In Verwaltung, Justiz und zahlreichen privatwirtschaftlichen Unternehmen werden im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung mehr und mehr elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme eingesetzt. Zur Umsetzung des elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehrs lassen Rechtsvorschriften die elektronische Aktenführung zu oder schreiben sie gar vor. Die Originale werden bislang vielfach weiter aufbewahrt, um ggfs. folgenreiche Konflikte mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften zu vermeiden. Gleichzeitig werden sie zur Erleichterung der internen Aktenbearbeitung aber eingescannt.
Diese zusätzliche Aufbewahrung der Papieroriginale führt zu einer hohen finanziellen und organisatorischen Belastung der betroffenen Stellen. In rechtlicher Hinsicht bestehen – neben der in verschiedenen Rechtsgebieten sehr unterschiedlichen Regelungen zur Zulässigkeit des ersetzenden Scannens – Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich ausgestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen.
Die TR RESISCAN hat zum Ziel, diese Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des Scannens zu schließen. Diese technische Richtlinie führt entlang eines strukturierten Scanprozesses die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammen. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die neue Version 1.5 der TR-03138 RESICAN veröffentlicht.
Die neue Version ist vom 21.11.2024 und beschreibt die notwendigen Maßnahmen zum ersetzenden Scannen, also zum beweiskrafterhaltenden Digitalisieren von Papierdokumenten, die dann im Anschluss vernichtet werden können.
Weiterführende Informationen sind auf der Seite des BSI unter:
zu finden!
