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Elektronischer Rechtsverkehr

Aus Infobrief Elektronischer Rechtsverkehr 2025 #03

J. beA-Update auf die Version 4.0

Ilona CosackFachbuchautorin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, Mainz

Am 21.5.2025 wurde die neue beA-Version 4.0 bereitgestellt. Diese folgt auf die beiden letzten beA-Versionen 3.31 und 3.32 (vgl. Cosack, eBroschüre 2/2025, Rn 30 ff.), bei denen lediglich Fehlerbehebungen erfolgten.

Es sind sowohl technische als auch inhaltliche Änderungen erfolgt.

Technische Änderungen beA-Webanwendung

Bei der beA Client Security wurden sowohl die Basiskomponente als auch die Anwendungskomponente aktualisiert.

Bei der Basiskomponente (Installer), die in der Liste der Programme unter Systemsteuerung > Programme > Programme und Features angezeigt wird, lautet die aktuelle Version: 3.5.2:

Achtung:

Mit Bereitstellung der beA-Version 4.0 endete der Übergangszeitraum zur Umstellung der Basiskomponente. Um das beA weiterhin nutzen zu können, ist diese Aktualisierung zwingend erforderlich. Es werden Administratorrechte benötigt.

Bei der Anwendungskomponente, die für den Start von beA unverzichtbar ist, findet man die Version meist in der Taskleiste und kann mit der rechten Maustaste die aktuelle Version (Stand 21.6.2025) aufrufen:

II.

Technische Änderungen beA-App

Für die beA-Version 4.0.x gibt es eine neue App-Version: 4.0.1. Diese muss zwingend installiert werden, damit man die beA-App weiter nutzen kann. Wenn Sie bereits mit der beA-App arbeiten, wird das Update automatisch durchgeführt.

III.

Unterscheidung der beA-Komponenten

Der beA-Support unterscheidet folgende Komponenten:

beA Client Security Installer (beA-Basiskomponente, auf dem Arbeitsplatz des Endanwenders, installiert mit Administrator-Rechten: 3.5.2 → seit 6.3.2025 verfügbar, ab beA-Version 4.0.x zwingend erforderlich)
beA Client Security (beA-Anwendungskomponente, auf dem Arbeitsplatz des Endanwenders, aktualisierbar von jedem Nutzer; ändert sich von 3.31.0.1 auf 4.0.1.0) → zwingend erforderlich
beA Applikation (Im Rechenzentrum des Betreibers; ändert sich von 3.32.1 auf 4.0.x)
beA App für mobile Geräte (ändert sich von 3.31.0 (iOS) / 3.31.0 (Android) auf 4.0.1 (iOS / 4.0.1 (Android))

IV.

Inhaltliche und optische Änderungen

In der Nachrichtenübersicht sind oberhalb der blauen Kopfzeile vier neue Symbole ersichtlich:

Symbol 1: ersetzt die bislang auf der rechten Seite vorhandene Spaltenansicht.

Praxistipp: Sie können in jedem Ordner die Spalten nach Belieben einstellen. Stellen Sie die Bereiche, die Ihnen am wichtigsten sind, nach oben. So vermeiden Sie unnötiges Scrollen.

Symbol 2: mit dem „Trichter“ kann man Nachrichten filtern (bislang war diese Funktion hinter einem kleinen Pfeil auf rechts oben „versteckt“).

Symbol 3: Mit dem Stiftsymbol gelangt man aus dem Nachrichtenbereich in die Einstellungen und dort in die Hervorhebungen.

Praxistipp: Damit Hervorhebungen funktionieren, müssen diese zunächst eingestellt werden. Mit „Wenn dann Filtern“ und einer Farbe aus der beA-Farbpalette werden Nachrichten beim Erfüllen der eingestellten Voraussetzungen automatisch in der eingestellten Farbe markiert. Alternativ und m.E. einfacher kann man auch mit Etiketten bestimmte Nachrichten kennzeichnen.

Symbol 4: Mit diesem Symbol kann man die Spaltenbreite in der Nachrichtenübersicht zurücksetzen.

Praxistipp:

Leider lässt sich die eingestellte Spaltenbreite nicht fixieren, so dass die ursprüngliche Spaltenbreite ohnehin wiederhergestellt wird, wenn man die Nachrichtenübersicht verlässt.

Neu: Die Anzahl der anzuzeigenden Nachrichten kann man nun zwischen 5 und 100 Einträgen einstellen.

Änderung bei der Erstellung neuer Nachrichten

Wird ein Anhang hochgeladen, ist dieser neu mit einem Link versehen und kann mit Klick auf den Dateinamen unmittelbar angezeigt werden.

Innerhalb der Anhangszeile gibt es zusätzlich zu den unten stehenden Buttons die Möglichkeit die Datei mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu versehen und die weitere Möglichkeit, mit dem „Mülleimersymbol“ die Datei zu löschen.

Anstelle „Anhangstyp“ wird jetzt nur noch „Typ“ angezeigt.

Praxistipp:

Beim „Typ“ besteht nach wie vor die Gefahr, weil automatisch alphabetisch zuerst die „Anlage“ angezeigt wird, dass versehentlich die Datei ohne eine qeS von Mitarbeitern versandt werden. Bitte darauf achten, dass als Typ beim Schriftsatz auch „Schriftsatz“ ausgewählt wird. Dieser Dokumenttyp muss zwingend vom Anwalt mit qeS signiert werden, weil beA bei diesem Typ das Senden von Nachrichten durch Mitarbeiter ohne eine qeS verhindert. Unschädlich ist es, wenn auch Anlagen mit qeS signiert werden, notwendig ist es für Anlagen jedoch nicht (§ 130a, Abs. 3, Satz 2 ZPO).

Neu: Das Klammersymbol für Dateianhänge wurde entfernt.

Vertrauliche Nachrichten und Änderungen beim Betreff

Über ein Drop-Down-Menü kann man drei Vertraulichkeitsstufen einstellen:

keine Angabe
Vertraulich zu behandeln
VS – nur für den Dienstgebrauch

Das Pflichtfeld „Betreff“ wird nun so übermittelt, dass es in den Fachanwendungen der Justiz ausgelesen werden kann. Damit soll die Zuordnung der Nachricht vereinfacht werden.

Die BRAK teilt mit, dass die Vertraulichkeitsstufe zunächst für Anwälte, Berufsausübungsgesellschaften (BAG) und besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo) umgesetzt wurde. Für die weiteren besonderen Postfächer steht eine Umsetzung in der jeweiligen Software noch aus.

Als vertraulich gekennzeichnete Nachrichten, werden sowohl in der beA-Webanwendung als auch in der beA-App mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Zusätzlich erscheint dieses Symbol in der geöffneten Nachricht oben rechts.

Nachrichten, die als vertraulich gekennzeichnet sind, können nur von Postfachinhabern oder Nutzern mit dem Recht 11 (Nachricht persönlich/vertraulich öffnen) geöffnet und gelesen werden.

Praxistipp:

Damit die Kommunikation mit den Versorgungswerken zukünftig über die EGVP-Infrastruktur erfolgen kann, wurden die Vertraulichkeitsstufen eingerichtet.

Entfall der zusätzlichen Angabe für die Justizbehörde

Beim Senden an eine Justizbehörde musste neben der Angabe des Empfängers ein weiteres Pflichtfeld „Justizbehörde“ ausgewählt werden, damit der für die Justiz erforderliche Strukturdatensatz (xjustiz_nachricht.html) automatisiert beigefügt wurde. Dieses Feld ist jetzt ersatzlos entfallen. Die Daten werden nunmehr aus dem Adressfeld der Nachricht automatisch ausgelesen und als Strukturdatensatz beigefügt.

Neuigkeiten bei den E-Mail-Benachrichtigungen

Die BRAK hat, um SPAM vorzubeugen, die E-Mail-Benachrichtigungen um zwei neue Merkmale ergänzt:

Signaturzertifikat

Mit einem kleinen Siegel wird angezeigt, dass die digitale Signatur der Nachricht gültig und vertrauenswürdig ist:

Schutz mit BIMI

Die E-Mail-Benachrichtigungen werden zusätzlich mit einem Brand Indicators for Message Identification (BIMI) versehen.

BIMI ist ein E-Mail-Sicherheitsstandard, der es ermöglicht, das Markenlogo in einem E-Mail-Client neben der Absenderadresse anzuzeigen.

Die BRAK teilt mit: „Für Benachrichtigungen aus dem beA-System wird das beA-Logo neben der E-Mail angezeigt, wenn Ihr E-Mail-Programm und Ihr E-Mail-Anbieter BIMI unterstützen. Allerdings wird diese Funktionalität nur von einigen E-Mail-Anbietern unterstützt. Wenn Ihnen also kein beA-Logo angezeigt wird, ist das grundsätzlich kein Grund zur Sorge. Sie sollten aber wachsam sein, wenn Ihnen das Logo bei einer E-Mail-Benachrichtigung des beA normalerweise angezeigt wird und Sie dann E-Mails ohne das Logo erhalten.“

Bei meinem Test unter Outlook mit Office 365 wird das Logo nicht angezeigt.

D-Trust-Signaturkarten

Die seit Januar 2025 ausgestellten Signaturkarten der D-Trust GmbH (Reihe D-Trust 5.1) können nunmehr in der beA-Webanwendung eingesetzt werden.

beA-Fehlerbehebung mit der Version 4.0.2

Direkt im Anschluss an die neue beA-Version 4.0 wurden der Nachrichtenversand mit großen Anhängen (bis ca. 100 MB) an mehrere Empfänger (bis zu 4 Empfänger) optimiert. Und bei der Erstregistrierung erscheint jetzt ein Hinweis, wenn die eingesteckte Karte ungültig ist.

Aufhebung von beA-Einschränkungen mit der Version 4.0.3 (am 4.6.2025)

Beim Export bestimmter Nachrichten, z.B. von Mahngerichten, kam es zu einer Fehlermeldung. Die BRAK teilte mit, dass sie sich mit der Justiz im Austausch befindet, um solche Nachrichten fehlerfrei zu exportieren und mit einer Aktualisierung auf die beA Version 4.0.3 der Export wieder möglich sei.

Des Weiteren können jetzt wieder beA-Karten für BAG bestellt werden.

Praxistipp:

Die BRAK empfiehlt, den Eintrag der BAG im BRAV zu prüfen. Sollten dort in den Detailinformationen die Eintragungen bei „Gesellschafter / Organe“ fehlen, so soll man sich mit der regionalen Rechtsanwaltskammer in Verbindung setzen.

3. beA-Fehlerbehebung mit der Version 4.0.4 (voraussichtlich am 25.6.2025)

3. Update auf die Version 4.0.4 (am 25.6.205)

In der Nachrichtenverwaltung war der Wechsel in die Ordner „Gesendet“ und „Postausgang“ nicht möglich, wenn die darin enthaltenen Nachrichten nach dem „Übermittlungsstatus“ sortiert sind.

Die Funktion „Fußzeile hinzufügen“ wies eine Fehlfunktion auf, die mit Version 4.0.4 behoben ist (Anmerkung: Die Fußzeile wurde eingeführt, um eine Art Absender in das Feld „Nachrichtentext“ anzubringen, vgl. ausführlich https://bea-abc.de/blog/schoene-bescherung-bea-relaunch-drei-wochen-vor-weihnachten/ vom 30.11.2021). Praxistipp: Verwenden Sie besser ein Dokument mit Ihrem Kanzleibriefkopf.

Ein Aufruf des beA-Anwenderhandbuchs über den Hilfe-Link in der beA-Webanwendung wurde unterdrückt, wenn im verwendeten Browser ein Pop-Up-Blocker aktiviert ist.

In der beA-App wird nach Aktualisierung die App-Version 4.0.5 wieder im Querformat nutzbar sein.