E. Gesetzentwurf zur elektronischen Präsenzbeurkundung

Die Bundesregierung hat den vom BMJ vorgelegten Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung beschlossen (BT-Drucks 20/11849). Bislang können Notarinnen und Notare sowie andere Urkundsstellen ihre Niederschriften ganz überwiegend nur in Papierform errichten. Dies soll nun geändert werden.

Der Gesetzesentwurf sieht eine Ausweitung der Möglichkeiten zur Errichtung elektronischer Dokumente durch Notarinnen und Notare sowie durch andere Urkundsstellen bei Präsenzbeurkundungen vor. Bisher ist das nur im Rahmen einer Online-Beurkundung möglich, die der Gesetzgeber im August 2022 eingeführt hat (§ 16b BeurkG). Nun sollen Änderungen vor allem im Beurkundungsgesetz die Digitalisierungslücke schließen.

Kernstück der Neuregelung ist die Ermöglichung der Aufnahme elektronischer Niederschriften zur Beurkundung von Willenserklärungen. Auch für sonstige Beurkundungen werden die Möglichkeiten zur Errichtung elektronischer Dokumente anstelle von papierförmigen Urkunden ausgeweitet. Insbesondere wird eine zusätzliche Möglichkeit zur Errichtung von Erklärungen in öffentlich beglaubigter Form geschaffen.

Diese weitere Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens wird auch zur Beseitigung von noch vorhandenen Medienbrüchen als erforderlich angesehen.

Gemäß § 8 BeurkG in der aktuellen Fassung muss jede zu beurkundende Willenserklärung in Papierform abgefasst werden; entsprechendes gilt für die Abnahme von Eiden und die Aufnahme eidesstattlicher Versicherungen. Die Weiterverarbeitung der Urkunde erfolgt dann aber elektronisch. Notarielle Urkunden werden bereits im Elektronischen Urkundenarchiv elektronisch verwahrt.

Notarinnen und Notare müssen Urkunden seit 2022 im elektronischen Urkundenarchiv aufbewahren. Auch der Vollzug notarieller Urkunden ist in zunehmendem Maße digitalisiert. Folglich muss man die Papier-Urkunde zur weiteren Verarbeitung einscannen. Dieser Medientransfer bindet Personal- und Sachkapazitäten in Notariat und anderen Urkundsstellen (z.B. Nachlassgerichten) und soll zukünftig vermieden werden.

Nach dem Gesetzesentwurf können die Urkundsbeteiligten das Dokument entweder durch eigenhändige Unterschrift (z.B. auf einem Unterschriftenpad oder Tablet) oder durch qualifizierte elektronische Signatur signieren. So wird eine originär elektronische Urkunde erzeugt. Geschützt wird die elektronische Niederschrift anschließend durch die abschließende qualifizierte elektronische Signatur der Urkundsperson. Diese gewährleistet Authentizität und Integrität der elektronischen Niederschrift.

Durch die vorgesehenen Änderungen der entsprechenden Formvorschriften im BGB kann das Signieren mittels eines elektronischen Hilfsmittels (Unterschriftenpad, Tablet o.Ä.) auch für die öffentliche Beglaubigung von Erklärungen genutzt werden. Jedoch bleibt die Möglichkeit der Errichtung öffentlicher Urkunden in Papierform weiterhin bestehen. Für die Aufnahme von Verfügungen von Todes wegen ist sie weiterhin verpflichtend.

Nach der Gesetzesbegründung geht die Bundesnotarkammer (BNotK) davon aus, dass in absehbarer Zeit circa 5.300 der 6.658 Notarinnen und Notare die Möglichkeit der elektronischen Präsenzbeurkundung nutzen werden. Notarinnen und Notare werden jedoch nicht verpflichtet, die digitale Präsenzbeurkundung anzubieten.

Ausdrücklich betont wird aber, dass auch Beurkundungsstellen profitieren sollen. Dies sind insbesondere die Nachlassgerichte und die Amtsgerichte bei der Beurkundung bestimmter familiengerichtlicher Erklärungen sowie die Jugendämter. Nach Schätzungen des Gesetzgebers werden von den bundesweit 559 Jugendämtern circa 80 % die Möglichkeit der elektronischen Präsenzbeurkundung nutzen.

Die Signatursoftware für die Durchführung der elektronische Präsenzbeurkundung durch die Notarinnen und Notare wird die BNotK entwickeln und betreuen, so regelt es § 78 Nr. 11 BNotO in der neuen Fassung.