Durch die immer weiter sinkenden Ausbildungszahlen und den dadurch immer stärker werdenden Fachkräftemangel wird es für Kanzleien in der heutigen Zeit immer schwieriger gut ausgebildete und motivierte Fachangestellte zu finden und – ist das nicht schon schwierig genug – dann auch noch in der Kanzlei zu halten. In den vergangenen Jahren ist hinzukommend noch ein Abwanderungstrend der Fachangestellten in die Bereiche Justiz, Verwaltung und Wirtschaft zu beobachten.
Dabei bestätigen viele Fachangestellte, dass ihnen der Job im Grunde viel Spaß macht und sie eigentlich den Beruf der ReNo-Fachangestellten gerne ausüben, also sie nicht deshalb der Kanzlei den Rücken kehren. Woran liegt es also, dass es Kanzleien oft nicht gelingt, gute Fachkräfte in den eigenen Reihen zu halten? Die um gute Fachkräfte konkurrierenden Wirtschaftsunternehmen sind den Kanzleien gefühlt derzeit immer eine Nasenlänge voraus. Eine große Stellschraube allein ist hier nicht zu drehen, sondern es liegt an vielen kleinen Einzelaspekten, die in der Gesamtsumme aber dazu führen, dass die Fachangestellte in anderen Branchen insgesamt bessere Konditionen vorfinden, daher dem Ruf folgen und in andere Branchen abwandern.
URSACHENFORSCHUNG
Die Vergütung ist seit Jahren immer wieder ein Thema. In den verschiedenen Foren in den sozialen Netzwerken wird häufig die Vergütung thematisiert und die offensive Frage gestellt:
Werden Fachangestellte für ihre Tätigkeit adäquat und angemessen vergütet?
Hier lässt sich pauschal keine Antwort finden. Eine angemessene Vergütung ist sicher ein wesentlicher Aspekt für Fachangestellte. Am Ende des Tages möchte jeder Arbeitnehmer so viel Geld verdienen, damit er ein auskömmliches Leben hat. Dass Kanzleien häufig nicht immer mit den in der Wirtschaft gezahlten Vergütungen mithalten können, ist auch bekannt. Allerdings nutzen Kanzleien häufig die ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Gehalt zu zahlen, zu wenig aus. So bieten viele Kanzleien häufig noch einen Fahrtkostenzuschuss an, aber dann hört es häufig an Ideenreichtum schon auf. Dabei gibt es noch verschiedene weitere Möglichkeiten Gehalt zu zahlen. Hier ist die Rücksprache mit dem Steuerberater oftmals sehr aufschlussreich und lohnenswert, um die verschiedenen Vergütungsmöglichkeiten rund um das Gehalt der Mitarbeiter individuell nach deren persönlichen Bedürfnissen zu gestalten. Die Kanzleien sollten im Blick behalten, dass das Gesamtpaket für die Fachangestellte, also das Zusammenspiel zwischen Gehalt, Urlaub und flexibler Arbeitszeit als ein ausgewogenes Work-Life-Balance, stimmen muss. Hier gilt es zu verhandeln und zuzuhören. Manchmal geben ein oder zwei Tage mehr Urlaub, flexible Arbeitszeiten oder ein Tag Homeoffice den ausschlaggebenden Impuls für die Fachangestellte, um doch in der Kanzlei zu verbleiben. Ist das passende Modell ausgehandelt, ist das Fundament für ein gutes Arbeitsverhältnis gelegt.
Zukunftsorientiertes Personalmanagement:
Neben dem Thema Gehalt fehlt es vielen Kanzleien häufig an einem strukturierten Personalmanagement. Oftmals wird eine neue Mitarbeiterin erst dann gesucht, wenn die ausscheidende Kollegin alsbald in Rente oder in Elternzeit geht oder den Arbeitsplatz wechselt. Strukturierte, rechtzeitige Planung findet Anklang bei den Mitarbeitern, denn sie sparen sich den Stress während der Überbrückungszeit, in denen die Mitarbeiter die Arbeit auffangen müssen und der Einarbeitungsprozess kann organisiert und durchgeplant angegangen werden. Um die Überbrückungszeit gut zu überstehen ist es wichtig, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass man diese Zeit als Team durchsteht. Die Kanzleiführung sollte daher gerade in dieser Zeit noch mehr ein offenes Ohr für die Mitarbeiter haben, Überlastungsspitzen rechtzeitig erkennen und ggf. die anfallende Arbeit mit auffangen.
Ein Tipp an die Kanzleien: Sprechen Sie die Mitarbeiter rechtzeitig auf die veränderte Personalsituation an und holen sie sie von Anfang an mit ins Boot.
Ein Wort zur Neubesetzung von freien Stellen: Jeder Kanzlei ist anders und jede zu besetzende Position hat ihre verschiedenen Aufgaben. Dies sollte bereits aus dem Stellenangebot deutlich werden. Ist eine Position neu zu besetzen, sollte im Team daher genau herausgearbeitet werden welche Position mit welchen Aufgaben neu besetzt werden soll. Also nicht einfach: “Wir suchen ReFa zu ortüblichen Konditionen und den üblichen Tätigkeiten”. Eine potentielle Bewerberin erkennt an einer gezielten Ausschreibung, dass die Kanzlei sich mit ihrem Unternehmen auseinandersetzt und die Mitarbeiter im Backoffice als wichtigen Teil der Kanzlei ansieht. Ein großer Pluspunkt bei der Suche nach geeigneten Fachangestellten ist eine auf die Kanzlei maßgeschneiderte Stellenanzeige, die deutlich werden lässt, wer man ist und wen man sich als Ergänzung zum Team vorstellt. Wenn sich im Team genau darüber Gedanken gemacht wird, besteht die Möglichkeit auch von der bestehenden Mitarbeiterschaft Ideen und Vorschläge anzuhören und darauf einzugehen. Das Miteinander stärkt das Wir-Gefühl, die Mitarbeiter fühlen sich an den Kanzleizielen beteiligt und sehen sich als Teil ihrer Kanzlei. Dies Gefühl gilt es zu schaffen und zu halten.
Gegensteuern/Möglichkeiten/Optionen
Ist eine neue Mitarbeiterin dann gefunden, geht’s an den Einarbeitungsprozess und der optimalen Gestaltung des Arbeitsplatzes. Denn: Der Arbeitsplatz in der Kanzlei endet nicht am funktionstüchtigen Schreibtisch und ausreichenden Farbstiften. Adäquate Ausstattung, höhenverstellbarer Schreibtisch etc., funktionierende Hardware, regelmäßige Schulung zur effizienten Nutzung der im Einsatz befindlichen Software schafft die Grundlage für ein effizientes Arbeiten der Mitarbeiterin. Die Förderung einer kontinuierlichen Weiterbildung auf allen Ebenen, also auch im IT-Bereich, als Teil des kanzleieigenen Personalentwicklungskonzeptes rundet das Bild ab.
Dies gilt aber nicht nur für neu einsteigende Mitarbeiter, sondern für das gesamte Kanzleiteam. Die vorhandene Software soll im stressigen Kanzleialltag unterstützten und nicht behindern. Das setzt voraus, dass vor dem PC eine gut geschulte Mitarbeiterin sitzt, die sich mit der Software auskennt. Nichts ist demotivierender als eine nicht funktionierende Hardware oder eine Software, der man die zeitsparenden Geheimnisse erst mit viel Zeitinvestition entlocken muss. Ein offensiver Gesprächsaustausch außerhalb des fachlichen Austausches über Akten und Fakten fördert ebenfalls die Bindung zur Kanzlei. Wo sieht die Mitarbeiterin sich, wo sieht die Kanzlei die Mitarbeiterin? Was hat sich im letzten Jahr verändert, hat man die vor einem Jahr gesetzten Ziele umgesetzt? Und zu guter Letzt: wo sehen sich beide Parteien in 5-10 Jahren? Einmal im Jahr sollten Kanzleiführung und Mitarbeiter also innehalten und sich in einem persönlichen Jahresmitarbeitergespräch genau über diese Dinge austauschen.
FLEXIBLE ARBEITSZEITEN AUF DIE INDIVIDUELLEN BEDÜRFNISSE DER MITARBEITER ANPASSEN
Bei der mittel- bis langfristigen Lebensplanung, in dem die berufliche Tätigkeit ja eine große Rolle spielt, sind auch familienfreundliche Arbeitsbedingungen Gründe für eine Entscheidung zum Abwandern oder Bleiben.
Dabei ist ein wesentlicher Aspekt in der Entscheidungsfindung das Ermöglichen flexibler Arbeitszeiten und -orte. Die Wirtschaft macht es uns vor und wir haben bisher alle gedacht „das ist nichts für uns im Rechtsbereich“. Sowohl für Renos als auch für Anwälte war es teilweise unvorstellbar einen Teil der täglichen Arbeit „auszulagern“. Aber Corona hat uns gezeigt, dass Homeoffice nicht weh tut!
WELCHE VORTEILE KÖNNEN ALSO KANZLEIEN AUS DER CORONO-PANDEMIE FÜR IHR PERSONALMANAGEMENT ZIEHEN?
War es Anfang 2020 für viele Kanzleien noch undenkbar, dass Mitarbeiter kontinuierlich im Homeoffice arbeiten, waren Kanzleien aufgrund der Pandemie im Frühjahr 2020 plötzlich zur Aufrechterhaltung des Kanzleibetriebes zum Handeln gezwungen und vielerorts wurden kurzfristig die Voraussetzungen dazu geschaffen im Homeoffice zu arbeiten. Quarantänezeiten konnten durch die Möglichkeit von Homeoffice von den Kanzleien als effektive Arbeitszeit genutzt werden. Die Mitarbeiter waren oftmals froh in dieser Zeit der Abgeschnittenheit über die Kanzlei den Kontakt zur Außenwelt zu haben und ihre Akten weiter zu bearbeiten. Diese Flexibilität sollten Kanzleien sich auch nach der Pandemie zu Nutze machen.
Dabei ist es wichtig ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Homeoffice und Kanzleialltag vor Ort schaffen. Das klingt für viele Kanzleien erst einmal immer noch sehr befremdlich und sie haben das Gefühl, dass damit die bestehenden Kanzleiabläufe durcheinandergeraten und jeder kommt und geht wann er möchte.
Dieser Gedanke ist aber nicht zutreffend, wenn man die Arbeitszeiten der Mitarbeiter gut aufeinander abstimmt und ein neues Arbeitszeitkonzept mit klar definierten Arbeitszeiten vor Ort und im Homeoffice entsteht und den Mitarbeitern so die Möglichkeit gegeben wird die eigene Karriere, die Familie und den Beruf auch langfristig unter einen Hut zu bekommen. Und es hat ja geklappt, wie wir in der Vergangenheit – wenn auch gezwungener Maßen – feststellen konnten.
Durch klare Absprachen und konkret vorliegenden Arbeitsplänen schafft das Homeoffice keinen Frust, sondern stärkt die Teambindung, da jedem Teammitglied die Zeiten und Abläufe bekannt sind und jeder (der möchte) die Vorteile im Homeoffice nutzen kann.
ZU GUTER LETZT:
Es wird wichtig sein, dass Kanzleien wieder in den eigenen Nachwuchs investieren und vermehrt Ausbildungsplätze anbieten und damit dem Fachkräftemangel entgegenwirken. Wichtig wird daneben aber sein, wenn eine Kanzlei sich für Ausbildung entscheidet, dann bitte strukturiert und qualitativ hochwertig nach einem kanzleieigenen, individuellen Ausbildungsplan in Anlehnung an die ReNoPatAusbV. Denn nur wenn am Ende nach den drei Jahren Ausbildungszeit eine gut ausgebildete und hoch qualifizierte Fachangestellte steht wird diese den Spaß an dem Beruf kennengelernt haben und bleiben wollen – wenn die Rahmenbedingungen stimmen.
Und noch ein Wort zur Übernahme nach der Beendigung des Ausbildungsverhältnisses: Passt eine Auszubildende gut ins Team und überlegt die Kanzlei deshalb diese Auszubildende zu übernehmen, dann sollte dieser Wunsch rechtzeitig mit der Auszubildenden besprochen werden. In der Regel sollte dieses Gespräch am Anfang des dritten Ausbildungsjahres geführt werden, dann haben alle Parteien Planungssicherheit. Aber auch hier gilt es den jungen Menschen eine Perspektive zu bieten. Verantwortungsbereiche, familien- und freizeitfreundliche Arbeitszeiten, Zeiten für Weiterbildung, Möglichkeiten für eine positive Persönlichkeitsentwicklung das ist – insbesondere jungen – Fachangestellten besonders wichtig und wird maßgeblich bei der Entscheidung eine Rolle spielen, ob die Kanzlei den Zuschlag erhält, oder die Konkurrenz außerhalb des Rechtsbereiches.
Wir sollten in allen Bereichen und auf allen Ebenen einer Kanzlei alles dafür tun, dass der Zuschlag – ob bei einer Auszubildenden oder bei einer Fachangestellten – zu Gunsten der Kanzleien ausfällt und an den oben aufgezeigten Stellschrauben ein bisschen drehen, um Mitarbeiter für ihr Unternehmen zu begeistern.
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