überprüfen Sie die Sicherheit Ihrer IT. Immer wieder werden auch Kanzleien Opfer von Cyberangriffen. So berichtete aktuell das Anwaltsblatt von einem Hackerangriff auf die Kanzlei Kapellmann, der die Kanzlei für eine Woche vollkommen lahmlegte. Es waren alle Kanzlei-Laufwerke betroffen und alle Daten der Kanzlei wurden von den Hackern verschlüsselt. Es wurden Lösegeldforderungen gestellt. Die Kanzlei hat den Angriff öffentlich gemacht. Die Wahrscheinlichkeit, Opfer eines Cyberangriffs zu werden, ist für Kanzleien jeglicher Größe gegeben. Neben Kanzleien können auch Behörden Zielgruppe sein.
Aktuell wird auf der Webseite des EGVP seit dem 29.8.2023, 11:58 Uhr, eine Störung bei allen Finanzämtern bundesweit gemeldet:
Wenn Systeme gestoppt werden müssen, verheißt das nichts Gutes. Wir sind gespannt, wann die Störung behoben wird. Üblicherweise protokolliert der beA Support neben Wartungsmeldungen auch Störungsmeldungen. Diese Störungsmeldung ist allerdings nicht beim beA Support verzeichnet.
Fazit
Das nächste Update steht schon in den Startlöchern: Bis Ende Oktober 2023 muss die BRAK die neue Version des XJustiz-Datensatzes in das beA integrieren, damit der für die Justiz erforderliche Strukturdatensatz (Pflichtfeld Justizbehörde) erzeugt werden kann. Wer die beA Webanwendung verwendet, muss nicht selbst aktiv werden, das erledigt die BRAK. Nutzende von Anwaltssoftware erhalten die Aktualisierung über ihren Softwareanbieter. Dieser wird die neue Version in seine beA-Schnittstelle integrieren.
