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Schlag zwölf: Kurz vor Fristablauf das beA falsch bedienen ist Anwaltsverschulden

Erinnern Sie sich? Mitternacht, Geisterstunde. In den Kanzleien trieben dann zwar keine Gespenster in Roben ihr Unwesen. Aber es war schon schaurig genug, vor 0.00 Uhr noch einen fristwahrenden Schriftsatz per Telefax an das Gericht zu schubsen. Weiteren Grusel gab es dann nicht selten gratis dazu: Störungen in der Leitung, das Fax blockiert, die Übermittlung bricht ab. Nur, weil das beA das Telefax abgelöst hat, sind solche Probleme nicht passé. Dies zeigt eine aktuelle Entscheidung des OLG Frankfurt/Main (Beschl. v. 03.11.2021, Az. 6 U 131/21): Versäumt ein Anwalt kurz vor Mitternacht eine Frist, da er ein fehlerhaft betiteltes Dokument noch schnell umbenennen will, geht das zu seinen Lasten.

Wer Fristen ausreizt, hat höhere Sorgfaltspflichten

Wer an unserem beA-Quiz teilgenommen hat, musste auch ein paar Nüsse bezüglich Dateinamen und Anhänge knacken. Einige Anwälte haben sich erst kurz vor Beginn der aktiven Nutzungspflicht intensiver mit ihrem elektronischen Postfach beschäftigt, es ist daher kein Wunder, dass es gelegentlich falsch bedient wird. Dies muss kein Kopfzerbrechen bereiten, derartige Fehler lassen sich korrigieren, wenn genug Zeit ist. Enger wird es für den Juristen, wenn er Fristen maximal ausschöpft, sich am letzten Tag vielleicht auch noch für den abendlichen Versand entscheidet.

Natürlich ist es legitim, Fristen zeitlich bis zu ihrem Ende auszunutzen. In „Telefax-Zeiten“ war ein Anwalt grundsätzlich auf der sicheren Seite, wenn er so rechtzeitig zu faxen begann, dass unter normalen Umständen der Schriftsatz erwartbar vor 0:00 Uhr vollständig übermittelt war und er zudem auch einen „zeitlichen Sicherheitszuschlag“ einkalkulierte (20 Minuten; BGH, Beschl. v. 19.12.2017, Az. XI ZB 14/17).

Wer dann aber unter Zeitdruck Fehler macht oder nicht korrekt mit seiner Software umgeht, sodass die Frist doch versäumt wird, kann in Schwierigkeiten kommen. Der BGH mahnte schon vor Jahren, dass Kanzleien auch auf mögliche IT-Probleme und technische Defekte vorbereitet sein müssen und laufende Fristen deshalb nicht gefährdet sein dürfen (Beschl. v. 27.01.2015, Az. II ZB 21/13; vgl. auch LSG Nordrhein-Westfalen, Beschl. v. 02.03.2017, Az. L 6 AS 2341/16 B).

Wo immer stärker digitalisiert wird, kann auch technisch mehr schief gehen

Die anwaltlichen Sorgfaltspflichten bezüglich einzuhaltender Fristen sind bekannt. Diese erhöhen sich allerdings, wenn auch der letzte Tag der Frist ausgenutzt wird. Die zunehmende Digitalisierung generiert zugleich immer mehr potenzielle Schwachstellen in der IT-Struktur eines Büros. Für eine beA-Störung kann ein Anwalt nichts, jedoch gibt es genug technische Schwierigkeiten, die in die Anwaltssphäre fallen und auf die eine Kanzlei vorbereitet sein muss. Das können eben auch simple Anwendungsfehler sein, wie ein jüngerer Fall vor dem OLG Frankfurt zeigt.

Der Bevollmächtigte hatte eine Berufungsbegründung am Tag des Fristablaufs um 23.46 Uhr über sein elektronisches Postfach an das Gericht übermitteln wollen. Da ein angehängtes Dokument (Vollmacht) einen unzulässigen Dateinamen hatte, erhielt der Anwalt um 23.50 Uhr eine Fehlermeldung. Nun war die Zeit derart knapp, dass er das Dokument zwar umbenennen und erneut hochladen konnte, der Schriftsatz dennoch erst nach Mitternacht bei Gericht einging. Dies sei klar ein Anwaltsverschulden, so das OLG und wies dessen Antrag auf Wiedereinsetzung zurück (Beschl. v. 03.11.2021, Az. 6 U 131/21).

OLG Frankfurt: Wer unerfahren ist, muss mehr Zeit einkalkulieren

Auch für elektronisch per beA übermittelte Schriftsätze ist eine Ausgangskontrolle sicherzustellen. Grundsätzlich sind die anwaltlichen Sorgfaltspflichten dieselben wie bei der Übermittlung per Telefax (BGH, Beschl. v. 29.09.2021, Az. VII ZR 94/21). Das OLG ging auf zwei Merkmale ein: Anwaltliche Vorsorge und Erfahrenheit. Zum einen müsse ein Anwalt auch beim elektronischen Rechtsverkehr jederzeit mit Störungen rechnen. Abgesehen von einem Bedienfehler, wie er dem Bevollmächtigten hier unterlief, kann es auch zu kurzfristigen Störungen der Server-Verbindung kommen. Zum anderen war der Anwalt überwiegend außergerichtlich tätig, mit anderen Worten: für Fristsachen nutzte er sein digitales Postfach eher wenig. Ein solcher Anwalt müsse dann aber bedenken, dass die Übermittlung länger als zehn Minuten dauern kann, wenn aufgrund seiner mangelnden Erfahrung unvorhergesehene Probleme auftreten.

Fazit: Wer sich in solchen Fällen auf ein „Last-Minute-Abenteuer“ einlässt und dabei scheitert, muss sich die versäumte Frist zurechnen lassen. Darüber hinaus war für das OLG auch nicht nachvollziehbar, warum der Anwalt nicht zumindest die Berufungsbegründung per beA übermittelte.

Schonzeit ist vorbei und Gerichte müssen „Softwarefehler“ erklärt bekommen

Selbst vergleichsweise kurz vor Einführung der aktiven Nutzungspflicht konnten Anwälte mitunter mit einer überraschend milden Haltung einiger Gerichte rechnen. Der BGH entschied noch 2021, dass ein Anwalt bei einem defekten Gerichtsfax nicht auf sein elektronisches Postfach ausweichen muss, wenn er dies bisher nicht aktiv nutzte. Damit ist es nun vorbei.

Wer in der Kanzlei immer mehr Abläufe digitalisiert, muss nicht nur darauf achten, dass die eingesetzten elektronischen Systeme keine geringeren Kontrollstandards als zuvor bieten. Anwälte haben naturgemäß auch zwingend zu nutzende elektronische Anwendungen zu beherrschen. Vorsicht ist ohnehin geboten, wenn man bei misslungenen beA-Übermittlungen mit „Softwarefehlern“ argumentiert, auf die man keinen Einfluss gehabt habe. Wer solche „Fehler“ nicht dokumentiert bzw. genauer erläutert und ggf. auch nicht darlegen kann, was getan wurde, um den Fehler zu beheben, hat nicht unbedingt gute Karten bei einer Wiedereinsetzung.

Dies gilt vor allem dann, wenn ein solcher Fehler nur vorübergehend auftrat und anschließend wieder verschwand („Spontanversagen“). Es sei unwahrscheinlich, dass eine Software sich ohne weiteres Zutun von selbst repariert, meint zum Beispiel das LAG Schleswig-Holstein, das hier von einem beA-Bedienfehler ausging (Beschl. v. 08.04.2021, Az. 1 Sa 358/20). Für das LAG liegt in solchen Fällen auch nahe, Screenshots zu erstellen, wenn ein Vorgang wie hier sieben- bis achtmal wiederholt wird, und sich so die Fehlerhaftigkeit der Software für das Gericht dokumentieren lässt.

Hinweis

Aktuelle Tipps und Empfehlungen bekommen Sie auch in unserem beA-Podcast und in fortlaufenden, aktuellen Fachbeiträgen in unserem Anwaltspraxis Magazin.

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