Verfasserin: Ilona Cosack
Fachbuchautorin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für
Rechtsanwälte und Notare, Mainz
Allen Unkenrufen zum Trotz hat das beA den Jahreswechsel schadlos
überstanden. Hofften die Skeptiker, dass der zwischen den Jahren turnusmäßig
stattfindende Kongress des Chaos Computer Clubs dem beA wieder ein Bein stellen
würde, so gilt jetzt dauerhaft:
„Jetzt bist du da, beA
Du bist unser größter Star
Wir wollen nie wieder analog kommunizieren
Du bist da, das ist fein
Wir wollen nie wieder ohne sein
beA, beA
Du bist so wunderbar!“
Mit diesem beA-Song warf Rechtsanwalt Dr. Dominik
Herzog zum Neustart des beA am 3.9.2018 einen humorvollen Blick
auf die Kommunikation der BRAK zum beA-Chaos.
Mehr als drei Jahre gab es Zeit und Gelegenheit, den Umgang mit dem beA zu
lernen. Dennoch haben viele Kanzleien sich erst kurz vor dem Jahreswechsel 2021/2022
mit dem beA befasst und auch aktuell gibt es unzählige Fragen, die durch die aktive
Nutzung aufgeworfen werden.
Im folgenden Beitrag geben wir einige Antworten auf praktische Fragen bei
der Nutzung:
Ich kann mich nicht am Postfach anmelden, es kommt die Meldung, dass kein
geeigneter Sicherheits-Token gefunden wird.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Hürde zu
überwinden:
1. Beenden Sie die beA Client
Security manuell >rechte Maustaste auf das beA-Symbol, das meist unten auf
der Taskleiste, ggf. auch versteckt bei den ausgeblendeten Symbolen,
liegt.
2. Stecken Sie dann die Karte
erneut in das Lesegerät und starten Sie dann die beA Client Security neu. In
aller Regel hilft das weiter.
3. Falls nicht:
4. Prüfen Sie, ob Ihr
Kartenlesegerät ein Update braucht. Kartenlesegeräte zeigen beim Einstecken
häufig die Versionsnummer an und danach geht das Display wieder aus und das
Lesegerät reagiert nicht mehr. Das bedeutet nicht, dass das Lesegerät defekt
ist, sondern ist ein Hinweis darauf, dass es ggf. ein Update braucht. Wenn Sie
ein Lesegerät der Firma REINER nutzen, prüfen Sie mit dem cyberJack
Gerätemanager, ob eine Aktualisierung erforderlich ist.
5. Wenn das nicht weiterhilft,
kann man auch mit einem anderen USB-Anschluss prüfen, ob es ggf. am
USB-Anschluss liegt. Ein USB-HUB (zusätzliche USB-Einsteckmöglichkeiten) kann
helfen, wenn zu wenige USB-Anschlüsse vorhanden sind.
6. Prüfen Sie mit einer anderen
beA-Karte, ob damit der Zugang gelingt.
7. Auch ein zweites Lesegerät
kann als Backup hilfreich sein.
8. Verwenden Sie ein beA
Software-Zertifikat.
https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products/18393998
Damit können Sie sich zumindest ins beA einloggen. Eine qualifizierte
elektronische Signatur (qeS) ist damit jedoch nicht möglich.
9. Es kann auch sinnvoll sein,
die beA Client Security zu deinstallieren und neu zu installieren. Gehen Sie auf
die Startseite des beA: https://www.bea-brak.de und klicken Sie auf das passende
Betriebssystem:
Die derzeit aktuelle Version ist die 3.9.0.8:
Praxistipp:
Nehmen Sie die beA Client Security aus dem Autostart und starten und
beenden Sie diese manuell. Am 10.12.2021 war auch das beA von einer
kritischen Schwachstelle (Log4Shell) in einer Softwarekomponente betroffen.
Zwar wurde die Sicherheitslücke vom beA-Dienstleister Wesroc sehr schnell
behoben, dennoch kann man sein System vor Hackerangriffen schützen, wenn man
die beA Client Security nur dann startet, wenn Nachrichten im beA abgerufen
oder versendet werden.
10. Prüfen Sie, ob Ihr Browser
aktuell ist. Testen Sie ggf. einen anderen Browser. Windows-Nutzer können beA
mit dem Microsoft Edge (nicht mehr mit dem Internet-Explorer!), Google Chrome
oder Mozilla Firefox aufrufen. Diese Browser werden vom beA-Support regelmäßig
getestet.
11. Achten Sie darauf, dass der
Browser nicht die Pop-up-Fenster des beA blockiert. Pop-ups müssen für
https://www.bea-brak.de immer erlaubt werden. Der beA-Support hat eine
ausführliche Anleitung in der Wissensdatenbank hinterlegt:
https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/article/188
Praxistipp:
Die Rechtsprechung orientiert sich bei den Sorgfaltspflichten an der
bisherigen Fax-Rechtsprechung. Das hat der BGH mit Beschl. v. 11.5.2021 –
VIII ZB 9/20, bekräftigt:
„Die anwaltlichen Sorgfaltspflichten im
Zusammenhang mit der Übermittlung von fristgebundenen Schriftsätzen im
Wege des elektronischen Rechtsverkehrs per beA entsprechen denen bei
Übersendung von Schriftsätzen per Telefax.“
Der Anwalt muss rechtzeitig vor Fristablauf mit dem Senden beginnen
und auch technische Probleme einkalkulieren. So hat der BGH mit Beschl. v.
23.10.2018 – III ZB 54/18 entschieden:
„Bei der Übermittlung eines
fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax muss der Absender die Belegung
des Empfangsgeräts des Gerichts durch andere eingehende Sendungen –
insbesondere auch in den Abend- und Nachtstunden – in Rechnung stellen
und zusätzlich zur eigentlichen Sendedauer eine Zeitreserve
(„Sicherheitszuschlag“) von etwa 20 Minuten einplanen, um gegebenenfalls
durch Wiederholung der Übermittlungsvorgänge einen Zugang des zu
übersendenden Schriftsatzes bis zum Fristablauf zu
gewährleisten.“
und:
„Schöpft ein Rechtsanwalt eine
Rechtsmittelbegründungsfrist bis zum letzten Tag aus, hat er wegen des
damit erfahrungsgemäß verbundenen Risikos zudem erhöhte Sorgfalt
aufzuwenden, um die Einhaltung der Frist
sicherzustellen.“
Wie verhalte ich mich, wenn das Einreichen per beA aufgrund von technischen
Störungen nicht möglich ist?
Hier gibt § 130d ZPO die Richtung vor:
„Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich,
bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die
vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich
danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument
nachzureichen.“
Wichtig ist also, dass es technische Gründe sind, warum das beA
vorübergehend nicht genutzt werden kann. Gründe können eine nicht
funktionierende Internetverbindung sein oder Störungen des beA unmittelbar oder
auch bei Störungen, die im Bereich der Justiz auftreten.
Wichtig!
Ein Bedienfehler ist kein technischer Grund, der von der Nutzung des
beA entbindet.
Zur Glaubhaftmachung können verschiedene Mittel geeignet sein: So hat
das LAG Schleswig-Holstein am 8.4.2021 (1 Sa 358/20) festgestellt, dass
Screenshots geeignet wären, um zu dokumentieren, warum ein Gericht nicht vom
System gefunden wird und um nachzuweisen, dass kein Bedienfehler
vorliegt.
Auf der Seite des beA-Supports werden unter Aktuelles
(https://portal.beasupport.de/external/c/aktuelles) Störungsmeldungen angezeigt.
Die BRAK dokumentiert in einer PDF-Datei auf der Startseite des beA-Supports
unten rechts unter „Historie der beA-Störungsmeldungen“ fortlaufend Beginn und
Ende einer Störung. Bislang haben die Störungen lediglich vom 25. bis 26.7.2021
länger als einen Tag (25.7.2021 Beginn 15:07 Uhr, Ende: 26.7.2021 um 09:50 Uhr)
gedauert, alle anderen Störungen waren von kurzer Dauer.
Die Justiz dokumentiert unter https://egvp.justiz.de/meldungen/index.php
geplante Wartungsarbeiten (gelb markiert), aktuelle Störungen (rot markiert) und
erledigte Meldungen (grün markiert).
Praxistipp:
Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Einreichung ist der Eingang
der Nachricht auf dem Intermediär, dem Justizserver, unabhängig davon, ob
dieser ggf. wegen Wartungsarbeiten oder Störungsmeldungen zeitweise nicht
erreichbar ist.
Auf der Seite des beA-Support finden sich weitergehende Hinweise:
https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/article/205
Und man darf nicht vorschnell aufgeben: So hat der BGH bereits mit
Beschl. v. 6.4.2011 (XII ZB 701/10) entschieden, dass man seine
Übermittlungsversuche nicht vorschnell aufgeben darf. Im vorliegenden Fall hatte
der Prozessbevollmächtigte bereits um 17.30 Uhr seine Sendeversuche eingestellt.
Er hätte aber in den verbleibenden Stunden bis 24.00 Uhr wiederholt versuchen
können, das Schriftstück zu versenden, so die Auffassung des BGH.
Praxistipp:
Rechnen Sie immer damit, dass technische Störungen – gleich welcher
Art – vorkommen können. Besser ist es, einen ausreichenden Puffer
einzuplanen, um für den Fall von technischen Störungen gewappnet zu
sein.
Müssen Empfangsbekenntnisse über das beA abgegeben werden, wenn diese noch per
Post in der Kanzlei eingehen?
Hier gibt es unterschiedliche Meinungen. Während z.B. der Herausgeber
des ZPO-Blogs, der stellvertretende Direktor des Amtsgerichts Wildeshausen,
Benedikt Windau, auf Twitter die
Meinung vertritt, dass § 175 Abs. 4 ZPO lex specialis und damit die Übermittlung
per Fax/Post zulässig sei, gehen andere davon aus, dass § 130d ZPO vorrangig sei
und damit sämtliche Empfangsbekenntnisse (EB) über das beA abzugeben
sind.
Praxistipp:
Scannen Sie papiergebundene EB ein und versenden diese über das beA.
Noch sind viele Gerichte nicht in der Lage, elektronisch zu versenden. Wir
werden daher bis zum 1.1.2026 (Pflicht zur Führung elektronischer Akten bei
Gericht) mit einer Parallelwelt leben müssen.
Wir drucken unsere Schriftsätze aus, der Anwalt unterschreibt und wir scannen
dann wieder ein. Kann dann der Mitarbeiter das Dokument dann rechtswirksam
versenden?
Nein! Denn eine eingescannte Unterschrift ist im Elektronischen
Rechtsverkehr ohne Wirkung. Nur dann, wenn der Rechtsanwalt selbst versendet und
keine materiell-rechtlichen Erklärungen abgegeben werden, kann die Nachricht
ohne eine qeS verschickt werden. Wer den sicheren Weg gehen will, versieht jeden
Schriftsatz mit einer qeS, dann können Mitarbeiter versenden.
Praxistipp:
Verwenden Sie einen elektronischen Briefkopf und verzichten Sie auf
das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen. Legen Sie Regeln fest, wie
die Arbeitsabläufe für das Einreichen von Schriftsätzen in Ihrer Kanzlei
erfolgen. Es besteht auch die Möglichkeit einer Stapelsignatur, d.h. der
Anwalt kann mit einer PIN-Eingabe bis zu 100 Dokumente mit einer qeS
signieren. Damit schlägt die elektronische Unterschrift die händische
Unterschrift um Längen!
Wie unterscheidet sich die einfache von der qualifizierten elektronischen
Signatur?
§ 130a Abs. 3 ZPO gibt zwei Wege vor:
„Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von
der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg
eingereicht werden.“
Beim ersten Weg (qeS) kann auch ein Mitarbeiter das Dokument versenden.
Beim zweiten Weg bedeutet „signiert“
die einfache Signatur und der „sichere
Übermittlungsweg“ ist das beA. Dann muss der Anwalt selbst
senden.
Die einfache Signatur ist die Namenswiedergabe am Ende des
Schriftsatzes. Sie muss zwingend immer angegeben werden. Es genügt der
maschinenschriftlich wiedergegebene Nachname oder auch eine eingescannte
Unterschrift, das hat das BAG mit Beschl. v. 14.9.2020 (5 AZB 23/20)
festgestellt. Das Wort „Rechtsanwalt“ allein genügt nicht. Die „verantwortende
Person“ muss für den Inhalt des Dokuments die Verantwortung übernehmen. Wenn das
Dokument nur mit der einfachen Signatur versehen ist, muss zwingend der Anwalt
selbst aus seinem beA versenden, nur dann ist der „sichere Übermittlungsweg“
eingehalten.
Praxistipp:
Das BAG führt aus:
„Der Rechtsirrtum eines Rechtsanwalts ist
regelmäßig nicht unverschuldet. Ein Rechtsanwalt muss die Gesetze
kennen, die in einer Anwaltspraxis gewöhnlich anzuwenden sind. …Wenn die
Rechtslage zweifelhaft ist, muss der bevollmächtigte Anwalt den sicheren
Weg wählen. Von einem Rechtsanwalt ist zu verlangen, dass er sich anhand
einschlägiger Fachliteratur über die aktuelle Rechtslage und den Stand
der Rechtsprechung informiert.“
Nehmen Sie den sicheren ersten Weg und achten beim Versand darauf,
dass die einfache Signatur (Namenszug) mit demjenigen, der signiert
(PIN-Eingabe) identisch ist. So kann auch eine Vertretung wirksam einen
Schriftsatz einreichen, am besten, in dem der Mitarbeiter diesen Schriftsatz
dann aus dem beA des Sachbearbeiters sendet.
Kann ich einen Schriftsatz als Word-Dokument per beA an das Gericht
senden?
Nein, nach § 2 der ERVV ist „das
elektronische Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche
Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden
können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF
übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5
Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen. Das elektronische
Dokument soll den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 und 6 bekanntgemachten
technischen Standards entsprechen.“
Nach der aktuellen Bekanntmachung zu § 5 der ERVB 2022 sind dies bis
mindestens 31.12.2022
a) PDF einschließlich PDF 2.0,
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA,
b) TIFF Version 6.
Praxistipp:
Am besten verwenden Sie PDF/A, damit das Dokument exakt so, wie es
erstellt wurde, auch an den Empfänger übertragen wird. Wenn die Möglichkeit
besteht, speichern Sie das Dokument als PDF/UA, dann ist das Dokument für
Menschen mit Behinderungen zugänglich und für die Langzeitarchivierung
geeignet. Achten Sie darauf, dass ausschließlich die zugelassenen
PDF-Versionen verwendet werden und nicht versehentlich andere Varianten, wie
PDF/A-3 oder PDF/X, ausgewählt werden.
Achten Sie beim Hochladen des Dokuments darauf, dass als Endung
„Name.pdf“ angezeigt wird. Da man auch mit Kollegen über das beA
korrespondieren kann, ist ein Hochladen von Word-Dateien grundsätzlich
möglich und beA verhindert dies nicht.
Muss ich Schriftsatz und Anlagen trennen oder genügt ein gesamtes
Dokument?
Das beA unterscheidet beim Hochladen von Anhängen zwischen dem
Anhangstyp „Schriftsatz“ und „Anlage“. Beim Hochladen von „Schriftsatz“
verhindert beA das Senden, wenn ein Mitarbeiter eingeloggt ist und der
Schriftsatz noch nicht mit einer qeS versehen ist. Beim Anhangstyp „Anlage“ ist
diese Barriere nicht vorhanden, es könnte also versehentlich ein nicht mit qeS
signiertes Dokument versendet werden. Grundsätzlich müssen Anlagen nicht
signiert werden.
Praxistipp:
Am besten erstellen Sie den Schriftsatz und speichern diesen mit der
vorangestellten Nummerierung 00_Datum_Inhalt als PDF/A ab. Zwar sind die
Vorgaben für „lesbare Dateinamen“ zum 1.1.2022 weggefallen, dennoch hilft
die konkrete Bezeichnung Fehler zu vermeiden, damit die richtigen Dateien
hochgeladen werden. Und für den eigenen Workflow in der elektronischen Akte
ist es ebenfalls hilfreich. Erstellen Sie für jede Anlage ein separates
PDF/A mit der Bezeichnung 01_K1_Inhalt oder B1 usw., je nachdem, wenn Sie
vertreten. Die vorangestellte Nummerierung hilft den Gerichten beim
Ausdruck. Achten Sie darauf, dass auch die Dokumente selbst mit K1, B1 etc.
bezeichnet werden. Das kann entweder mit digitalen Anlagenstempeln oder
einfach per Hand vor dem Einscannen erfolgen.
Wie gehe ich damit um, wenn meine Nachricht größer ist als zulässig?
Entweder Sie teilen die Dokumente auf mehrere Nachrichten auf oder Sie
verlassen den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und nutzen die Alternative und
senden gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 4 der ERVB eine DVD oder CD – aber bitte keinen
USB-Stick, dieser ist nur in Ausnahmefällen (eAeDB 2020 vom 17.9.2020) in
Strafsachen zulässig.
Praxistipp:
Derzeit liegt die (von der Justiz abhängige) Mengenbegrenzung bei
100 Dateien und 60 MB. Ab 1.4.2022 wird diese angehoben auf 200 Dateien und
100 MB, ab 1.1.2023 auf 1.000 Dateien und 200 MB.
Wie kann ich wirksam Mahnbescheide erstellen? Bislang haben wir das
Online-Mahnverfahren genutzt und die Anträge per Post verschickt.
Sie können weiterhin das Online-Mahnverfahren nutzen. Bei der Versandart
können Sie auswählen, dass die Antragsdaten als Download zum Individualversand
vom lokalen PC übertragen werden. Dabei erstellt das System eine EDA-Datei. EDA
steht als Abkürzung für „Elektronischer Datenaustausch“. Diese EDA-Datei ist
eine maschinenlesbare Datei, das bedeutet, dass sie nicht geöffnet werden kann.
Vielmehr gibt es nach Ausfüllen des Antrages den Hinweis, dass diese als
Download zu speichern ist und man einen zusätzlichen Ausdruck für die Akten
erstellen kann. Diese Aktenkopie entspricht dann den Angaben, die im
Mahnbescheid gemacht wurden.
Laden Sie die EDA-Datei als Anhang im beA hoch und durch den Anwalt mit
einer qeS versehen. Dann kann die Nachricht vom Mitarbeiter versendet
werden.
Praxistipp:
Der Nachrichtentyp „Mahn-Antrag“ entfällt in der Version
3.10.
Muss ich auch die Zwangsvollstreckung über das beA beantragen?
Ja, auch die Zwangsvollstreckung muss über das beA erfolgen. Nur bei
Anträgen nach § 829a ZPO ist die Übermittlung der Ausfertigung des
Vollstreckungsbescheides entbehrlich. In allen anderen Fällen muss zweigleisig
verfahren werden. Die Praxis hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, erst nach
Aufforderung den Titel per Post nachzusenden, damit gewährleistet ist, dass der
Titel mit Bekanntgabe des Aktenzeichens auch richtig zugeordnet werden kann.
Beachten Sie, dass in den Bundesländern die Gerichtsvollzieher unterschiedlich
adressiert werden müssen. Teilweise gibt es Gerichtsvollzieher-Bezirke,
teilweise Gerichtsvollzieher-Verteilerstellen, teilweise ist einfach das
Amtsgericht zuständig. Beim Adressieren von Gerichtsvollziehern ist zu prüfen,
ob man ggf. wegen Urlaub oder Krankheit direkt besser an die Verteilerstelle den
Auftrag schickt.
Praxistipp:
Nach dem Versand per beA erhält man mit der automatisierten
Eingangsbestätigung eine OSCI-Nachrichten-ID. Wenn man diese
OSCI-Nachrichten-ID mit angibt, ist das auch ein weiteres Suchkriterium für
die Justiz.
Fazit
Durch die aktive Nutzungspflicht kommen in der Praxis viele Fragen auf. Wir
freuen uns auf den Dialog mit unseren Leserinnen und Lesern. Schreiben Sie uns.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen.
