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B. beA – Updates

Das beA-Update auf die Version 3.10 hat gravierende Änderungen in der Optik und in der Bedienbarkeit mit sich gebracht. Der Umstieg war leider mehr als holprig:

Mit Sondernewsletter 3/2022 vom Montag, 21.2.2022 kündigte die BRAK an, am Donnerstag, 24.2.2022 (Weiberfastnacht), die Version 3.10 zur Verfügung zu stellen. Es erfolgte noch ein wichtiger Hinweis: „Bitte Entwürfe möglichst vor Umstellung der beA-Version zu versenden!“ Anstelle des beA-Update wurde jedoch am 24.2.2022 die geplante beA-Aktualisierung auf die Version 3.10 „kurzfristig“ abgesagt.

Am Samstag, 26.2.2022, erfolgte dann die Umstellung, ohne die Nutzer vorher zu informieren. Stattdessen gab es im Nachhinein, am Rosenmontag, 28.2.2022 um14.50 Uhr einen weiteren Sondernewsletter Nr. 5/2022 mit einem Tutorial-Video zur neuen beA-Version 3.10.

Planung und offene Kommunikation sieht anders aus. Der Screenshot im Sondernewsletter 5/2022 zeigt ein Bild vom 16.12.2021 und das neue Feld „Persönlich/vertraulich“, das erst in der Version 3.11 umgesetzt wurde, ist schon zu sehen. Durchaus irritierend für die Anwender.

I.Änderungen der Version 3.10 im Überblick

1.Zugriff auf mehrere Postfächer

Hat ein Benutzer Zugriff auf mehrere Postfächer, so werden diese jetzt in einer alphabetischen Reihenfolge dargestellt. Das zweite Postfach sieht man erst, wenn man auf den kleinen Pfeil hinter dem Ort klickt. In der Version 3.10 konnte man nur 7 Postfächer auf einen Blick sehen, die weiteren Postfächer waren nur per „Pfeil-nach-unten-Taste“ zu erreichen. Seit der Korrektur in Version 3.11 gibt es einen Rollbalken, um weitere Benutzer einfacher zu erreichen.

2.Anlegen von Unterordnern

Das Anlegen von Unterordnern ist jetzt einfacher möglich. Unterhalb des Ordners „Papierkorb“ befindet sich ein Button „Neuer Ordner“. Markieren Sie den Ordner, in welchem Sie einen Unterordner anlegen wollen. Danach kann direkt ein neuer Ordner angelegt werden.

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3.Löschen von Unterordnern

Genauso einfach kann ein neuer Ordner mit dem Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.

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4.Feldgröße zwischen Ordner und „Meine persönlichen Sichten“ verschieben

Die blaue Linie zwischen dem Postfach und den persönlichen Sichten des angemeldeten Benutzers kann – je nach Bildschirmgröße nach oben oder unten verschoben werden.

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5.Meine persönlichen Sichten

Das Erstellen von persönlichen Sichten kann direkt mit dem Button „Sicht erstellen“ erfolgen. Das System wechselt in die Einstellungen. Mit dem jetzt auf der rechten Seite befindlichen Button „Sichten verwalten“ kann man für mehrere Anwälte gleichzeitig z.B. anzeigen lassen, ob sich im Ordner „Entwürfe“ noch Dokumente befinden, die noch nicht versandt wurden.

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Praxistipp:

Nutzer von Anwaltssoftware, die mit ihrer Software versenden, sollten aus Haftungsgründen bei mehreren Anwälten eine Sicht „Postausgang“ anlegen und in der beA-Webanwendung kontrollieren, ob sich in diesem Ordner noch Nachrichten befinden. Sollte sich in diesem Ordner bei Feierabend noch eine Nachricht befinden, weist dies darauf hin, dass die Nachricht noch nicht ordnungsgemäß beim Empfänger eingegangen ist. Bereits am 4.10.2019 ist der 2. Zivilsenat des Saarländischen OLG (2 U 117/19) von einem Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten ausgegangen, wenn nicht sichergestellt wird, dass die automatisierte Eingangsbestätigung (§ 130a Abs. 5 ZPO) kontrolliert wird. Auch diejenigen, die ausschließlich die beA-Webanwendung verwenden, können bei mehreren Anwälten eine persönliche Sicht „Postausgang“ erstellen.

An dieser Stelle soll nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass es nicht genügt, wenn in der Nachrichtenübersicht im Übermittlungsstatus der Hinweis „Erfolgreich“ angezeigt wird.

Dieser Hinweis ist derzeit noch auf der Seite des beA-Support-Portals unter dem Link https://portal.beasupport.de/neuigkeiten/nachweis-ueber-den-zugang-von-nachrichten-bei-gerichten-stellungnahme-der-brak zu finden:

Nachweis über den Zugang von Nachrichten bei Gerichten – Stellungnahme der BRAK

Darin wird ausgeführt:

„§ 130a Abs. 5 S. 1 ZPO rekurriert nicht auf „die“ elektronische beA-Nachricht, sondern auf „das“ elektronische Dokument. Ein elektronisches Dokument ist gem. § 130a Abs. 1 ZPO jeweils der vorbereitende Schriftsatz und jeweils seine Anlagen sowie die sonstigen in der Vorschrift genannten Dokumente. Daher nimmt die automatisierte Eingangsbestätigung nicht Bezug auf die beA-Nachricht, sondern bestätigt ausdrücklich in der Auflistung der übermittelten elektronischen Dokumente deren Eingang auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts, also dem Intermediär, an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit. Die Auflistung der übermittelten Dateien in der Eingangsbestätigung ist also nicht nur schmückende Beiwerk, sondern „die“ automatisierte Eingangsbestätigung bezogen auf genau diese Dokumente. Mehr bedarf es nicht, um den fristwahrenden Eingang des anwaltlichen Schriftsatzes bei Gericht nachzuweisen (vgl. BT-Drucksache 17/12634, S. 26).“

6.Funktions-Button wandern an den rechten Seitenrand

Die bisher oberhalb der Nachrichtenübersicht befindlichen Button für die Funktionen sind an den rechten Seitenrand gewandert und werden jetzt nach Priorität aufgeführt. Bislang in den Einstellungen versteckt war die Spaltenauswahl, die jetzt direkt über die Leiste erreicht werden kann.

Ebenso findet sich direkt die Möglichkeit, eine Adresse „In mein Adressbuch speichern“.

Wer die Inhalte der Symbole verinnerlicht hat, kann die Beschreibung mit den unteren Doppelpfeiltasten wegklicken, das vergrößert bei kleineren Monitoren die Nachrichtenübersicht. Mit „Mouse-Over“ wird angezeigt, was sich hinter den Symbolen verbirgt.

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7.Neue Nachricht öffnet sich im selben Fenster

Gravierend zu den Vorgängerversionen ist der Unterschied, dass eine neue Nachricht sich innerhalb des Hauptfensters öffnet. Weitere Fenster, die das Ausschalten von Pop-Up-Blockern erfordern, sind nicht mehr notwendig. Nachteil ist allerdings, dass lediglich ein Nachrichtenfenster geöffnet werden kann, mehrere Nachrichtenfenster gleichzeitig sind nicht mehr möglich.

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Achten Sie darauf, die Nachricht als Entwurf zu speichern, bevor Sie den Linkspfeil betätigen, da das Bestätigen der Meldung mit „Ja“

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den Entwurf verliert und sämtliche Eingaben erneut erfolgen müssen. Positiv ist, dass der Ablauf des Zeitfensters jetzt immer im Blick bleibt und jederzeit wieder hochgesetzt werden kann.

8.Mehrere Empfänger in einer Nachricht

Nunmehr können, auch bei der Anforderung eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB), mehrere Empfänger gleichzeitig adressiert werden. Das System sendet allerdings einzelne Nachrichten an jeden Empfänger. Der jeweilige Empfänger kann nicht erkennen, dass an weitere Empfänger die Nachricht ebenfalls versandt wurde. Wenn Sie den Gerichten Arbeit ersparen wollen, weisen Sie darauf hin, wer den Schriftsatz ebenfalls erhalten hat. An ein Gericht kann kein eEB gesendet werden, das Feld ist ausgegraut. Da es die automatisierte Eingangsbestätigung gibt, ist ein eEB auch nicht erforderlich. Das Feld „Strukturdatensatz“ wird jetzt versteckt und der Strukturdatensatz wird erst in der gesendeten Nachricht als „xjustiz-nachricht.xml“ dargestellt. Dennoch findet sich unterhalb des Feldes „Aktenzeichen Sender“ das Pflichtfeld „Justizbehörde“. Dort trägt das System automatisch das als Empfänger angegebene Gericht ein. Wird nur an einen Anwalt zugestellt, so ist dort als „Justizbehörde“ der Eintrag „Unbekannt“ anzuklicken.

Der externe Strukturdatensatz bezieht sich auf Nachrichten, mit denen eine Schutzschrift versendet wird. Außerhalb der Verfahren des ZSSR ist dieses Feld unbeachtlich.

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9.Entfall des Nachrichtentyps

Die Auswahl: Allgemeine Nachricht, Mahnantrag oder Testnachricht ist entfallen. Das Feld wird nicht mehr abgefragt. Mahnanträge oder Folgenachrichten im Mahnverfahren können dennoch problemlos über das beA verschickt werden.

10.Nachrichtentext

Anstelle das Nachrichtenfeld (wie eigentlich geplant, da es von der Justiz nicht maschinell ausgelesen werden kann) komplett wegfallen zu lassen, holt die BRAK das mittlerweile unter die Dateinamen versteckte Feld „Nachrichtentext“ wieder ans Licht. Sie schreibt dazu:

„Aufgrund geänderter Anforderungen der Justiz an die Nachrichtenstruktur kann ein Nachrichtentext zukünftig nicht mehr im Textfeld einer beA-Nachricht an einen Empfänger übertragen werden. Die beA-Webanwendung ermöglicht es dem Benutzer indes weiterhin, das Eingabefeld für den Nachrichtentext wie bisher ausfüllen. Um gleichwohl den Anforderungen der Justiz zu genügen und die Übertragung des Nachrichtentextes sicherzustellen, wandelt die beA-Webanwendung beim Speichern und Senden eines Nachrichtenentwurfs automatisch den eingegebenen Nachrichtentext in das Format PDF mit dem vordefinierten Namen „Nachrichtentext.pdf“ um und fügt ihn als Anhang der Nachricht hinzu. So können Sie auch weiterhin die Option nutzen, dem Empfänger Ihrer Nachricht durch Nutzung des Felds „Nachrichtentext“ Informationen zu übermitteln.“

Daher erfährt auch die „Nachrichten-Fußzeile“ eine Aufwertung: Beim Erstellen einer neuen Nachricht lädt der Button an prominenter Stelle zum Klicken ein (vorausgesetzt, man hat die Fußzeile vorher für jeden Anwalt angelegt, maximal eine Fußzeile ist möglich).

Wichtig zu wissen:

Es handelt sich um einen „Blankobogen“ ohne Absenderinformationen und Kommunikationsdaten. Hinzu kommt, dass die generierte PDF-Datei nicht automatisch ausgelesen werden kann, der Empfänger muss diese Datei öffnen, um den Nachrichtentext zu lesen.

11.Änderung der Nachrichtenstruktur und Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN 2)

Im Hinblick auf die Diskussionen zum Wegfall des signierten Zeitstempels beim Nachrichtenexport (vgl. eBroschüre 5/2021 Rn 29 ff.) ist interessant zu lesen, dass die BRAK die Vorbereitungen und Anpassungen im Rahmen des Updates auf die Version 3.10 umgesetzt hat, dies zunächst für den Anwender noch keine Auswirkungen habe, da „die tatsächliche Umstellung auf die neue Nachrichtenstruktur erst zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden wird, wenn alle Partner im elektronischen Rechtsverkehr die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben.“

Zu diesem Zweck soll eine fortgeschrittene elektronische Signatur (feS) zu einer neu eingeführten Datei „vhn.xml“ erstellt und zusammen mit der „vhn.xml“ jeder Nachricht hinzugefügt werden.

II.Änderungen der Version 3.11 im Überblick

Mit Sondernewsletter vom 28.3.2022 wurde die neue beA Version 3.11 angekündigt und zum 31.3.2022 umgesetzt. Wie immer geht mit der neuen beA Version auch ein Update der beA Client Security einher. Das führte für 100 Minuten zu Performance-Einbußen:

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Und dann kamen noch 45 Minuten Ausfall der Telefonanlage dazu:

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Und am 2.4. wurde nachts eine neue Version der beA Client Security zur Verfügung gestellt:

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Dies führte in dieser Zeit zu folgender Fehlermeldung:

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Die neue Version der beA Client Security lautet: 3.11.0.3

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1.Erhöhung der Dateianzahl und Dateimengen

Zum 1.4.2022 erhöhte sich die Anzahl der möglichen Dateien in einer Nachricht von 100 Dateien auf 200 Dateien und von 60 MB auf 100 MB. Ab 1.1.2023 werden diese nochmals erweitert: Auf dann 1.000 Dateien und 200 MB.

2.Kennzeichnen von Nachrichtenentwürfen als „Persönlich/vertraulich“

Waren bislang die Kästchen „Dringend“ und „Zu prüfen“ nur für die interne Bearbeitung, wurden nicht an den Empfänger übertragen und sollen zu dem zukünftigen Zeitpunkt ersatzlos entfallen, gibt es nun ein weiteres Kästchen „Persönlich/vertraulich“:

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Dieses dient dazu, Nachrichten von Anwalt zu Anwalt gemäß § 25 BORA zu kennzeichnen. Für die Übersendung an Empfänger außerhalb des beA (Gerichte, Behörden etc.) ist das Feld nicht geeignet. Damit diese in der Nachrichtenübersicht angezeigt werden können, ist in der Spaltenauswahl der Begriff „Persönlich/vertraulich“ in die rechte Spalte zu übernehmen. Dann ist ein kleines graues Schloss ersichtlich.

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Die BRAK weist darauf hin: „In der Druckansicht nach Betätigung der Schaltfläche „Drucken“ und im Nachrichtenexport nach Betätigung der Schaltfläche „Exportieren“ ist das Kennzeichen „persönlich/vertraulich“ in der beA-Version 3.11 nicht sichtbar. Diese Funktionalitäten werden mit einer der folgenden Versionen der beA-Webanwendung zur Verfügung gestellt werden.“

3.Vereinfachte Auswahl von Authentifizierungstoken

Es gibt verschiedene Bezeichnungen für die beA-Karte, sie wird auch Sicherheitstoken oder Authentifizierungstoken genannt. Ab der Version 3.11 wird der Sicherheitstoken direkt ausgewählt, wenn nur ein Sicherheitstoken (entweder die beA-Karte = Hardwarezertifikat (HW) oder das Softwarezertifikat (SW) vorhanden ist.

4.Unterstützung von Signaturkarten der Generation D-Trust 4.1

Die BRAK teilt mit, dass mit Bereitstellung der beA-Version 3.11 Signaturkarten der Generation D-Trust 4.1 in der beA-Webanwendung für das Anbringen qualifizierter elektronischer Signaturen verwendet werden können.

5.Vorbereitungen auf eine neue Generation von Chipkarten der Bundesnotarkammer

In der beA Version 3.11 wurden die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen, um die neue Generation von Chipkarten zu nutzen. Die BRAK wird zu einem späteren Zeitpunkt über den Umstellungsvorgang noch einmal genauer informieren.

6.Fehlerbehebungen

Während einige Fehler mit neuen Updates immer wieder behoben werden, gibt es als „Known Issue“ noch einige Fehler:

  • Fehler nach der Aktualisierung der beA Client Security auf TerminalserverWird die beA Client Security in Verbindung mit einem Terminalserver verwendet, so erscheint bei einer gleichzeitigen Nutzung mehrerer Anwender die Meldung „Fehler beim Starten der beA Client Security“. Mit dem Update vom 2.4.2022 erfolgte die Behebung des Fehlers..
  • Auffälligkeit beim Export von Nachrichten mit großen AnhängenMit der beA-Version 3.11 werden die für den Versand von Nachrichten mit mehr Datenvolumen erforderlichen Anpassungen der beA-Webanwendung bereitgestellt. Derzeit kann es noch vorkommen, dass es beim Export einer Nachricht mit Anhängen ab ca. 70 MB zu einer Fehlermeldung kommt und der Export nicht erfolgt. Einschränkungen beim Versand und Empfang von Nachrichten mit großen Anhängen bestehen nicht, solange diese die bekanntgemachten Grenzen nicht überschreiten. Die Behebung des Fehlers wird zeitnah erfolgen. Empfangene Nachrichten, die nicht exportiert werden konnten, können dann exportiert werden und müssen nicht erneut angefordert werden.
  • In Prüfung befindet sich auch:
  • Fehler im beA durch Übermittlung eines fehlerhaften StrukturdatensatzesIn Zusammenarbeit mit der Justiz werden derzeit Auffälligkeiten geprüft, die gemäß unseren Analysen auf die Übermittlung von fehlerhaften Strukturdatensätzen durch den Absender zurückzuführen sind. Beim Empfang einer solchen Nachricht erscheint einmalig eine Fehlermeldung, die besagt, dass der Strukturdatensatz invalide sei. Der Export einer solchen Nachricht ist dann oft nicht möglich. Zudem sind für diese Nachrichten die Rücksendungen von elektronischen Empfangsbekenntnissen ebenfalls meist nicht möglich. Wir verweisen entsprechend auf den Wissensdatenbankartikel Ersatzeinreichung bei technischen Störungen (beasupport.de).

III.Umgestaltung des Serviceportals

Seit dem 25.2.2022 präsentiert sich das beA-Serviceportal im neuen Look. Über Geschmack lässt sich bekanntlich streiten. Nach Meinung der Autorin ist das neue beA-Portal eher unübersichtlicher geworden, zumal die Informationen zu alten Updates nicht mehr oder nur sehr schwer auffindbar sind. Die „echten“ Menschen vermittelten eher Sympathie als die stilisierten Personen, die jetzt zu sehen sind.

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Ein weiteres Manko ist die Abschaltung des persönlichen Log-In, bei dem man direkt ein Ticket einstellen konnte. Derzeit bleiben nur noch die Möglichkeiten, den Support über E-Mail: servicedesk@beasupport.de und Montag bis Freitag per Telefon von 8–20 Uhr unter 030 21 787 017 zu erreichen.

IV.Störungen seit Februar 2022

Hatten wir in der letzten Ausgabe die Störungen bis Ende Januar unter die Lupe genommen, so war der Februar geprägt von Wartungsarbeiten. Diese wurden entweder am Wochenende oder nachts nach 00:30 Uhr vorgenommen. Leider endet die aktuelle beA-Störungsdokumentation mit dem Stand 21.3.2022 bei den Wartungsarbeiten vom 26.2.2022, danach eingetretene Störungen sind noch nicht dokumentiert.

V.eBO soll zum 1.6.2022 bereit stehen

Die Justiz teilt mit, dass die Produkte der Hersteller Governikus und Procilon ab dem 1.6.2022 bereitstehen sollen. Voraussichtlich im zweiten Quartal soll für die Kommunikation mit der Justiz auch das kostenfreie OZG-Nutzerkonto verwendet werden können.

VI.Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit

Auf dem Dt. Anwaltstag in Hamburg wird am Donnerstag, 23.6.2022, von 11–12.30 Uhr ein Erfahrungsaustausch zum beA stattfinden. Unter der Überschrift:

Praxis Review: 6 Monate aktive beA – Nutzungspflicht

findet eine Podiumsdiskussion mit Rechtsanwältin Julia von Seltmann von der BRAK, der Präsidentin des Landgerichts Wiesbaden, Dr. Cornelia Menhofer, Rechtsanwalt und Mediator Dr. Thomas Lapp (Vorstandsmitglied des EDV-Gerichtstages), Rechtsanwalt und Notar Ulrich Volk, und der Autorin dieses Artikels statt. Moderiert wird die Diskussion von Rechtsanwältin Ulrike Silbermann, die ebenso wie Dr. Lapp und Ulrich Volk Mitglied des Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr des DAV ist.

Wir freuen uns, wenn Sie uns unter mail@abc-anwalt.de oder unter https://bea-abc.de/kontakt/ Ihre Erfahrungen mitteilen:

Die Gesetze und Verordnungen rund um den elektronischen Rechtsverkehr regeln den SOLLZUSTAND. Wie aber ist der ISTZUSTAND? Was ist gut und was ist weniger gut umgesetzt worden in den ersten 6 Monaten des obligatorischen ERV?

So hat die Finanzverwaltung mitgeteilt, dass sie Nachrichten, die über das beA eingehen nicht beantworten kann und als bevorzugten Weg Anwälte ELSTER nutzen sollen.

Offenbar haben die Finanzämter, obwohl auch hier seit dem 1.1.2022 die aktive Nutzungspflicht gilt, sich mit dem elektronischen Rechtsverkehr noch nicht befasst.

Hierzu auszugsweise eine Entscheidung des Amtsgerichts Hamburg vom 21.2.2022 – 67 h IN 29/22 (Volltext veröffentlicht bei Burhoff: https://www.burhoff.de/asp_weitere_beschluesse/inhalte/6888.htm)

„Mit normaler Briefpost v. 7.2.2022, Eingang: 9.2.2022, stellte die Antragstellerin, ein Finanzamt, beim Insolvenzgericht Hamburg einen Gläubigerinsolvenzantrag gegen die Schuldnerin…Das Insolvenzgericht hat mit Verfügungshinweis v. 10.2.2022, der Antragstellerin am 15.2.2022 zugestellt, auf die Geltung v. § 130d ZPO i.V.m. § 4 InsO und auf die mangelnde Glaubhaftmachung der Zahlungsunfähigkeit der Antragsgegnerin hingewiesen. Mit elektronischer Post, Servereingang am 17.2.2022, 14:30 Uhr, sandte die Antragstellerin kommentarlos den bisher unter dem 7.2.2022 datierten Insolvenzantrag mit gleichem Wortlaut, aber mit Datum v. 16.2.2022, neu ein. …

Aus dem Bereich der Finanzämter sind Ersuchen an das Insolvenzgericht gerichtet worden, die Anwendung der vorgenannten Vorschrift „auszusetzen“ oder ein „Moratorium“, zumindest ca. bis Ende März, für die Anwendung vorzusehen, da teilweise die technischen Voraussetzungen zur Übermittlung v. Schriftstücken in elektronischer Form noch nicht geschaffen bzw. die Anwendung noch teilweise nicht eingeübt bzw. die Anwendung noch teilweise nicht sicher ablaufend sei. …

Die Einführung der vorgenannten Antragseinreichungsvoraussetzung kam daher mit einer Vorbereitungszeit v. acht Jahren und 2,5 Monaten nicht überraschend. Zum anderen sieht die Norm kein gerichtliches Ermessen bei der Anwendung vor. …Von einer Behörde ist zu erwarten, dass der Wortlaut des Gesetzes ohne weitere Hinweise zur erwarteten Umsetzung, insbesondere, wenn dieser so eindeutig ist, wie die vorbezeichneten Normsätze, gelesen und zur Kenntnis genommen und umgesetzt werden.

Soweit die Finanzverwaltungen teilweise an Insolvenzrichter herangetreten sind, um abzusprechen, wie solche Glaubhaftmachungen im vorgenannten Sinne für den Bereich des § 130d Satz 2 und Satz 3 ZPO abzufassen sind und zu lauten hätten, …

Das – mit im Grunde unverständlichem Schriftsatz v. 8.2.2022, der wiederum wegen § 130d ZPO unbeachtlich ist …“

Welche Erfahrungen haben Sie in Ihrem Bundesland und in Ihrem Fachbereich mit Gerichten und Behörden gemacht? Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, den ERV zu optimieren.

Wir werden dazu in der nächsten E-Broschüre berichten.

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