Das Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 25.6.2021 (BGBl 2021, 2154, Teil I Nr. 38) beinhaltet auch die „kleine BRAO-Reform“, welche bereits zum 1.8.2021 in Kraft getreten ist.
Art. 8 des Gesetzes bestimmt, dass der Überschrift die Abkürzung „(BRAO)“ angefügt wird.
Nachstehend ein kurzer Überblick, wie sich die BRAO-Änderungen auf das beA auswirken.
I.§ 30 BRAO: Zustellungsbevollmächtigter
§ 30 wird wie folgt geändert:
Dem Absatz 1 werden die folgenden Sätze angefügt:
„Der Rechtsanwalt hat dem Zustellungsbevollmächtigten einen Zugang zu seinem besonderen elektronischen Anwaltspostfach einzuräumen.
Der Zustellungsbevollmächtigte muss zumindest befugt sein, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben.“
Absatz 2 wird wie folgt gefasst:
„(2) An den Zustellungsbevollmächtigten kann, auch von Anwalt zu Anwalt, wie an den Rechtsanwalt selbst zugestellt werden (§§ 174 und 195 der Zivilprozessordnung).
II.§ 37 BRAO: Ersetzung der Schriftform
§ 37 wird wie folgt gefasst:
„Ist nach diesem Gesetz für die Abgabe einer Erklärung die Schriftform vorgeschrieben, so kann die Erklärung auch über das besondere elektronische Anwaltspostfach abgegeben werden, wenn Erklärender und Empfänger über ein solches verfügen. Ist die Erklärung von einer natürlichen Person abzugeben, so ist das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Person zu versehen oder von ihr zu signieren und selbst zu versenden.“
III.§ 46c Besondere Vorschriften für Syndikusrechtsanwälte
Folgender Absatz 6 wird angefügt:
„(6) Der Syndikusrechtsanwalt hat einen Zustellungsbevollmächtigten zu benennen, wenn er länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben. § 30 gilt entsprechend.“
Auswirkungen in der Praxis haben die §§ 53 und 54 BRAO, denn anders als bisher ist keine Mitwirkung der RAK mehr erforderlich. Bislang musste bei Beauftragung eines Kollegen aus einem anderen Kammerbezirk die Bestellung des Vertreters angezeigt werden.
Neben einer zusätzlichen Gebühr, die für die Eintragung als Vertreter anfiel und öffentlich im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) ersichtlich ist, wurde der Vertreter durch die RAK automatisch mit dem Recht Nr. 01 (Nachrichtenübersicht öffnen) im beA des Vertretenen eingetragen.
Dieser Umstand entfällt.
Neben der gendergerechten Änderung von „Vertreter“ in „Vertretung“ wird jetzt in § 53 zwischen „gehindert, den Beruf auszuüben“> länger als eine Woche und „sich von der Kanzlei zu entfernen“> länger als zwei Wochen unterschieden.
Nur dann, wenn der Rechtsanwalt keine Vertretung findet, kann auf Antrag eine Vertretung durch die RAK bestellt werden.
IV.§ 53 Bestellung einer Vertretung
„(1) Der Rechtsanwalt muss für seine Vertretung sorgen, wenn er
1. länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder
2. sich länger als zwei Wochen von seiner Kanzlei entfernen will.
(2) Die Vertretung soll einem anderen Rechtsanwalt übertragen werden.
Sie kann auch durch Personen erfolgen, die die Befähigung zum Richteramt
erworben oder mindestens zwölf Monate des Vorbereitungsdienstes nach § 5b des Deutschen Richtergesetzes absolviert haben. In den Fällen des Satzes 2 gilt § 7 entsprechend.
(3) Soll die Vertretung einem anderen Rechtsanwalt übertragen werden, so soll der Rechtsanwalt diesen selbst bestellen. Soll die Vertretung durch eine andere Person erfolgen oder findet der Rechtsanwalt keine Vertretung, so ist die Vertretung auf Antrag des Rechtsanwalts von der Rechtsanwaltskammer zu bestellen.
(4) Hat es ein Rechtsanwalt in den Fällen des Absatzes 1 unterlassen, eine Vertretung zu bestellen oder deren Bestellung zu beantragen, so soll die Rechtsanwaltskammer eine Vertretung von Amts wegen bestellen. Zuvor soll sie den Rechtsanwalt auffordern, die Vertretung selbst zu bestellen oder deren Bestellung zu beantragen. Ein Rechtsanwalt, der von Amts wegen als Vertretung bestellt wird, kann die Vertretung nur aus wichtigem Grund ablehnen.“
V.§ 54 Befugnisse der Vertretung
Neu wurde § 54 Abs. 2 geregelt. Der Rechtsanwalt muss seiner Vertretung Zugang zum beA gewähren und ihm entsprechende Rechte einräumen:
„(2) Der Vertretene hat der von ihm selbst bestellten Vertretung einen Zugang zu seinem besonderen elektronischen Anwaltspostfach einzuräumen. Die Vertretung muss zumindest befugt sein, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben.
Praxistipp:
So richten Sie eine Vertretung ein:
Melden Sie sich an ihrem beA an. Wechseln Sie auf den Reiter „Einstellungen“, „Postfachverwaltung“, „Benutzerverwaltung“.
Gehen Sie auf „Suche“ und wählen „Benutzer mit Postfach“ aus. Geben Sie z.B. Vorname und Nachname des vertretungsbereiten Kollegen an und gehen Sie oben auf den Button „Suchen“. Wählen Sie dann aus der unten angezeigten Liste den richtigen Kollegen aus. Achten Sie darauf, dass der Status mit „vollständig aktiv“ gekennzeichnet ist.
Achtung!
Nr. 2 in dieser Liste ist lediglich „vorbereitet aktiv“, d.h. dieses beA wurde vom Inhaber noch nicht registriert, daher können eingehende Nachrichten nicht zur Kenntnis genommen werden, damit wird die passive Nutzungspflicht nicht gewährleistet.
Mit dem obigen Button „Als Mitarbeiter zuordnen“ wird der Kollege mit der Rolle „Mitarbeiter“ und der Anwaltseigenschaft „Ja“ in Ihrem beA eingetragen und erhält automatisch das Recht Nr. 01. Alle weiteren Rechte müssen Sie selbst hinzufügen.
Wechseln Sie dazu in der Benutzerverwaltung oben auf den Button „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“. Wählen Sie oben „Neues Recht zuordnen“ aus.
Nach § 54 Abs. 2 muss die Vertretung mindestens das Recht erhalten, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen (05 Nachricht versenden und 06 Nachricht öffnen) und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben (13 EBs signieren, 14 EBs versenden, 15 EBs zurückweisen). Sie sollten jedoch für eine umfassende Vertretung weitere Rechte einräumen, damit gewährleistet wird, dass Sie vollständig vertreten werden.
Wundern Sie sich nicht, dass die Rechte Nr. 02 und Nr. 04 in Ihrem beA nicht vorhanden sind, diese wurden von der BRAK entfernt. Die Rechte Nr. 11, 12, 16 und 17 beziehen sich auf persönlich/vertrauliche Nachrichten, die Sie im beA ausschließlich von der RAK erhalten. Diese können in der Nachrichtenübersicht mit einer kleinen blauen Flagge gekennzeichnet werden (Sonstige Funktionen, Spaltenauswahl). Verschieben Sie aus dem Bereich „Alle Spalten“ die Auswahl „Persönlich/vertraulich“ in den Bereich „aktuelle Auswahl“ und bestätigen Sie mit dem Button „Speichern“. Mit den Pfeiltasten an der rechten Seite können Sie bestimmen, an welcher Stelle in der Nachrichtenübersicht der Hinweis erscheint.
Bei Bedarf kann ebenfalls in der Nachrichtenübersicht unter „Sonstige Funktionen“, „Hervorhebung von Nachrichten“ eine „Neue Hervorhebung“ mit dem Namen „Persönlich/vertraulich“ und einer Farbe ausgewählt werden. Achten Sie darauf, noch einen Filter mit der Funktion „Filter hinzufügen“ zu setzen und wählen Sie „Neue Nachrichten Persönlich/vertraulich“ als Filterkriterium aus und setzen den Operator auf „ist nicht leer“ und bestätigen die Auswahl mit dem Haken rechts. Speichern Sie die Hervorhebung mit dem Button „Speichern“ ab.
Zusätzlich muss in der „Postfachverwaltung“, „Benutzerverwaltung“ noch die beA-Karte der Vertretung freigeschaltet werden. Wählen Sie dazu „Sicherheits-Token freischalten“ aus, klicken die Karte des Kollegen an und bestätigen oben mit dem Button „Zertifikate freischalten“. Danach kommen noch zwei Abfragen, die mit OK bestätigt werden und danach bestätigen Sie mit Ihrer PIN-Eingabe die Freischaltung der Karte.
Mit beA-Newsletter 8/221 vom 6.8.2021 weist die BRAK darauf hin, dass der Gesetzgeber ihr leider keine Übergangsfrist eingeräumt hat, um die Gesetzesänderungen technisch im beA umzusetzen. Daher sei es derzeit für die Vertretung noch nicht möglich, die Schriftform durch die Übermittlung einer Nachricht aus dem Postfach des Vertretenen auf einem sicheren Übermittlungsweg zu ersetzen.
Für alle Erklärungen, insbesondere auch Empfangsbekenntnisse, die der Schriftform unterliegen, ist somit bis auf weiteres die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) der Vertretung erforderlich, wenn sie die Nachricht aus dem Postfach des Vertretenen versendet.
Die BRAK weist darauf hin, dass sie mit der Umsetzung begonnen hat und informieren wird, sobald der Schriftformersatz durch die Wahl des sicheren Übermittlungsweges auch im Falle der Vertretung oder der Benennung eines Zustellungsbevollmächtigten möglich ist.
Praxistipp:
Mit einer qeS sind Sie immer auf der sicheren Seite. Nur dann können Sie arbeitsteilig mit den Mitarbeitenden arbeiten und das 4-Augen-Prinzip nutzen. Lassen Sie die Mitarbeiter das Dokument aus dem Postfach des Sachbearbeiters versenden. Dann kann sowohl die Kontrolle der Eingangsbestätigung (vgl. Beitrag unter E. zur Eingangsbestätigung) erfolgen als auch direkt der Export der gesendeten Nachricht.
Verwenden Sie bei Bedarf die Stapelsignatur von beA, so können bis zu 50 Dokumente mit einer PIN-Eingabe qualifiziert elektronisch signiert werden. Hier schlägt das elektronische Arbeiten die Papierwelt um Längen.
