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Instrumente zur Förderung des Wissenstransfers über Technologien

Gerade heute – im digitalen Zeitalter, verbunden mit der Möglichkeit des Mobile-Working und des Homeoffices – treten häufig persönliche Kontakte und das direkte Miteinanderarbeiten in den Hintergrund. Insofern muss auch im Bereich Knowledgemanagement mit der Zeit gegangen und auf moderne Technologien zurückgegriffen werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig:


Social-Media/Knowledge-Communities

Wie wäre es mit einer WhatsApp-Gruppe, die einen – gerade für junge Mitarbeiter – lockeren und modernen Umgang mit Kollegen ermöglicht? Der Vorteil einer solchen Gruppe ist zum einen, dass sich auf eine Frage diejenigen Chat-Mitglieder schnell und unkompliziert einbringen können, die zum angefragten Thema etwas zu sagen haben. Zum anderen werden auch Personen erreicht, die aufgrund von Teilzeitarbeit oder Homeoffice gerade im Büro nicht präsent sind. In Großkanzleien, in denen z.B. eine WhatsApp-Gruppe unübersichtlich wäre, bietet sich insbesondere auch eine geschlossene Facebook-Gruppe an, wenn gewährleistet ist, dass die Themen oder Nachfragen ohne Personenbezug geäußert und behandelt werden.

Im Übrigen finden sich auch auf den einschlägigen Social-Media-Netzwerken wie Facebook, Xing oder auch LinkedIn informative Gruppen mit Mitgliedern außerhalb der eigenen Kanzlei, die gezielt und schnell Hilfestellungen geben, z.B. zu bestimmten Themenbereichen, aber auch zu Software- oder Hardwareproblemen.


Wissenstransfer ist auf jede Art unverzichtbar, nachhaltig ist er allerdings nur, wenn es sich im Ergebnis um dokumentiertes, zentral hinterlegtes und jederzeit abrufbares Wissen handelt. Das ist gerade in Foren oder auch in eigenen Gruppen nicht „für die Ewigkeit“ der Fall, weshalb wir im nachfolgenden nachhaltige (Technologie-) Instrumente aufzeigen möchten:


Datenbanken & Co.

Datenbanken, Rundmails, aber auch Blogs (in größeren Organisationen auch interne Wikis) nehmen heutzutage eine wichtige Funktion beim Wissenstransfer ein. Der Vorteil ist insbesondere darin zu sehen, dass der Nutzer das Wissen dann abschöpfen kann, wenn er es tatsächlich auch benötigt – vorausgesetzt, ein jederzeitiger Zugriff auf die aktuellen Themen ist gewährleistet. Und hier kommt wieder das Stichwort, das für alle (auch nachfolgenden) Instrumente oberste Priorität hat: Aktualität. Datenbanken & Co. müssen kontinuierlich gepflegt und überarbeitet werden!


Die kanzleiinterne „Spezialisten-Liste“

Benötigt man einen Handwerker, hat man früher in die „gelben Seiten“ geschaut, heute wird über Google gesucht. Doch wie sieht es betriebsintern aus? In kleineren Kanzleien weiß jeder, wem welches Gebiet besonders liegt bzw. wer wo spezialisiert ist, unabhängig davon, ob die Spezialisierung die Anwaltsebene oder das Anwaltssekretariat betrifft. In größeren, vielleicht standortübergreifenden Kanzleien ist das schon ein wenig schwieriger. Hier bietet es sich an, ein Dokument oder besser: eine Datenbank anzulegen, in der zu bestimmten Themen schnell die richtigen Ansprechpartner oder Spezialisten (auch: Externe!) gefunden werden können, um Unterstützung bei nicht alltäglichen Aufgaben zu erhalten.


Die FAQ-Sammlung auf Anwaltsebene – der Dokumentenkoffer

Um schnell Antworten auf regelmäßig wiederkehrende Fragen oder Fragestellungen zu erhalten, insbesondere auch, um Mehrfacharbeiten zu vermeiden, bietet sich ein sogenannter Dokumentenkoffer an, in dem – sinnvoll unterteilt nach Rechtsgebieten – passend benannte Dokumente mit entsprechenden Inhalten abgelegt werden. So können z.B. in einer gesellschaftsrechtlich ausgerichteten Kanzlei verschiedene Vertragswerke, die wiederkehrend vorkommen, abgelegt und später als Simili für ähnliche Mandate (ähnlich wie Textbausteine im Sekretariat) benutzt werden. Ebenso sollte einer dieser Dokumenten-Koffer wichtige, in der Vergangenheit benötigte und auch für die Zukunft wichtige Entscheidungen und/oder Literaturfundstellen beinhalten, die der Übersicht halber in einer Excel Liste geführt werden sollten.


Die FAQ-Sammlung im Anwaltssekretariat – das Office-Handbuch

Für die Fachkräfte in der Anwaltskanzlei bietet sich insoweit das Erstellen eines Office-Handbuches an, auch wenn es zunächst aufwändig erscheinen mag. Wenn sich die für die jeweiligen Bereiche zuständigen Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben notieren, die sie regelmäßig ausführen, und diese dann nach Position und Häufigkeit sortieren, im Ablauf dokumentieren und dann zentral für jeden zugreifbar ablegen, wird der Wissensfluss gefördert und das Zurückhalten von „Königswissen“ eingedämmt. Hierbei gilt insbesondere – wie das aber auch bei allen Verfahrensdokumentationen der Fall ist – dass eine Wissenssammlung nur nützlich ist, wenn sie „gelebt“ und kontinuierlich gepflegt wird.


Lessons Learned

Gelernte Lektionen niederschreiben – das ist die schriftliche Erfassung/Dokumentation gezogener Erkenntnisse aus positiven, in der Regel aber eher negativen Erfahrungen. Pickt man sich insoweit die negativen Erfahrungen heraus, so könnte Lessons Learned als gelebte offene Fehlerkultur bezeichnet werden: Werden diese Fehler nämlich offen kommuniziert, bestenfalls sogar in einer zentral zugänglichen Datenbank dokumentiert, so können Fehler, die in der Vergangenheit begangen wurden, in der Zukunft vermieden werden. Voraussetzung für die Installierung dieses Instrumentes ist allerdings, dass Fehler offen und konstruktiv angesprochen werden und keinesfalls die Aufdeckung solcher durch pädagogisch unzulängliches Verhalten von Vorgesetzten zu Ängsten führen darf, da dies letztlich zur Verheimlichung von Fehlern führt. Wenn Offenheit und Vertrauen existiert, sollten die negativen – gerne auch die positiven – Erfahrungen im Team gesammelt und in Form eines zentral abgespeicherten Dokumentes oder einer Datenbank erfasst werden. Auch hier reicht eine einmalige Erfassung nicht aus, sondern die Auflistung bedarf ebenfalls der stetigen Pflege.


Wir hoffen, dass wir mit unserer Artikelserie das Bewusstsein für die hohe Wichtigkeit von (dokumentiertem) Wissenstransfer wecken und Ihnen Anregungen anbieten konnten, das eine oder andere Instrument in Ihrer Kanzlei zu installieren.

Wir wünschen Ihnen, dass Sie in diesem Sinne einen Wettbewerbsvorteil genießen und vor Wissensverlusten geschützt werden.




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PASSEND ZUM THEMA UNSER WEBINARTIPP:

Wissenstransfer und Mandatsorganisation: Komplexe Fälle im Team mit Methodigy effektiver bearbeiten


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