DRINGENDE Bitte: In Kanzleikommunikation richtig betonen!

Sie kennen das: Gerade hat man sich hingesetzt, der Kaffee ist noch heiß, der Arbeitstag jung, die Laune gut, da ploppt eine E-Mail auf. Betreff: „DRINGEND!!! SOFORT BEARBEITEN!!!!“

Und das vor 9 Uhr. Da kommt gleich Freude auf. Zwei Schlucke später wissen Sie: Es geht um etwas, das locker bis morgen warten könnte. Aber der Ton sitzt. Stirnrunzeln.

Wer so schreibt, meint es meist nicht böse. Trotzdem ist es ein Tonfall, der den Leser zumindest irritiert. Selbst eine freundliche E-Mail verliert schließlich an Leichtigkeit, wenn die Betreffzeile nach Kasernenhof klingt. Wer als Anwalt etwas betonen möchte, wählt elegantere Mittel. Und manches lässt man besser bleiben.

Schrei(b) doch bitte nicht so!

Die Betonung von Textstellen durch Wörter in Versalien, also durchgehender Großschrift, ist für viele ein rotes Tuch. Ein kommunikativer Stilbruch. Es wirkt LAUT, wie Schreien. Gerade im juristischen Kontext kommt das gar nicht gut an. Natürlich gibt es Ausnahmen. In rein textbasierten Formaten (z. B. Chats) kann durchgehende Großschreibung eine Notlösung sein, wenn es keine Möglichkeit gibt, fett oder kursiv zu schreiben. Als Ausnahme vertretbar, aber wohldosiert.

Fett oder kursiv? – So betonen Sie richtig

Wie soll man also betonen, wenn Großbuchstaben tabu sind? Am besten mit Fett- oder Kursivschrift.

Fettung ist sinnvoll

• für zentrale Aussagen, an denen man beim Überfliegen eines Textes hängenbleiben soll, um ihn schnell zu erfassen. („Die Frist beginnt mit Zustellung der Verfügung, nicht mit deren Abfassung.“)
• zum Kennzeichnen relevanter Hinweise oder Begriffe, die erklärt werden („Unter Leistungspflicht versteht man die vertraglich geschuldete Handlung, Duldung oder Unterlassung.“).
• als Gliederung und „optischer Anker“ („Praxis-Tipp: Versenden Sie die Kündigung als Einwurf-Einschreiben.“)
• zur Betonung von kurzen Sätzen, statt Ausrufezeichen („Bitte beachten Sie: Die Frist ist nicht verlängerbar.“).

Kursivschrift ist das feine Pendant zur Fettschrift und eignet sich

• für Fremdwörter oder spezielle Begriffe (z. B. lex specialis). Wirkt kultiviert, aber nicht aufdringlich.

• für den Ausdruck von Ironie oder Distanz gegenüber einem Begriff, den man anderenfalls in Anführungszeichen gesetzt hätte („Der Mandant kam mit einem dringenden Anliegen, das sich später als Parkplatzproblem herausstellte.“)

• für kurze Zitate oder prägnante Formulierungen („Die Kammer kommt zu dem Ergebnis, dass selbst bei großzügiger Auslegung kein Anspruch besteht.“)

• zur Betonung einzelner Wörter („Die Vorschrift gilt nur für öffentlich-rechtliche Streitigkeiten.“).
• für Titel von Werken, Buchtitel, Filmtitel, Gesetzeskommentare („Früher, als der Grüneberg noch Palandt hieß…“).

Eine Bitte: Verwenden Sie Formatierungen nicht in Wildwest-Manier (zu viele unterschiedliche in einem Text) und nicht inflationär. Anderenfalls wirken sie nicht, sondern stressen nur das Auge. Weniger ist mehr, so abgedroschen es auch klingt.

Ausrufezeichen: Eines reicht. Wirklich!

Und dann gibt es ja noch das kleine Ausrufezeichen. Der Espresso unter den Satzzeichen. Einzeln wirkt es belebend und weitaus kräftiger als ein schnöder Punkt. Zu viele aber machen nervös.

Das Ausrufezeichen ist beispielsweise sinnvoll

• für klare Aufforderungen („Bitte unterschreiben und direkt zurücksenden!“).
• zur Betonung („Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!“).

Bei mehr als einem Ausrufezeichen („Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!!!“) wird der Leser allerdings davon ausgehen, dass der Verfasser der Nachricht entweder zu überschwänglichen Emotionen oder zu passiv-aggressiven Hinweisen neigt (falls auf die Rückmeldung schon länger gewartet wird). Er fragt sich: Aufmerksamkeitsdefizit oder Aggression? Kurzum: Mehr als ein Ausrufezeichen geht gar nicht. Nirgendwo.

Ruhig und souverän – Mit leiseren Tönen gezielt punkten

Gute Texte brauchen kein Getöse. Klare Sprache, gezielte Betonung und ein ruhiger, empathischer Ton vermitteln mehr Autorität als laute Schriftsprache es je vermag. Ganz unaufgeregt und gerade deshalb überzeugend.