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B. Start der aktiven Nutzungspflicht des beA zum 1.1.22: Jetzt beginnt die Praxis

Verfasserin: Ilona Cosack Fachbuchautorin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, Mainz

Allen Unkenrufen zum Trotz hat das beA den Jahreswechsel schadlos überstanden. Hofften die Skeptiker, dass der zwischen den Jahren turnusmäßig stattfindende Kongress des Chaos Computer Clubs dem beA wieder ein Bein stellen würde, so gilt jetzt dauerhaft:

„Jetzt bist du da, beA

Du bist unser größter Star

Wir wollen nie wieder analog kommunizieren

Du bist da, das ist fein

Wir wollen nie wieder ohne sein

beA, beA

Du bist so wunderbar!“

Mit diesem beA-Song warf Rechtsanwalt Dr. Dominik Herzog zum Neustart des beA am 3.9.2018 einen humorvollen Blick auf die Kommunikation der BRAK zum beA-Chaos.

Mehr als drei Jahre gab es Zeit und Gelegenheit, den Umgang mit dem beA zu lernen. Dennoch haben viele Kanzleien sich erst kurz vor dem Jahreswechsel 2021/2022 mit dem beA befasst und auch aktuell gibt es unzählige Fragen, die durch die aktive Nutzung aufgeworfen werden.

Im folgenden Beitrag geben wir einige Antworten auf praktische Fragen bei der Nutzung:

I.

Ich kann mich nicht am Postfach anmelden, es kommt die Meldung, dass kein geeigneter Sicherheits-Token gefunden wird.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Hürde zu überwinden:

1. Beenden Sie die beA Client Security manuell >rechte Maustaste auf das beA-Symbol, das meist unten auf der Taskleiste, ggf. auch versteckt bei den ausgeblendeten Symbolen, liegt.

2. Stecken Sie dann die Karte erneut in das Lesegerät und starten Sie dann die beA Client Security neu. In aller Regel hilft das weiter.

3. Falls nicht:

4. Prüfen Sie, ob Ihr Kartenlesegerät ein Update braucht. Kartenlesegeräte zeigen beim Einstecken häufig die Versionsnummer an und danach geht das Display wieder aus und das Lesegerät reagiert nicht mehr. Das bedeutet nicht, dass das Lesegerät defekt ist, sondern ist ein Hinweis darauf, dass es ggf. ein Update braucht. Wenn Sie ein Lesegerät der Firma REINER nutzen, prüfen Sie mit dem cyberJack Gerätemanager, ob eine Aktualisierung erforderlich ist.

5. Wenn das nicht weiterhilft, kann man auch mit einem anderen USB-Anschluss prüfen, ob es ggf. am USB-Anschluss liegt. Ein USB-HUB (zusätzliche USB-Einsteckmöglichkeiten) kann helfen, wenn zu wenige USB-Anschlüsse vorhanden sind.

6. Prüfen Sie mit einer anderen beA-Karte, ob damit der Zugang gelingt.

7. Auch ein zweites Lesegerät kann als Backup hilfreich sein.

8. Verwenden Sie ein beA Software-Zertifikat. https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products/18393998

Damit können Sie sich zumindest ins beA einloggen. Eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ist damit jedoch nicht möglich.

9. Es kann auch sinnvoll sein, die beA Client Security zu deinstallieren und neu zu installieren. Gehen Sie auf die Startseite des beA: https://www.bea-brak.de und klicken Sie auf das passende Betriebssystem:

Die derzeit aktuelle Version ist die 3.9.0.8:

Praxistipp:

Nehmen Sie die beA Client Security aus dem Autostart und starten und beenden Sie diese manuell. Am 10.12.2021 war auch das beA von einer kritischen Schwachstelle (Log4Shell) in einer Softwarekomponente betroffen. Zwar wurde die Sicherheitslücke vom beA-Dienstleister Wesroc sehr schnell behoben, dennoch kann man sein System vor Hackerangriffen schützen, wenn man die beA Client Security nur dann startet, wenn Nachrichten im beA abgerufen oder versendet werden.

10. Prüfen Sie, ob Ihr Browser aktuell ist. Testen Sie ggf. einen anderen Browser. Windows-Nutzer können beA mit dem Microsoft Edge (nicht mehr mit dem Internet-Explorer!), Google Chrome oder Mozilla Firefox aufrufen. Diese Browser werden vom beA-Support regelmäßig getestet.

11. Achten Sie darauf, dass der Browser nicht die Pop-up-Fenster des beA blockiert. Pop-ups müssen für https://www.bea-brak.de immer erlaubt werden. Der beA-Support hat eine ausführliche Anleitung in der Wissensdatenbank hinterlegt: https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/article/188

Praxistipp:

Die Rechtsprechung orientiert sich bei den Sorgfaltspflichten an der bisherigen Fax-Rechtsprechung. Das hat der BGH mit Beschl. v. 11.5.2021 – VIII ZB 9/20, bekräftigt:

„Die anwaltlichen Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Übermittlung von fristgebundenen Schriftsätzen im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs per beA entsprechen denen bei Übersendung von Schriftsätzen per Telefax.“

Der Anwalt muss rechtzeitig vor Fristablauf mit dem Senden beginnen und auch technische Probleme einkalkulieren. So hat der BGH mit Beschl. v. 23.10.2018 – III ZB 54/18 entschieden:

„Bei der Übermittlung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax muss der Absender die Belegung des Empfangsgeräts des Gerichts durch andere eingehende Sendungen – insbesondere auch in den Abend- und Nachtstunden – in Rechnung stellen und zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve („Sicherheitszuschlag“) von etwa 20 Minuten einplanen, um gegebenenfalls durch Wiederholung der Übermittlungsvorgänge einen Zugang des zu übersendenden Schriftsatzes bis zum Fristablauf zu gewährleisten.“

und:

„Schöpft ein Rechtsanwalt eine Rechtsmittelbegründungsfrist bis zum letzten Tag aus, hat er wegen des damit erfahrungsgemäß verbundenen Risikos zudem erhöhte Sorgfalt aufzuwenden, um die Einhaltung der Frist sicherzustellen.“

II.

Wie verhalte ich mich, wenn das Einreichen per beA aufgrund von technischen Störungen nicht möglich ist?

Hier gibt § 130d ZPO die Richtung vor:

„Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.“

Wichtig ist also, dass es technische Gründe sind, warum das beA vorübergehend nicht genutzt werden kann. Gründe können eine nicht funktionierende Internetverbindung sein oder Störungen des beA unmittelbar oder auch bei Störungen, die im Bereich der Justiz auftreten.

Wichtig!

Ein Bedienfehler ist kein technischer Grund, der von der Nutzung des beA entbindet.

Zur Glaubhaftmachung können verschiedene Mittel geeignet sein: So hat das LAG Schleswig-Holstein am 8.4.2021 (1 Sa 358/20) festgestellt, dass Screenshots geeignet wären, um zu dokumentieren, warum ein Gericht nicht vom System gefunden wird und um nachzuweisen, dass kein Bedienfehler vorliegt.

Auf der Seite des beA-Supports werden unter Aktuelles (https://portal.beasupport.de/external/c/aktuelles) Störungsmeldungen angezeigt. Die BRAK dokumentiert in einer PDF-Datei auf der Startseite des beA-Supports unten rechts unter „Historie der beA-Störungsmeldungen“ fortlaufend Beginn und Ende einer Störung. Bislang haben die Störungen lediglich vom 25. bis 26.7.2021 länger als einen Tag (25.7.2021 Beginn 15:07 Uhr, Ende: 26.7.2021 um 09:50 Uhr) gedauert, alle anderen Störungen waren von kurzer Dauer.

Die Justiz dokumentiert unter https://egvp.justiz.de/meldungen/index.php geplante Wartungsarbeiten (gelb markiert), aktuelle Störungen (rot markiert) und erledigte Meldungen (grün markiert).

Praxistipp:

Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Einreichung ist der Eingang der Nachricht auf dem Intermediär, dem Justizserver, unabhängig davon, ob dieser ggf. wegen Wartungsarbeiten oder Störungsmeldungen zeitweise nicht erreichbar ist.

Auf der Seite des beA-Support finden sich weitergehende Hinweise: https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/article/205

Und man darf nicht vorschnell aufgeben: So hat der BGH bereits mit Beschl. v. 6.4.2011 (XII ZB 701/10) entschieden, dass man seine Übermittlungsversuche nicht vorschnell aufgeben darf. Im vorliegenden Fall hatte der Prozessbevollmächtigte bereits um 17.30 Uhr seine Sendeversuche eingestellt. Er hätte aber in den verbleibenden Stunden bis 24.00 Uhr wiederholt versuchen können, das Schriftstück zu versenden, so die Auffassung des BGH.

Praxistipp:

Rechnen Sie immer damit, dass technische Störungen – gleich welcher Art – vorkommen können. Besser ist es, einen ausreichenden Puffer einzuplanen, um für den Fall von technischen Störungen gewappnet zu sein.

III.

Müssen Empfangsbekenntnisse über das beA abgegeben werden, wenn diese noch per Post in der Kanzlei eingehen?

Hier gibt es unterschiedliche Meinungen. Während z.B. der Herausgeber des ZPO-Blogs, der stellvertretende Direktor des Amtsgerichts Wildeshausen, Benedikt Windau, auf Twitter die Meinung vertritt, dass § 175 Abs. 4 ZPO lex specialis und damit die Übermittlung per Fax/Post zulässig sei, gehen andere davon aus, dass § 130d ZPO vorrangig sei und damit sämtliche Empfangsbekenntnisse (EB) über das beA abzugeben sind.

Praxistipp:

Scannen Sie papiergebundene EB ein und versenden diese über das beA. Noch sind viele Gerichte nicht in der Lage, elektronisch zu versenden. Wir werden daher bis zum 1.1.2026 (Pflicht zur Führung elektronischer Akten bei Gericht) mit einer Parallelwelt leben müssen.

IV.

Wir drucken unsere Schriftsätze aus, der Anwalt unterschreibt und wir scannen dann wieder ein. Kann dann der Mitarbeiter das Dokument dann rechtswirksam versenden?

Nein! Denn eine eingescannte Unterschrift ist im Elektronischen Rechtsverkehr ohne Wirkung. Nur dann, wenn der Rechtsanwalt selbst versendet und keine materiell-rechtlichen Erklärungen abgegeben werden, kann die Nachricht ohne eine qeS verschickt werden. Wer den sicheren Weg gehen will, versieht jeden Schriftsatz mit einer qeS, dann können Mitarbeiter versenden.

Praxistipp:

Verwenden Sie einen elektronischen Briefkopf und verzichten Sie auf das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen. Legen Sie Regeln fest, wie die Arbeitsabläufe für das Einreichen von Schriftsätzen in Ihrer Kanzlei erfolgen. Es besteht auch die Möglichkeit einer Stapelsignatur, d.h. der Anwalt kann mit einer PIN-Eingabe bis zu 100 Dokumente mit einer qeS signieren. Damit schlägt die elektronische Unterschrift die händische Unterschrift um Längen!

V.

Wie unterscheidet sich die einfache von der qualifizierten elektronischen Signatur?

§ 130a Abs. 3 ZPO gibt zwei Wege vor:

„Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.“

Beim ersten Weg (qeS) kann auch ein Mitarbeiter das Dokument versenden. Beim zweiten Weg bedeutet „signiert“ die einfache Signatur und der „sichere Übermittlungsweg“ ist das beA. Dann muss der Anwalt selbst senden.

Die einfache Signatur ist die Namenswiedergabe am Ende des Schriftsatzes. Sie muss zwingend immer angegeben werden. Es genügt der maschinenschriftlich wiedergegebene Nachname oder auch eine eingescannte Unterschrift, das hat das BAG mit Beschl. v. 14.9.2020 (5 AZB 23/20) festgestellt. Das Wort „Rechtsanwalt“ allein genügt nicht. Die „verantwortende Person“ muss für den Inhalt des Dokuments die Verantwortung übernehmen. Wenn das Dokument nur mit der einfachen Signatur versehen ist, muss zwingend der Anwalt selbst aus seinem beA versenden, nur dann ist der „sichere Übermittlungsweg“ eingehalten.

Praxistipp:

Das BAG führt aus:

„Der Rechtsirrtum eines Rechtsanwalts ist regelmäßig nicht unverschuldet. Ein Rechtsanwalt muss die Gesetze kennen, die in einer Anwaltspraxis gewöhnlich anzuwenden sind. …Wenn die Rechtslage zweifelhaft ist, muss der bevollmächtigte Anwalt den sicheren Weg wählen. Von einem Rechtsanwalt ist zu verlangen, dass er sich anhand einschlägiger Fachliteratur über die aktuelle Rechtslage und den Stand der Rechtsprechung informiert.“

Nehmen Sie den sicheren ersten Weg und achten beim Versand darauf, dass die einfache Signatur (Namenszug) mit demjenigen, der signiert (PIN-Eingabe) identisch ist. So kann auch eine Vertretung wirksam einen Schriftsatz einreichen, am besten, in dem der Mitarbeiter diesen Schriftsatz dann aus dem beA des Sachbearbeiters sendet.

VI.

Kann ich einen Schriftsatz als Word-Dokument per beA an das Gericht senden?

Nein, nach § 2 der ERVV ist „das elektronische Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen. Das elektronische Dokument soll den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 und 6 bekanntgemachten technischen Standards entsprechen.“

Nach der aktuellen Bekanntmachung zu § 5 der ERVB 2022 sind dies bis mindestens 31.12.2022

a) PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA,

b) TIFF Version 6.

Praxistipp:

Am besten verwenden Sie PDF/A, damit das Dokument exakt so, wie es erstellt wurde, auch an den Empfänger übertragen wird. Wenn die Möglichkeit besteht, speichern Sie das Dokument als PDF/UA, dann ist das Dokument für Menschen mit Behinderungen zugänglich und für die Langzeitarchivierung geeignet. Achten Sie darauf, dass ausschließlich die zugelassenen PDF-Versionen verwendet werden und nicht versehentlich andere Varianten, wie PDF/A-3 oder PDF/X, ausgewählt werden.

Achten Sie beim Hochladen des Dokuments darauf, dass als Endung „Name.pdf“ angezeigt wird. Da man auch mit Kollegen über das beA korrespondieren kann, ist ein Hochladen von Word-Dateien grundsätzlich möglich und beA verhindert dies nicht.

VII.

Muss ich Schriftsatz und Anlagen trennen oder genügt ein gesamtes Dokument?

Das beA unterscheidet beim Hochladen von Anhängen zwischen dem Anhangstyp „Schriftsatz“ und „Anlage“. Beim Hochladen von „Schriftsatz“ verhindert beA das Senden, wenn ein Mitarbeiter eingeloggt ist und der Schriftsatz noch nicht mit einer qeS versehen ist. Beim Anhangstyp „Anlage“ ist diese Barriere nicht vorhanden, es könnte also versehentlich ein nicht mit qeS signiertes Dokument versendet werden. Grundsätzlich müssen Anlagen nicht signiert werden.

Praxistipp:

Am besten erstellen Sie den Schriftsatz und speichern diesen mit der vorangestellten Nummerierung 00_Datum_Inhalt als PDF/A ab. Zwar sind die Vorgaben für „lesbare Dateinamen“ zum 1.1.2022 weggefallen, dennoch hilft die konkrete Bezeichnung Fehler zu vermeiden, damit die richtigen Dateien hochgeladen werden. Und für den eigenen Workflow in der elektronischen Akte ist es ebenfalls hilfreich. Erstellen Sie für jede Anlage ein separates PDF/A mit der Bezeichnung 01_K1_Inhalt oder B1 usw., je nachdem, wenn Sie vertreten. Die vorangestellte Nummerierung hilft den Gerichten beim Ausdruck. Achten Sie darauf, dass auch die Dokumente selbst mit K1, B1 etc. bezeichnet werden. Das kann entweder mit digitalen Anlagenstempeln oder einfach per Hand vor dem Einscannen erfolgen.

VIII.

Wie gehe ich damit um, wenn meine Nachricht größer ist als zulässig?

Entweder Sie teilen die Dokumente auf mehrere Nachrichten auf oder Sie verlassen den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und nutzen die Alternative und senden gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 4 der ERVB eine DVD oder CD – aber bitte keinen USB-Stick, dieser ist nur in Ausnahmefällen (eAeDB 2020 vom 17.9.2020) in Strafsachen zulässig.

Praxistipp:

Derzeit liegt die (von der Justiz abhängige) Mengenbegrenzung bei 100 Dateien und 60 MB. Ab 1.4.2022 wird diese angehoben auf 200 Dateien und 100 MB, ab 1.1.2023 auf 1.000 Dateien und 200 MB.

IX.

Wie kann ich wirksam Mahnbescheide erstellen? Bislang haben wir das Online-Mahnverfahren genutzt und die Anträge per Post verschickt.

Sie können weiterhin das Online-Mahnverfahren nutzen. Bei der Versandart können Sie auswählen, dass die Antragsdaten als Download zum Individualversand vom lokalen PC übertragen werden. Dabei erstellt das System eine EDA-Datei. EDA steht als Abkürzung für „Elektronischer Datenaustausch“. Diese EDA-Datei ist eine maschinenlesbare Datei, das bedeutet, dass sie nicht geöffnet werden kann. Vielmehr gibt es nach Ausfüllen des Antrages den Hinweis, dass diese als Download zu speichern ist und man einen zusätzlichen Ausdruck für die Akten erstellen kann. Diese Aktenkopie entspricht dann den Angaben, die im Mahnbescheid gemacht wurden.

Laden Sie die EDA-Datei als Anhang im beA hoch und durch den Anwalt mit einer qeS versehen. Dann kann die Nachricht vom Mitarbeiter versendet werden.

Praxistipp:

Der Nachrichtentyp „Mahn-Antrag“ entfällt in der Version 3.10.

X.

Muss ich auch die Zwangsvollstreckung über das beA beantragen?

Ja, auch die Zwangsvollstreckung muss über das beA erfolgen. Nur bei Anträgen nach § 829a ZPO ist die Übermittlung der Ausfertigung des Vollstreckungsbescheides entbehrlich. In allen anderen Fällen muss zweigleisig verfahren werden. Die Praxis hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, erst nach Aufforderung den Titel per Post nachzusenden, damit gewährleistet ist, dass der Titel mit Bekanntgabe des Aktenzeichens auch richtig zugeordnet werden kann. Beachten Sie, dass in den Bundesländern die Gerichtsvollzieher unterschiedlich adressiert werden müssen. Teilweise gibt es Gerichtsvollzieher-Bezirke, teilweise Gerichtsvollzieher-Verteilerstellen, teilweise ist einfach das Amtsgericht zuständig. Beim Adressieren von Gerichtsvollziehern ist zu prüfen, ob man ggf. wegen Urlaub oder Krankheit direkt besser an die Verteilerstelle den Auftrag schickt.

Praxistipp:

Nach dem Versand per beA erhält man mit der automatisierten Eingangsbestätigung eine OSCI-Nachrichten-ID. Wenn man diese OSCI-Nachrichten-ID mit angibt, ist das auch ein weiteres Suchkriterium für die Justiz.

XI.

Fazit

Durch die aktive Nutzungspflicht kommen in der Praxis viele Fragen auf. Wir freuen uns auf den Dialog mit unseren Leserinnen und Lesern. Schreiben Sie uns. Gerne beantworten wir Ihre Fragen.

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