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Cyber-Sicherheit in der Anwaltskanzlei – Fünf Tipps für den Alltag

In der weiter digitalisierten Arbeitswelt von Anwaltskanzleien wird Cyber-Sicherheit oft noch unterschätzt, tatsächlich nimmt sie aber einen hohen Stellenwert ein. Mit Blick auf die Vertraulichkeit der Mandantendaten und die gesetzliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit sind effektive Schutzmaßnahmen zwingend erforderlich. Ein allzu lässiger Umgang mit diesem Thema kann zum (möglicherweise „nur“ temporären) Verlust der Handlungsfähigkeit der Kanzlei und zu einem großen Reputationsschaden führen.

Wir möchten Ihnen heute fünf praktische Tipps an die Hand geben, um Ihre Kanzlei im Alltag sicherer zu machen:

Sensibilisierung der Mitarbeiter – der Mensch als Schutzschild

Die größte Schwachstelle in der Cyber-Sicherheit ist und bleibt der (ungeschulte) Mensch. Phishing-Mails, Social-Engineering-Angriffe oder versehentlich geöffnete schädliche Anhänge stellen häufige Einfallstore dar. Investieren Sie in regelmäßige Schulungen, um Ihre Mitarbeiter für diese Risiken zu sensibilisieren. Klären Sie über verdächtige E-Mails auf und schärfen Sie das Bewusstsein, niemals vertrauliche Daten ohne sorgfältige Prüfung weiterzugeben.

1. Tipp: Die persönliche „Firewall“ namens „Bauchgefühl“ – gesundes Misstrauen gegenüber unerwarteten E-Mails oder Anfragen – ist oft die erste und wirksamste Verteidigungslinie. Und dieses schaffen Sie durch Schulungen des „ersten Angriffsziels“: Ihre Mitarbeitenden.

Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Schwache oder wiederverwendete Passwörter sind wie offene Türen für Cyberkriminelle. Typische Passwörter wie Namen von Kindern oder Haustieren oder Daten wie Geburtstag oder Hochzeit sind leicht zu knacken – findet man sie doch häufig auf sozialen Medien wieder. Benutzen Sie darüber hinaus beispielsweise ein Passwort für mehrere unterschiedliche Zugänge, sind im Falle eines Falles sofort alle Zugangsdaten offengelegt. Entwickeln Sie klare Passwortrichtlinien und führen Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Auf diese Weise wird ein zusätzliches Sicherheitstor geschaffen, das selbst bei kompromittierten Passwörtern den Zugang erschwert.

2. Tipp: Nutzen Sie Passwortmanager, um komplexe und individuelle Passwörter zu verwalten, und ändern Sie diese regelmäßig. Mit einem Masterpasswort ist das unproblematisch und wenig zeitaufwändig möglich.

Technische Schutzmaßnahmen – Firewalls und Updates

Eine gepflegte IT-Infrastruktur ist das Rückgrat jeder Sicherheitsstrategie. Stellen Sie sicher, dass alle Geräte durch Firewalls und Antivirensoftware geschützt sind. Halten Sie Systeme stets auf dem neuesten Stand, indem Sie Software-Updates umgehend installieren. Diese schließen bekannte Sicherheitslücken, bevor sie von Angreifern ausgenutzt werden können.

3. Tipp: Aktivieren Sie automatische Updates und lassen Sie Ihre IT-Umgebung regelmäßig durch Fachleute überprüfen.

Sicherer Umgang mit öffentlichen Netzwerken

Wenn Kanzleimitarbeiter mobil arbeiten, stellen öffentliche WLANs eine erhebliche Gefahr dar. Sie bieten Hackern oft unverschlüsselten Zugriff auf sensible Daten. Vermeiden Sie solche Netzwerke oder nutzen Sie mindestens ein Virtual Private Network (VPN), das die Datenübertragung verschlüsselt und schützt. Lassen Sie sich darüber hinaus nicht verführen, „irgendwelche“ QR-Codes zu scannen, um auf bestimmte Webseiten zu gelangen – sie könnten überklebt worden sein, um Sie auf Phishing- oder Fake-Seiten zu führen.

4. Tipp: Setzen Sie besser auf mobile Hotspots Ihres Smartphones als auf öffentliche Netzwerke, um eine sichere Verbindung zu gewährleisten. Prüfen Sie QR-Codes, bevor Sie diese scannen; besser ist es, die Zieladresse händisch in den Browser einzugeben.

Notfallplan und regelmäßige Backups

Selbst die besten Schutzmaßnahmen bieten keine vollständige Sicherheit – denn Fehler passieren. Ein detaillierter Notfallplan sorgt dafür, dass im Ernstfall schnell und gezielt reagiert werden kann. Regelmäßige Backups sind essenziell, um Daten nach einem Angriff wiederherzustellen. Achten Sie darauf, dass Ihre Backups sicher und getrennt vom Hauptsystem gesichert werden.

5. Tipp: Testen Sie Ihre Backups regelmäßig und stellen Sie sicher, dass diese nicht durch Schadsoftware kompromittiert sind. Überspielen Sie nicht jedes Backup sondern sichern Sie mehrere Versionen, wie Tagessicherungen, Wochen- und Monatssicherungen sowie eine Halbjahressicherung. Auch wenn die älteren Sicherungen nicht aktuell sind: Es ist besser, diese zu haben, als gar keine Daten, falls Schadsoftware auf den aktuelleren Backups „mitgesichert“ wurde.

Fazit

Cyber-Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Eine Kombination aus technologischem Schutz, aufmerksamen Mitarbeitern und klaren Notfallprotokollen ist der wichtig, um Angriffe zu verhindern oder deren Auswirkungen zu minimieren. Durch entsprechende Maßnahmen schaffen Sie eine sichere Grundlage für den digitalen Kanzleialltag sowie für den Bestand Ihrer Kanzlei und stärken zudem das Vertrauen Ihrer Mandanten.

 

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