Der Countdown läuft – schon lange. Die Anwaltschaft sollte also gut vorbereitet sein! Aber was ist, wenn man sich mit der neuen Technologie schwertut? Richtig: Das bremst oft aus!
Das muss nicht sein, wenn man die „Berührungsängste“ auf Seite schiebt und sich nur ein wenig damit beschäftigt, wie „das Neue“ am besten in den Kanzleialltag zu integrieren ist! Jeder hat doch bereits die Erfahrung gemacht, dass etwas, von dem er glaubte, es nur schwerlich bewerkstelligen zu können, letztlich ganz einfach ist! Natürlich: Wenn man weiß, wie es (am besten) geht, und wen man wie „mit ins Boot“ nimmt.
Mit dem beA arbeiten, bedeutet nämlich gerade nicht, dass Sie als Anwalt im beA alles selber machen müssen. Sie haben die Möglichkeit – und sollten Sie nutzen – Arbeiten mit dem beA zu delegieren, das beA also so in den Kanzleiablauf einzubinden, dass es für Sie keine Be- sondern eine Entlastung ist.
Werden Sie neugierig; Neugier ist der beste Gegner der Aufschieberitis! Und: Freuen Sie sich auf die aktive Nutzungspflicht des beA, denn es wird den Kanzleialltag vereinfachen, lässt einige Arbeitsschritte entfallen, entlastet die Sekretariate und vor allem: Das beA spart Zeit und Geld!
Vorab noch: Das anfängliche „Ruckeln“ hat sich im beA weitgehend gelegt; die Seite ist stabil und funktioniert in der Regel ohne größere Probleme.
Die Vorteile des beA liegen klar auf der Hand:
- Die Arbeitsabläufe sind schneller und effektiver: Die aktive Nutzungspflicht betrifft alle, Sie für Ihren Mandanten, aber auch die anderen Rechtsanwälte, die die Gegner Ihrer Mandanten vertreten. So, wie Sie Ihre Schriftsätze digital via beA einreichen (müssen), so werden die anderen es ebenso tun (müssen): Damit fallen aufwändige Kopierarbeiten und Mehrfachausfertigungen (für Gericht und Gegenseite) weg; ebenso müssen die von der Gegenseite eingereichten Schriftsätze nicht mehr gescannt werden – sie liegen bereits in digitaler Form vor, sind schnell mit dem richtigen Stichwort elektronisch abzulegen und wiederzufinden. Mit einer Einschränkung: in der Justiz selbst wird es noch andauern, weil noch nicht alle Gerichte die technischen Anforderungen erfüllen – aber ein Großteil ist damit für Sie schon einmal „vom Tisch“.
- Die Postmappe sagt – in vielen Bereichen – „ade!“ Der Schriftsatz ist fertig korrigiert und formatiert? Ihr Sekretariat kann sich das Ausdrucken und Vorlegen mit der Postmappe und die entsprechenden Wege sparen: Der fertige Schriftsatz wird vom Sekretariat im beA versandfertig hinterlegt und dann von Ihnen geprüft, signiert und/oder versendet – und gerade nicht mehr ausgedruckt und körperlich bewegt!
- Die Fristenkontrolle wird einfacher! „Hinterhertelefonieren?“ Das sollte der Vergangenheit angehören: Mit ein paar Klicks holen Sie (oder besser: Ihre Mitarbeiter) sich die automatisiert erstellte Bestätigung über den erfolgreichen Versand (Zustellbestätigung).
- Sie sparen viel Geld ein: Neben dem Zeitfaktor und dem Wegfall von einigen Arbeitsschritten, vom Papier über die Toner-Kartusche, weil weniger Ausfertigungen/Abschriften erstellt werden müssen – aber insbesondere an Porto. Der Versand über das beA kostet nichts – mit Ausnahme der beA-Karte, die ohnehin verpflichtend ist.
- Sie können beruhigt sein, was den Datenschutz anbelangt: Sie arbeiten mit einer hohen Datensicherheit bei der Kommunikation zwischen Gerichten und mit Kollegen untereinander; es muss nichts mehr besonders aufwändig verschlüsselt werden.
Und? Neugierig geworden?
Dass Sie in Ihrer Kanzlei die entsprechenden technischen Anforderungen erfüllen bzw. vorhalten, wie
- ein gängiges Betriebssystem (Windows, Mac OS, Linux)
- ein ausreichender Prozessor (AMD oder Intel)
- einen entsprechenden Arbeitsspeicher (500 MB sollten derzeit noch ausreichen)
- einen Internetanschluss
- Drucker, Scanner und ein Kartenlesegerät
wird an dieser Stelle vorausgesetzt; ebenso, dass Sie im Besitz einer beA-Karte und der PIN sind, erst einmal unabhängig davon, ob die Karte mit oder ohne qualifizierter Signatur ausgestattet ist und weiter, dass das jeweilige beA-Postfach bereits eingerichtet wurde.
Sollte das noch nicht der Fall sein, hilft bei der Herstellung der technischen Voraussetzung an dieser Stelle und auf die Schnelle wohl nur noch ein IT-Fachmann; für die Erstregistrierung hilft der beA-Support weiter, der unter https://portal.beasupport.de einen Wegweiser bereit gestellt hat.
Los geht’s!?
Bevor Sie mit dem beA arbeiten, ist es notwendig, dass Sie sich (an jedem Rechner, mit dem Sie sich beim beA anmelden möchten) die beA Client Security herunterladen, die auf der Eingangsseite für das beA Postfach bereitgestellt ist: Sie wird zwingend zur sicheren Anmeldung am beA und zur Ver- und Entschlüsselung der beA-Nachrichten benötigt.
Berührungsängste? Gar nicht nötig: Das beA ist im Grunde nichts anderes als eine Web-Anwendung, wie sie jedermann von „web.de“, „gmx.net“ und „gmail.com“ kennt. Nur eben sicherer! Aber das Prinzip ist gleich: Das beA-Postfach kann über einen gängigen Internetbrowser, wie z.B. Edge, Safari oder Chrome über den Link https://www.bea-brak.de/ geöffnet werden. Es gibt verschiedene Ordner für den Posteingang, den Postausgang, für Entwürfe und auch einen Papierkorb. Haben Sie Zugriff auf mehrere Postfächer (z.B. bei Vertretungsbefugnissen; das ist ein Thema, mit dem Sie sich beschäftigen müssen!) sehen Sie auf einen Blick alle Postfächer mit entsprechenden Unterordnern.
Wenn Sie mit all dem auch nicht besonders vertraut sind: Denken Sie an die junge Generation, die mit den neuen Medien aufgewachsen ist; sie tut sich in der Regel weniger schwer. So kann sich beispielsweise ein Auszubildender gerade bei solchen Themen beweisen, wenn Sie es zulassen. Beziehen Sie also die junge Generation mit ein. Sie erhalten Unterstützung, Ihre Mitarbeiter Wertschätzung und Vertrauen: eine Win-Win-Situation!
Und hier kommt die große Erleichterung für Sie: Im beA können nicht nur Sie als Rechtsanwalt in Ihr eigenes Postfach sehen, Sie können darüber hinaus – wie in Papierakten oder zentralisierten E-Mail-Fächern – Ihren Mitarbeitern (aber auch Kollegen für Vertretungszeiten) erlauben, hierauf zuzugreifen. Und davon sollten Sie auch Gebrauch machen, wobei es Ihnen freisteht, zu differenzieren, wer welche Befugnisse erhält: Das beA ermöglicht Ihnen, mehr als 20 Rechte für Benutzer Ihres Postfaches zu vergeben, angefangen vom Lesen über das Erstellen einer Nachricht bis zum Versenden (dann nur mit qualifizierter Signatur, die die beA-Signaturkarte erfordert), beispielsweise aber auch das Recht, wiederum Befugnisse zu vergeben. Die Möglichkeiten der Arbeitsteilung sind damit sehr vielfältig.
Zu Recht denken Sie vielleicht: Die beA-Karte darf nicht aus der Hand gegeben werden, erst recht nicht mit dazugehöriger PIN! Wie soll das gehen?
Für Ihre Mitarbeiter können Sie eine Mitarbeiterkarte erwerben, alternativ ein Mitarbeiterzertifikat. Die Mitarbeiterkarte – eben körperlich – hat ein höheres Sicherheitsniveau, weil die Anmeldung am beA mittels Mitarbeiterkarte und einem Kartenlesegerät und PIN-Eingabe erfolgt. Im Gegensatz hierzu wird ein Mitarbeiterzertifikat im System hinterlegt und die PIN über die Tastatur eingegeben. Im Falle eines Angriffs auf die IT lässt sich diese dann leichter auslesen. Aber: eine Mitarbeiterkarte kann z.B. verloren gehen. Ein Finder kann damit mangels PIN zwar nichts anfangen, aber sie ist dann eben „weg“ und muss neu beschafft werden. Ein Mitarbeiterzertifikat ist regelmäßig kurzfristig im Download verfügbar.
beA-Mitarbeiterkarten sind nicht personalisierte Karten, sie können daher also von wechselnden Mitarbeitern (z.B. im Falle von Urlaubsvertretungen oder Kündigungen) genutzt werden. Sind Sie in einer größeren Kanzlei, sollte jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA haben soll, eine eigene Karte besitzen. Gleiches gilt für Softwarezertifikate: Zwar reicht ein Mitarbeiterzertifikat dann immer aus, wenn Sie mit einem zentralen Rechner arbeiten, auf den jeder Zugriff hat (so ist das verhäuft auch anzutreffen, wenn das beA in eine bestimmte Kanzleisoftware integriert ist). Sie müssen dann allerdings beachten, dass damit automatisch jeder die gleichen Rechte hat. Ob das sinnvoll ist, wenn Sie ausbilden?
Aber erst einmal weg von den technischen Dingen. Wie sieht der Arbeitsalltag mit dem beA aus?
Zum Beispiel:
Ihr/e Mitarbeiter/in bzw. der oder die zuständige Mitarbeiter/in „holt“ für Sie aus dem beA-Postfach einen Schriftsatz ab, den Sie binnen 3-Tages-Frist zu beantworten haben, und legt Ihnen diesen (wenn möglich: digital) vor. Sie diktieren Ihren Schriftsatz und lassen diesen von der Spracherkennung wandeln und dann vom Sekretariat korrigieren (oder schreiben), bekommen diesen evtl. zur abschließenden Korrektur zurückverfügt. Ist der Schriftsatz fertig, wird er (gegebenenfalls vervollständigt mit Anlagen) über Ihr Fachpersonal im beA in Ihrem Postfach zur Absendung bereitgestellt; Sie werfen einen abschließenden prüfenden Blick hierauf und signieren. Der oder die zuständige Mitarbeiter/in versendet den Schriftsatz und holt sich zugleich die Zustellungsbestätigung aus dem beA und die Frist ist – bei erfolgreichem Versand – erledigt.
Richtig organisiert, sind viele Schritte delegiert; beim Rechtsanwalt selbst bleibt das, was tatsächlich ihm obliegt: Die Verantwortung des Inhalts und die Signatur! Das lässt sich bildlich – zusammen mit der „Ersparnis“ wie folgt bildlich darstellen:
Sind Sie noch nicht im Besitz der beA-Signaturkarte (das Signaturzertifikat kann nach Durchlaufen eines Identifizierungsprozesses unproblematisch auf die bestehende Karte nachgeladen werden), so ändern sich die Wege nur insoweit, dass Sie nicht signieren, dafür aber als Anwalt das Versenden aus Ihrem Postfach persönlich vornehmen müssen. Aber viele Teile des Arbeitsweges können wegdelegiert werden.
Natürlich ist es unerlässlich, das sich Ihr Personal vorab mit dem beA beschäftigt, sinnvollerweise auch an Schulungen teilnimmt, um sicher zu wissen, wie der (im Grunde einfach ausgestaltete) Versand funktioniert, wie schnell die richtigen Adressen gefunden werden können und insbesondere, wie der Zugangsnachweis zu finden und wie der Export von Nachrichten und Zugangsbestätigungen erfolgt.
Haben Sie Sorge, dass Sie eine beA-Nachricht „verpassen“, z.B. weil das Postfach nicht oft genug eingesehen wird? Bleiben Sie entspannt, denn es ist gar nicht notwendig, dass sich der oder die zuständige Mitarbeiter/in mehrfach täglich beim beA anmeldet, um nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind: Zur Erleichterung dient nämlich die im beA integrierte Benachrichtigungsfunktion, die dort in der Postfachverwaltung zu finden ist: Hier kann eine – oder können sogar gleich mehrere – E-Mail-Adresse/n hinterlegt werden, auf die Benachrichtigungen über z.B. Posteingänge im beA erfolgen sollen (und zwar auch abweichende E-Mailadressen als diejenige, die in der Regel bei der Kammer hinterlegt ist). Eine Sicherheitslücke ist damit nicht verbunden, weil die Benachrichtigung keine Daten preisgibt.
Was Sie unbedingt bei der Organisation beachten müssen:
Das beA ist kein Verwaltungspostfach, kein Nachrichtenarchiv und erst recht keine elektronische Akte: Die Daten werden nach einer Ablauffrist gelöscht und sind damit für immer verloren, es sei denn sie wurden exportiert und in das eigene Ablage- oder Kanzleisystem übertragen. Insoweit ist eine – am sinnvollsten schriftliche – Arbeitsanweisung für das Personal unerlässlich, die Daten regelmäßig und vollständig aus dem beA „abzuholen“.
Sie sehen: mit der richtigen Organisation werden Sie durch das beA nicht mehrbelastet, sondern entlastet; Sie und Ihre Mitarbeiter sparen Zeit und Geld.
Überwinden Sie Ihre „Berührungsängste“, machen Sie „einfach“, nehmen Sie Ihre Mitarbeiter (und ganz besonders die junge Generation) mit ins Boot, kontrollieren Sie sich selbst und/oder gegenseitig: Fehler sind – rechtzeitig erkannt und behoben – kein Problem, Sie bieten stets die Chance, besser zu werden!
