Abmahnung

Einführung

Die Abmahnung zählt zu den zentralen Instrumenten des individuellen Arbeitsrechts. Sie dient nicht lediglich der Dokumentation eines Fehlverhaltens, sondern erfüllt eine wesentliche arbeitsrechtliche Warn- und Hinweisfunktion und ist regelmäßig Voraussetzung der verhaltensbedingten Kündigung. Abzugrenzen ist sie von der bloßen (meist mündlich ausgesprochenen) Ermahnung als Vorstufe.

Nach ständiger Rechtsprechung ist eine Kündigung wegen eines steuerbaren Fehlverhaltens des Arbeitnehmers regelmäßig nur dann verhältnismäßig, wenn der Arbeitgeber zuvor erfolglos abgemahnt hat. Der Arbeitnehmer soll die Gelegenheit erhalten, sein Verhalten zu korrigieren und künftig vertragsgerecht auszurichten. Erst wenn trotz einer einschlägigen Abmahnung erneut vergleichbare Pflichtverletzungen auftreten, kann eine Kündigung als letztes Mittel in Betracht kommen.

Vorlage

„Abmahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

hiermit informieren wir Sie darüber, dass wir auf einen aus unserer Sicht nicht hinnehmbaren Verstoß gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten aufmerksam gemacht worden sind.

Am [Datum] haben Sie [möglichst genaue Schilderung des konkreten Vorwurfs].

Wegen des vorbezeichneten Verstoßes gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten mahnen wir Sie hiermit ausdrücklich ab. Gleichzeitig fordern wir Sie hiermit auf, in Zukunft [konkrete Verhaltensvorgabe] zu unterlassen und gleichartige Verstöße gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten zu vermeiden.

Sollten Sie gleichwohl erneut gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen und sich zukünftig gleichartige Verstöße zu Schulden kommen lassen, haben Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zum Ausspruch einer (ggf. auch fristlosen) Kündigung zu rechnen.

Wir werden eine Kopie dieser Abmahnung zu Ihrer Personalakte nehmen.

Mit freundlichen Grüßen

_____________________

([bitte hier vollständigen Namen einsetzen])

[Funktion, bspw. Arbeitgeber – Geschäftsführer, der zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt ist oder Vorgesetztenfunktion hat]

[Name der Gesellschaft – Platzhalter]

erhalten am: [Datum]

_____________________

(Unterschrift Arbeitnehmer)“

Anmerkungen

1. Dokumentationsfunktion

Das beanstandete Verhalten ist möglichst konkret und nachvollziehbar zu beschreiben. Pauschale Vorwürfe genügen nicht. Erforderlich sind vielmehr Angaben zu Art, Zeitpunkt und Umständen der Pflichtverletzung. Der Arbeitnehmer muss in die Lage versetzt werden, den konkreten Vorwurf nachvollziehen und zeitlich wie inhaltlich einordnen zu können.

2. Rügefunktion

Die Rüge (auch als Beanstandung bezeichnet) ist ein wesentlicher Bestandteil einer formellen Abmahnung im Arbeitsrecht, bei der der Arbeitgeber einen konkreten Fall von Fehlverhalten des Arbeitnehmers als Pflichtverletzung rügt und deutlich macht, dass ein solches Verhalten nicht toleriert wird. Der Arbeitgeber muss unmissverständlich deutlich machen, dass er das Verhalten als Vertragsverstoß wertet und nicht bereit ist, derartiges künftig hinzunehmen.

3. Warnfunktion

Schließlich muss die Abmahnung die klare Ankündigung enthalten, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zum Ausspruch einer (ggf. auch fristlosen) Kündigung drohen. Fehlt diese Warnung, handelt es sich häufig lediglich um eine bloße Ermahnung.

4. Typische Fehler

In der Praxis scheitern Abmahnungen häufig an vermeidbaren Formulierungsfehlern. Besonders problematisch sind allgemeine Formulierungen wie „unzureichende Arbeitsleistung“, „unangemessenes Verhalten“ oder „wiederholte Pflichtverletzungen“, ohne dass die zugrunde liegenden Sachverhalte näher beschrieben und zeitlich wie inhaltlich eingegrenzt werden. Solche Abmahnungen entfalten ihre Warnfunktion regelmäßig nur eingeschränkt und können in einem späteren Kündigungsschutzverfahren ggf. nicht verwertbar sein.

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, den zugrunde liegenden Sachverhalt vor Ausspruch der Abmahnung umfassend zu dokumentieren und gegebenenfalls Zeugenaussagen oder sonstige Beweismittel zu sichern. Eine sorgfältig formulierte Abmahnung schafft nicht nur Rechtsklarheit im laufenden Arbeitsverhältnis, sondern verbessert auch die prozessuale Ausgangslage in einem etwaigen Kündigungsschutzverfahren erheblich. Auch wenn die mündliche Erteilung einer Abmahnung mangels Formerfordernis möglich ist, empfiehlt sich von daher die Erteilung in Schrift- oder Textform.

Zu beachten ist ferner, dass nicht jede Vertragsverletzung zwingend eine vorherige Abmahnung erfordert. Bei besonders gravierenden Pflichtverletzungen, etwa vorsätzlichen Straftaten zulasten des Arbeitgebers oder schweren Vertrauensverstößen, kann eine Kündigung ausnahmsweise auch ohne vorherige Abmahnung gerechtfertigt sein. Im Regelfall sollte jedoch sorgfältig geprüft werden, ob zunächst eine Abmahnung auszusprechen ist.

Praxishinweis

Vor dem Ausspruch einer Abmahnung sollte stets geprüft werden, welches konkrete arbeitsvertragliche Gebot verletzt wurde. Je präziser die Pflichtverletzung beschrieben und rechtlich eingeordnet wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion erfüllt und einer gerichtlichen Überprüfung standhält.

Häufig greifen Arbeitnehmervertreter erteilte Abmahnungen nicht gerichtlich an, um zu vermeiden, dass der Sachverhalt abschließend aufgeklärt wird, und unternehmen entweder keine Schritte gegen die Abmahnung oder fordern die Aufnahme der abgegebenen Gegendarstellung zur Personalakte und entsprechende Bestätigung. Dieser Bitte ist dann auch zu entsprechen, wobei der Vorwurf in der Bestätigung nochmals bekräftigt werden kann und sollte.

Anders als häufig angenommen, unterliegen Abmahnungen keiner festen „Verfallsfrist“. Ob und wann eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Maßgeblich ist insbesondere, ob die Abmahnung noch ihre arbeitsrechtliche Warnfunktion erfüllt. Mit zunehmendem Zeitablauf und störungsfreiem Verlauf des Arbeitsverhältnisses kann das Interesse des Arbeitgebers an der weiteren Aufbewahrung entfallen. Eine automatische Löschung nach zwei oder drei Jahren sieht das Gesetz jedoch nicht vor. Als praxistaugliche Faustregel bietet sich eine Überprüfung nach etwa zwei bis drei Jahren beanstandungsfreier Beschäftigung an. Ist der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum nicht erneut einschlägig auffällig geworden, spricht vieles dafür, dass die Abmahnung für zukünftige Personalentscheidungen nur noch eingeschränkte Bedeutung hat. In solchen Fällen sollte erwogen werden, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.