C. beA – Update 3.15 – XJustiz-Version und weitere Features

Verfasserin: Ilona Cosack Fachbuchautorin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare

Einmal jährlich gibt es eine neue XJustiz-Version. Zum 31.10.22 war es wieder so weit. Dazu hat die BRAK am 27.10.22 das beA angepasst und gleichzeitig weitere Änderungen vorgenommen.

Neue beA Client Security 3.15.0.1

Wie fast immer bei neuen beA-Versionen, muss das Update der Anwendungskomponente der beA Client Security zwingend installiert und aktualisiert werden, um weiterhin mit beA arbeiten zu können.

II.

XJustiz-Version 3.3.1

Auf der Seite https://xjustiz.justiz.de wird erklärt:

„XJustiz ist ein zur Realisierung des elektronischen Rechtsverkehrs entwickelter Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten (Bürgern, Unternehmen, Rechtsanwälten, IHKs) und den Gerichten enthält.

XJustiz bildet die Grundlage für den Austausch von Verfahrensdaten in Justizverfahren. Es besteht aus einer Reihe von XML-Schemata, d.h. fest definierten Datenfeldern im XML-Format. Ein Grundmodul mit allgemein benötigten Daten (z.B. Gerichtsbezeichnung, Aktenzeichen) wird durch Fachmodule mit fachspezifischen Daten (z.B. Strafverfahren, Mahnverfahren, Register) und Wertelisten (z.B. Bezeichnung von Staaten) ergänzt.

XJustiz ist Bestandteil der organisatorisch-technischen Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften (OT-Leit-ERV), die von der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) entwickelt und von der BLK am 13.5.2005 für den Echtbetrieb freigegeben wurden.“

Was kompliziert klingt, ist für beA-Anwender:innen unproblematisch: Die BRAK kümmert sich darum, dass rechtzeitig die neue XJustiz-Version für das beA bereitsteht. Da der verpflichtend bei Sendungen an das Gericht beizufügende XJustiz-Strukturdatensatz als Pflichtfeld deklariert ist, ist seitens der Anwender:innen darauf zu achten, dass hier die richtige Justizbehörde eingetragen ist, der Empfänger muss mit dem Pflichtfeld Justizbehörde identisch sein. Sollte eine Behörde mit einem besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo), z.B. ein Finanzamt, als Empfänger adressiert werden, so weist beA mit einem Hinweis darauf hin, dass hier ein Eintrag auszuwählen ist.

Wählen Sie dann als Justizbehörde das oben befindliche Feld „Unbekannt“ aus. Das gilt auch, wenn Sie an eine natürliche Person, z.B. eine Kolleg:in schreiben, auch hier muss beim Pflichtfeld Justizbehörde „Unbekannt“ ausgewählt werden.

Praxistipp:

Finanzämter finden Sie im beA am besten, wenn Sie im Feld „Name“ ELSTER eingeben und durch PLZ oder Stadt eingrenzen.

III.

Wegfall der Nachrichtenkennzeichnung „dringend“ und „zu prüfen“

Die bislang unterhalb des Empfängers stehenden Kästchen für „dringend“ und „zu prüfen“ sind ersatzlos entfallen. Das ist gut so, denn die Inhalte der Kästchen wurden nicht an den Empfänger übertragen und dienten lediglich der internen Kommunikation. Sie sind daher auch nicht mehr in der Spaltenauswahl zu finden. Einzig das Feld „persönlich/vertraulich“ ist erhalten geblieben für die Sendungen der RAK an ihre Mitglieder sowie für die Sendung an Kolleg:innen, denen man über beA eine Beanstandung gem. § 25 BRAO zukommen lassen will.

IV.

NEU: Sendungspriorität

Nachrichten an Gerichte und Staatsanwaltschaften können nunmehr in der beA-Webanwendung mit einer Sendungspriorität versehen werden. Nach der Auswahl der Justizbehörde erscheint unterhalb des Empfängers ein neues Feld „Sendungspriorität“:

Hier kann neben einer Vielzahl an Auswahlmöglichkeiten nach den Vorgaben der Justiz auch „Eilt“ ausgewählt werden. Diese Sendungspriorität wird elektronisch in den maschinell lesbaren Strukturdatensatz übernommen und so an den Empfänger übermittelt.

Praxistipp:

Stellen Sie in der Spaltenauswahl die neue Möglichkeit „Sendungspriorität“ in der aktuellen Auswahl ein, so erscheint ein kleines blaues Ausrufezeichen in der Nachrichtenübersicht. Die BRAK weist jedoch darauf hin, dass Gerichte, bei denen Nachrichten ausgedruckt werden, die Sendungspriorität „Eilt“ nicht zwingend berücksichtigen. Daher solle man „bis auf Weiteres“ im Schriftsatz selbst auf die Eilbedürftigkeit hinweisen!

Der BRAK-Support weist darauf hin:

„ACHTUNG: Dieses Feld steht nicht für einen Versand innerhalb des beA-Systems, also an andere beA-Empfänger, zur Verfügung!“

Anzeige von elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEB)

Das eEB ist ebenfalls ein Strukturdatensatz, so dass die hier eingetragenen Daten vom Absender nicht beeinflusst werden können. Einzige Ausnahme bildet beim Hochladen des Anhangs das Feld „Anhangs-Bezeichnung“. Die dort eingetragenen Angaben finden sich im eEB (z.B. bei Zustellung von Anwältin zu Anwalt) wieder. Ansonsten kann dieses Feld von der Justiz nicht maschinell ausgelesen werden und kann daher leer bleiben.

Nunmehr wird bei einer eEB-Abgabe, die über den sicheren Übermittlungsweg erfolgt, deutlicher angezeigt, dass das eEB in Vertretung abgegeben wurde.

Praxistipp:

Die Weiterleitung eines eEB an andere beA-Postfächer ist nicht möglich! Legen Sie fest, wer Zugang zum beA-Postfach (auch beim beA-Gesellschaftspostfach) hat und wer wann das eEB als zugestellt entgegennimmt und das eEB abgibt. Erst mit der Abgabe des eEB beginnt die (Not)Frist zu laufen. Wer allerdings als Anwalt gegen § 26 RAVPV verstößt und ein eEB von einer Auszubildenden der Kanzlei (mit der Anwaltskarte) abgeben lässt, der muss das eEB gegen sich gelten lassen (BSG, Urt. v. 14.7.22, B3 KR 2/21 R).

VI.

Anmeldung am Akteneinsichtsportal der Justiz

Nunmehr können bei der Anmeldung am Akteneinsichtsportal https://www.akteneinsichtsportal.de/ die elektronisch verfügbaren Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften mit der beA-Karte oder einem beA-Software-Zertifikat eingesehen werden. Wählen Sie beim Verzeichnisdienst die beA-Postfächer aus:

Nach der Auswahl des Sicherheits-Tokens und einer einmaligen PIN-Eingabe gelangt man in das Akteneinsichtsportal:

Praxistipp:

Die Justiz verwendet die SAFE-ID der Anwälte, daher kann die Akteneinsicht nur persönlich und nicht über die Mitarbeitenden erfolgen.

VII.

Änderungen beim BRAV

Das Bundesweite Amtliche Anwaltsverzeichnis (BRAV), erreichbar unter www.rechtsanwaltsregister.org oder https://www.bea-brak.de/bravsearch/search.brak enthält nun auch Angaben zu Zustellungsbevollmächtigten. Des Weiteren wird die Beschränkung der Treffer in der BRAV-Suche aufgehoben. Und in der englischsprachigen Version werden die Umlaute bei „Rechtsanwältin“ jetzt korrekt dargestellt.

VIII.

Fehlerbehebungen

Beim Versenden von Nachrichten werden nunmehr nicht mehr alle Nachrichten blockiert, wenn es eine Fehlermeldung für eine Nachricht gibt.
Wenn ein Strukturdatensatz nicht erfolgreich übermittelt werden kann, wird die Nachricht nicht versandt, sondern gespeichert. Der Versand kann dann erneut angestoßen werden und wird nur abgeschlossen, wenn auch der Strukturdatensatz erfolgreich mitgegeben wird.
Neuer Prüfmechanismus: Nachrichten mit Sonderzeichen in den Feldern „Betreff“ oder „Aktenzeichen“ können nicht mehr versendet werden, da diese bei der Justiz nicht verarbeitet werden können. beA bringt dann eine Fehlermeldung:

Der beA-Support schreibt:

„& – , / ! ( ) _ + können weiterhin verwendet werden, Fehler verursachen bspw. der lange Gedankenstrich (–) und der Backslash ().“

Wichtig!

Durch den Prüfmechanismus kann es passieren, dass Nachrichtenanhänge beim Versand nicht mit übertragen werden. Ein Vorabspeichern als Entwurf kann dieses Problem lösen. Prüfen Sie nach dem Versand im Ordner „Gesendet“, ob alle Nachrichtenanhänge vollständig übertragen wurden (vgl. BGH, Beschl. v. 20.9.22, XI ZB 14/22).

Signatur mit der Fernsignatur: In bestimmten Konstellationen konnte es vorkommen, dass bei Nutzung der Fernsignatur eine doppelte Signaturdatei erstellt wurde, was zur Fehlermeldung führte. Der Fehler wurde behoben.

IX.