Rechtsmittel auf der digitalen Isolierstation? – Wenn der Einspruch in der Quarantäne landet

Bei beA-Nachrichten geht mit Anhängen häufig etwas schief, sie werden vergessen oder verwechselt. Besonders heikel wird es, wenn ein einzelner Anhang gleich die ganze beA-Nachricht ins Aus katapultiert. So geschehen vor dem OLG Dresden (Urt. v. 05.02.2025, Az. 5 U 467/24), wo eine passwortgeschützte Excel-Datei bei der Virenprüfung hängen blieb – während die eigentliche Einspruchsschrift als PDF problemlos zu öffnen und lesbar war. Das OLG entschied trotzdem: Anwaltsverschulden. Denn der Absender trägt das Risiko, wenn er technisch ungeeignete Dokumente durch Datenleitung schickt. Außerdem: Wer eine korrekte Datei nachreicht, muss zügig handeln und sollte sie 1:1 so betiteln wie die fehlerhafte Datei zuvor.

Anwalt verschickt Nachricht mit drei Dateien, eine wird als auffällig aussortiert. Welche Pflichten hat das Empfänger-Gericht?

Am 18.11.2024 hatte der Anwalt einen Einspruch gegen ein Versäumnisurteil mit zwei weiteren Anhängen an das OLG versandt. Eine hiervon war eine Excel-Datei, die mit einem Passwort versehen war. Jener Passwortschutz sorgte dafür, dass die Excel-Datei beim automatischen Sicherheitscan (Viren, Malware) bei Gericht nicht gecheckt werden konnte und die Nachricht in Quarantäne verschoben wurde. Schließlich wurde sie komplett gelöscht. Das OLG konnte die aufgefallene Datei der safeID des Anwalts zuordnen und informierte ihn am 02.12.2024, dass dessen Nachricht „leer/nicht lesbar/fehlerhaft“ war und erneut ans Gericht verschickt werden müsse. Direkt am 03.12.2024 versandte der Anwalt die Einspruchsschrift erneut und beantragte eine Wiedereinsetzung. Er argumentierte: Abgesehen von den Anhängen war die Einspruchsschrift als Hauptdokument korrekt als PDF-Datei übermittelt worden, daher war auch nicht gleich das gesamte Dokument unwirksam. Ausweislich des Prüfvermerks war die Datei zudem qualifiziert elektronisch signiert worden. Er hatte keinerlei Kenntnis davon, dass die besagte Excel-Datei bei Gericht Schwierigkeiten bereitet hatte.

Kernfrage also: Gilt ein Rechtsbehelf bzw. -mittel als erfolgreich übermittelt, wenn er im zulässigen Format (§ 2 Abs. 1 ERVV) verschickt wird, aber aufgrund auffälliger Anhänge in digitalen Sicherheitsschleusen hängen bleibt und nicht eingeht?

Anwalt muss wissen, dass Passwortschutz problematisch sein kann. Ungeeignete Datei kann gesamte Nachricht blockieren. Gericht muss nicht prüfen, ob einzelne Teile der Nachricht lesbar sind. Keine Glaubhaftmachung seitens Anwalt

Das OLG Dresden wies den Antrag auf Wiedereinsetzung zurück. Anwälte müssen technische Standards berücksichtigen und eingereichte Dokumente verarbeitungsfähig sein. Dass die Einspruchsschrift als PDF-Datei für sich allein betrachtet hätte geöffnet werden können, spielt keine Rolle. Ein Passwortschutz sei ein häufiges Beispiel für nicht bearbeitbare Dokumente. Wer eine geschützte Datei dazu packt, muss damit rechnen, dass sie in Filtern bzw. bei Virenchecks steckenbleibt – und letztlich vielleicht die gesamte Nachricht in Mitleidenschaft zieht.

Das Gericht hatte den Anwalt – wenn auch mit zwei Wochen Verzögerung – informiert. Zwar übermittelte der Anwalt daraufhin die Nachricht nur einen Tag nach diesem Hinweis erneut (§ 130a Abs. 6 S. 2 ZPO), vergaß allerdings glaubhaft zu machen, dass das nachgereichte Dokument mit dem ersten inhaltlich übereinstimmt. Diese Glaubhaftmachung holte er erst viel zu spät mit Schreiben vom 20.12.2024 nach. An der unverzüglichen Glaubhaftmachung als zusätzliches, zwingendes Kontrollinstrument führt kein Weg vorbei. Sie ist daher direkt mit der Nachreichung dem Gericht mitzuteilen und darf nicht irgendwann später erfolgen (zuletzt u.a. FG Sachsen-Anhalt, Urt. v. 12.06.2024, 1 K 658/23). Ferner war die nachgereichte Datei via EGVP versandt und nicht qualifiziert elektronisch signiert worden.

Wer „A“ sagt … muss auch später „A“ sagen. Dateinamen müssen genau übereinstimmen

Sie kennen es sicher: Sie erstellen von einer Datei eine Kopie auf ihrem Rechner und da das System keine zwei identischen Bezeichnungen auf gleicher Ebene akzeptiert, schlägt es automatisch einen leicht geänderten Titel vor (Beispiel: „Schriftsatz_Mueller_10_06_2025“ => „Schriftsatz_Mueller_10_06_2025(2)“). Allerdings muss eine nachgereichte Datei in Fällen wie hier denselben Titel wie die ursprüngliche Datei haben.

Hinweis

Das Gericht kann monieren, wenn sich die Dateinamen nur an ein oder zwei Zeichen unterscheiden und es nahe liegt, dass derselbe Schriftsatz nachgereicht wird. Im Fall vor dem OLG unterschieden sich die Namen lediglich je mit der Endung „.pdf“ und „pdf1.pdf“. Wer eine nachgereichte Datei (auch nur geringfügig) anders betitelt, sollte zusammen mit der obligatorischen Erklärung, dass der Inhalt beider Dateien übereinstimmt, zusätzlich ausdrücklich angeben, warum dies geschieht (z.B. bessere Unterscheidbarkeit, Schriftsatzhistorie, Software hat erneut verschickte Datei zuvor neu betitelt).

Unverzüglich geht anders: Lässt sich das Gericht Zeit, muss der Anwalt trotzdem unverzüglich handeln. Gericht bei unterschiedlicher Fehlerhaftigkeit in der Pflicht

Laut § 130a Abs. 6 ZPO müssen beide Seiten unverzüglich handeln: das Gericht bezüglich seiner Hinweispflicht, der Anwalt bei der Nachreichung. Hier kam das Gericht nur langsam in die Gänge und wies den Anwalt erst nach zwei Wochen auf die fehlerhafte Datei hin. Gleiches Recht für alle gilt dann aber nicht. So entschied das BAG, dass sich bei einem verzögerten Hinweis des Gerichts der Anwalt natürlich nicht ebenfalls Zeit lassen darf, sondern unverzüglich nachbessern muss (Urt. v. 25.08.2022, Az. 6 AZR 499/21).

Im aktuellen Fall vor dem OLG war eine ungeeignete Datei der Grund, die Hinweispflicht des Gerichts betrifft allerdings jede Fehlerhaftigkeit bezüglich der ERVV und ERVB, also wenn z.B. zu hohe Datenmengen/Datenvolumen, Schadsoftware-belastete Dateien, fehlende Anhänge oder unzulässige Dateiformate ursächlich sind (Hk-ZPO, 10. Aufl. 2023, Kießling § 130a Rn. 9; häufig noch formunwirksame Einreichung von Word-Dokumenten: LSG Rheinland-Pfalz, Urt. v. 27.09.2023, Az. L 6 BA 7/22; BFH, Beschl. v. 30.08.2024, Az. V R 1/24).

Hinweis

An der eindeutigen „PDF-Pflicht“ ändert auch nichts, dass es in der Vergangenheit einzelne Gerichte akzeptierten, wenn ein unzulässiges Format (z.B. Word-Datei) bei Gericht lesbar war bzw. automatisch in eine PDF-Datei konvertiert wurde (z.B. LG Mannheim, Urt. v. 04.09.2020, Az. 1 S 29/20). Obere Gerichte haben alternative Formate zum PDF zuletzt klar verneint (BFH, a.a.O.).