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Ausgangskontrolle bei fristwahrenden Telefaxen

Ebenfalls kurz vor Schluss des vergangenen Jahres hat auch der BGH eine weitere wichtige Entscheidung zur Übermittlung von Schriftsätzen gefällt. Hierbei ging es um die Ausgangskontrolle fristwahrender Fax-Schriftsätze. Einem Anwalt, dessen Antrag auf Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist an das Oberlandesgericht am letzten Tag der Frist versehentlich ans Landgericht gefaxt wurde, gewährte der VI. Zivilsenat keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.

Seine Büroangestellte hatte die Faxnummer hier zwar der richtigen Akte entnommen, dabei aber den Teil mit der – vom Rechtspfleger des LG vorgenommenen – Kostenfestsetzung erwischt und somit fälschlicherweise die LG-Faxnummer abgeschrieben. Die Argumentation des Kollegen, dass es in seiner Kanzlei genaue Vorgaben zum Fristenmanagement gebe, die mit dem Büropersonal auch persönlich besprochen worden seien, überzeugte den Senat nicht. Für ebenso irrelevant hielten die Richter die Ausführungen des Anwalts dazu, dass es in der Kanzlei ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem inkl. Fristenmanagementsystem gebe (BGH, Beschl. v. 21.12.2021 – VI ZB 2/21, s. ZAP EN-Nr. 178/2022 [in dieser Ausgabe]). Angesichts dieses Falls hielt es die Bundesrechtsanwaltskammer für angebracht, die st. Rspr. des BGH zur Fristenkontrolle bei Telefaxen Anfang Februar noch einmal zusammenzufassen und zu veröffentlichen.

Danach müssen die Angestellten angewiesen sein, nach der Versendung eines Faxes anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, ob der Schriftsatz vollständig und an das richtige Gericht übermittelt wurde. Erst danach dürfe die Frist im Kalender gestrichen werden. Es reiche dabei nicht aus, wenn die Nummer im Sendebericht nur mit einer zuvor notierten Empfängernummer verglichen werde. Vielmehr müsse das Personal prüfen, ob die Nummer im Sendeprotokoll auch tatsächlich die Nummer des zuständigen Gerichts ist. Der Abgleich soll laut dem Senat „anhand einer zuverlässigen Quelle, etwa anhand eines geeigneten Verzeichnisses“ erfolgen. Diese Art der Ausgangskontrolle solle schließlich nicht nur Fehler bei der Eingabe der Faxnummer, sondern auch bei deren Ermittlung und bei der Übertragung in den Schriftsatz verhindern.

Die Nummer im Sendebericht lediglich mit der auf dem Schriftsatz angegebenen Nummer abzugleichen, hält der BGH allenfalls dann für ausreichend, wenn sichergestellt ist, dass die auf dem Schriftsatz angegebene Nummer ihrerseits zuvor aus einer solchen zuverlässigen Quelle ermittelt wurde. Allerdings müsse es dann wiederum zudem die generelle Anweisung geben, dass die Mitarbeitenden vor der Versendung von Faxen überprüfen, ob die ermittelte Faxnummer auch wirklich die des zuständigen Gerichts ist.

Zusammenfassend lässt es sich also auf die Kurzformel bringen: Der BGH verlangt für eine wirksame Ausgangskontrolle die allgemeine Anweisung, dass die Faxnummer auf dem Sendebericht immer anhand einer zuverlässigen Quelle daraufhin überprüft werden muss, ob es sich auch tatsächlich um die Nummer des zuständigen adressierten Gerichts handelt.

[Quellen: BGH/BRAK]

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