Im Arbeitsrecht kündigten sich erste Änderungen für 2025 bereits im Spätsommer 2023 an. Das Bundeskabinett hatte am 30.8.2023 die von dem Bundesminister der Justiz vorgelegten Eckpunkte für ein viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Damit sollte ein wesentlicher Beitrag zum Abbau von bürokratischen Hürden geleistet und ein Vorhaben aus dem Koalitionsvertrag umgesetzt werden.
Im Sommer 2024 hat die Bundesregierung sodann die „Wachstumsinitiative der Bundesregierung“ vorgelegt, die zahlreiche Maßnahmen vorsah, die das Arbeitsrecht und damit auch Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Zukunft betreffen könnten, vgl. dazu Infobrief Arbeitsrecht 07-2024.
Doch was ändert sich nun zum Jahreswechsel? „Entfällt nun künftig das Schriftformerfordernis für Kündigungen und Aufhebungsverträge?“ hatte ich in meinem Ausblick 2024 im Infobrief Arbeitsrecht 10-2023 erwartungsfroh gefragt. Dies und mehr, auch was 2024 wegen des Bruchs der Ampel-Koalition (zunächst) nicht kommen wird, erfahren Sie auf den folgenden Seiten.
Mindestlohn
Ab dem 1.1.2025 wird der Mindestlohn von 12,41 EUR auf 12,82 EUR erhöht. Dies entspricht dem Vorschlag der Mindestlohnkommission.
Der gesetzliche Mindestlohn gilt nicht für Auszubildende. Seit dem 1.1.2020 sind Arbeitgeber, die keinem Tarifvertrag unterliegen, verpflichtet, ihren Auszubildenden einen Mindestlohn zu zahlen. Dieser Mindestlohn erhöht sich jährlich zum Ausbildungsbeginn. Auszubildende, die im Jahr 2025 ihre Berufsausbildung beginnen, erhalten im ersten Lehrjahr nun mindestens 649,– EUR pro Monat. Im zweiten Lehrjahr bekommen Auszubildende, die ihre Ausbildung 2025 beginnen, mindestens 805,– EUR, im dritten Ausbildungsjahr 921,– EUR und im vierten Jahr 955,– EUR.
Die Höhe der Verdienstgrenze im Minijob hat der Gesetzgeber im Jahr 2022 an die Höhe des gesetzlichen Mindestlohnes gekoppelt. Steigt der Mindestlohn, darf man monatlich auch im Minijob mehr verdienen. Im Jahr 2024 liegt die monatliche Verdienstgrenze bei 538,– EUR. Im Jahr 2025 steigt die Verdienstgrenze auf 556,– EUR. Diese Anpassung ermöglicht es Minijobbern, im kommenden Jahr zusätzlich 18,– EUR pro Monat zu verdienen, ohne dass dabei für sie Abgaben zur Sozialversicherung anfallen.
Änderung zur Fünftel-Regelung bei Abfindungen
Die Abwicklung von Abfindungen in der Lohnabrechnung wird für Arbeitgeber einfacher. Ab Januar tritt eine Änderung in Kraft, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen wurde. Die so genannte Fünftel-Regelung muss nicht mehr verpflichtend im Lohnsteuerabzugsverfahren, sondern im Rahmen der Einkommenssteuerveranlagung des Arbeitnehmers angewendet werden.
Die Fünftel-Regelung, die in § 34 EStG geregelt ist, bot eine Möglichkeit zur Steuerermäßigung für Arbeitnehmer, die Abfindungen erhielten. Abfindungen sind in der Regel sozialversicherungsfrei, aber voll steuerpflichtig. Das Ziel der sog. Fünftel-Regelung ist es, eine unangemessen hohe Progression bei der Besteuerung dadurch zu vermeiden, dass dieser sonstige Bezug durch 5 dividiert wird. Anschließend wird die darauf entfallende Steuer wiederum mit 5 multipliziert.
Bisher war es so, dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitern als Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes eine Abfindung zahlten, für den Lohnsteuerabzug verantwortlich waren. Dies war mit Haftungsrisiken verbunden: Wendete das Unternehmen die Fünftel-Regelung falsch an und führte es zu geringe Beiträge an das Finanzamt ab, haftete es gegenüber dem Finanzamt. Wenn dann der Regressanspruch gegen den bezogenen Arbeitnehmer nicht mehr erfolgreich durchgesetzt werden konnte, trug das Unternehmen den Schaden.
Ab 2025 müssen Arbeitnehmer selbst die Fünftel-Regelung im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung berücksichtigen und sie beim Finanzamt beantragen.
Arbeitgeber sollten ihre Arbeitnehmer auf diese Änderung hinweisen und ihnen die Abgabe einer Einkommensteuererklärung empfehlen. Im Übrigen sind künftig Auf- und Abwicklungsverträge sowie gerichtliche Vergleiche entsprechend zu formulieren.
Nachweis von Arbeitsbedingungen digital möglich
Am 18.10.2024 hat der Bundesrat seine Zustimmung zum vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) erteilt, nachdem der Bundestag das Gesetz bereits am 26.9.2024 verabschiedet hatte. Ziel des BEG IV ist es, die Wirtschaft durch den Abbau unnötiger Bürokratie zu entlasten. Insbesondere sollen Arbeitgeber durch vereinfachte Dokumentations- und Nachweispflichten unterstützt werden. Wichtige Änderungen betreffen zahlreiche arbeitsrechtliche Gesetze, auf die wir im Folgenden eingehen.
Das BEG IV wurde am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht (BGBl I, Nr. 323). Die Neuerungen treten überwiegend zum 1.1.2025 in Kraft. Lediglich die Änderungen im Bundeseltern- und Erziehungsgesetz (BEEG) treten erst zum 1.5.2025 in Kraft.
Das Nachweisgesetz (NachwG) soll mehr Transparenz und Vorhersehbarkeit in der Arbeitswelt schaffen. Danach müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zu Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Arbeitsbedingungen mitteilen. Bisher war dies nur schriftlich, also mit Papier und Stift, möglich, wobei ein Verstoß hiergegen bußgeldbewehrt war. Viele Arbeitgeber waren deswegen dazu übergegangen, die wesentlichen Arbeitsbedingungen zum Bestandteil ihrer Arbeitsverträge zu machen und diese sich dann von Arbeitnehmern ausgedruckt und unterschrieben gegenzeichnen zu lassen.
Mit dem BEG IV und § 2 NachwG in seiner neuen Fassung können diese Informationen nun in Textform, § 126b BGB, übermittelt werden, wenn das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist und der Empfang von ihm bestätigt wird. Auf Verlangen muss aber weiterhin ein physisches, unterschriebenes Dokument bereitgestellt werden.
Ausnahmen gelten nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz für bestimmte Branchen (z.B. Speditionen und Logistikunternehmen, Baugewerbe, Gaststätten).
Arbeitsverträge, die die wesentlichen Arbeitsbedingungen beinhalten, können künftig z.B. als pdf-Anhang per E-Mail versendet werden. Arbeitnehmer sind dann aufzufordern, eine Empfangsbestätigung abzugeben, um den Zugang nachzuweisen. Bei befristeten Arbeitsverträge ist aber weiterhin das Schriftformerfordernis – Papier und Stift – zu beachten, da § 14 Abs. 4 TzBfG nicht geändert wurde und weiterhin Schriftform verlangt.
Regelaltersrentenbefristung digital möglich
Wie alle Befristungen bedurften vertragliche Abreden, die die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vorsehen, der Schriftform. Da fast alle Arbeitsverträge diese Regelung zum Inhalt haben, haben vorsichtige Arbeitgeber auch unabhängig von den Anforderungen des NachwG bisher auf die Schriftform ihrer Arbeitsverträge geachtet.
Der für Regelaltersrentenbefristungen einschlägige § 41 SGB VI erhält einen Satz 2, der ausdrücklich regelt, dass für Vereinbarungen, die die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vorsieht, die Textform ausreicht.
§ 41 SGB VI und die diesbezügliche Textform gilt nur für Regelaltersrentenbefristungen. Alle anderen Befristungsabreden, die nicht an die Regelaltersrente anknüpfen, bedürfen weiterhin der Schriftform, § 14 Abs. 4 TzBfG.
Arbeitszeugnisse digital möglich
Bisher hatten Arbeitnehmer nach § 109 Abs. 1 S. 1 GewO bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Nach Abs. 3 war die elektronische Form ausgeschlossen.
§ 109 Abs. 3 GewO n.F. sieht nun vor, dass das Arbeitszeugnis auch in elektronischer Form erteilt werden kann, wenn der Arbeitnehmer einverstanden ist. Eine Verpflichtung des Arbeitgebers hierzu besteht nicht, er kann also auch weiterhin die Erteilung in Schriftform verlangen. Elektronische Form bedeutet, dass die Vertragsparteien das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen müssen, § 126a BGB. Die elektronische Form soll ausweislich der Gesetzesbegründung aber dann ausgeschlossen sein, wenn das Zeugnis später ausgestellt und auf das Austrittsdatum datiert wird.
Das Einholen von Unterschriften im Allgemeinen und insbesondere Korrekturwünsche zu bereits schriftlich erteilten Zeugnissen sind ein echter Hemmschuh in der täglichen Personalarbeit. Unternehmen sollten deswegen überlegen, ihre Prozesse zur Zeugniserteilung, auch im Zusammenhang mit Aufhebungs- und Abwicklungsverträgen, anzupassen.
Arbeitnehmerüberlassungsverträge digital möglich
Die gesetzliche Regelung war nach der Überarbeitung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) im Jahr 2007 eindeutig. § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG sah vor, dass der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher der Schriftform bedarf. Dies galt für Einzelüberlassungen wie auch für Rahmenverträge. Bei letzteren bedurften dann auch die einzelnen konkretisierenden Abrufe der Schriftform, was die operativen Anforderungen in vielen Unternehmen auf den Kopf stellen konnte. Der Verstoß war bußgeldbewehrt und konnte zur Fiktion eines Arbeitsverhältnisses zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer führen.
Einzelüberlassungen, Rahmen-Arbeitnehmerüberlassungsverträge und Einzelabrufe sind künftig in Textform möglich, die beschriebenen Risiken entfallen damit.
Unternehmen sollten ihre Prozesse entsprechend anpassen. Das schafft Kapazitäten für andere, wertschöpfende Tätigkeiten.
Erleichterungen bei Elternzeit/Elternteilzeit
Der Antrag auf Elternzeit wie auch der Antrag auf Elternteilzeit bedurften der Schriftform, § 16 Abs. 1 und § 15 Abs. 7 des Gesetzes über Elterngeld und Elternzeit (BEEG). Dies galt auch für die Ablehnung von Elternteilzeit und ihre Begründung.
Anträge auf Elternzeit und Elternteilzeit für Kinder, die ab dem 1.5.2025 geboren werden, wie auch die Ablehnung sind in Textform möglich, die §§ 15 Abs. 7 und 16 Abs. 1 BEEG werden entsprechend neu gefasst. Es ist davon auszugehen, dass Arbeitnehmer – wie in vielen Fällen auch bisher wegen Unkenntnis des Formerfordernisses – ihre Anträge künftig per E-Mail stellen, was für Textform ausreichend ist.
Auch diese Änderungen sind zu begrüßen, sie reduzieren sperrige Prozesse auf ein Mindestmaß. Arbeitgebern wird es aber damit künftig verwehrt sein, sich auf die Nichtigkeit von formunwirksamen Anträgen zu berufen.
Pflegezeit- und Familienpflegezeitgesetz
§ 3 Abs. 3 Pflegezeitgesetz (PflegeZG) und § 2a Abs. 1 Familienpflegezeitgesetz (FPfZG) sahen Schriftform oder elektronische Form für die Geltendmachung und Inanspruchnahme bzw. die Ankündigung der Inanspruchnahme durch den Arbeitnehmer vor.
Für Geltendmachung und Inanspruchnahme bzw. die Ankündigung der Inanspruchnahme durch den Arbeitnehmer reicht künftig Textform aus. Das PflegeZG und das FPfZG wurden entsprechend angepasst.
Auch diese Änderungen sind wegen der mit ihnen einhergehenden Vereinfachung für die Arbeitsvertragsparteien zu begrüßen.
Erleichterungen zum Arbeitszeitgesetz
Nach § 16 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind Arbeitgeber verpflichtet, einen Abdruck des ArbZG sowie der aufgrund des ArbZG erlassenen, für den Betrieb geltenden Rechtsverordnungen und der für den Betrieb geltenden Tarifverträge und Betriebs- oder Dienstvereinbarungen an geeigneter Stelle im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen oder auszuhängen.
Künftig reicht es aus, diese Dokumente mit „betriebsüblicher Informations- und Kommunikationstechnik“ den Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. Hierzu wird sich das möglicherweise bestehende Firmen-Intranet anbieten.
Es ist zu begrüßen, dass die Aushang- und Auslegungspflicht entfällt. Die Textsammlungen „Aushangpflichtige Gesetze“ werden wohl aus den Personalabteilungen und von den Schwarzen Brettern verschwinden.
Vereinfachungen beim Jugendarbeitsschutzgesetz
Auch nach den §§ 47 und 48 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) bestanden umfassende Aushang- und Auslegungspflichten, für die künftig in den neuen Fassungen der beiden Vorschriften ebenfalls auf betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik verwiesen wird. Auf die Ausführungen unter IX. kann daher verwiesen werden.
Anpassung zum Mutterschutzgesetz
Bisher waren Arbeitgeber nach § 10 Abs. 1 Mutterschutzgesetz (MuSchG) ausnahmslos zu einer anlassunabhängigen Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz verpflichtet.
Diese Vorgabe wird nun eingeschränkt. § 10 Abs. 1 MuSchG wird folgender Satz angefügt: „Die Verpflichtung des Arbeitgebers nach Satz 1 entfällt, wenn gemäß einer zu diesem Zweck nach § 30 Absatz 4 veröffentlichten Regel oder Erkenntnis des Ausschusses für Mutterschutz eine schwangere oder stillende Frau die Tätigkeit nicht ausüben oder einer Arbeitsbedingung nicht ausgesetzt sein darf.“
Die anlasslose Gefährdungsbeurteilung bleibt also die Regel. Die Neufassung stellt aber klar, dass keine Beurteilungen zu erfolgen haben, wenn bereits eine Beurteilung durch den Ausschuss für Mutterschutz vorliegt. Diese Änderung ist zu begrüßen, eine anlasslose Gefährdungsbeurteilung ergab in diesen Fällen keinen Sinn.
Änderungen bei Aufbewahrungspflichten
Obwohl es kein klassisches arbeitsrechtliches Thema ist, hat es für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Unternehmen eine hohe Relevanz: Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) wurden in Bezug auf Buchungsbelege geändert.
Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltslisten, Rechnungen und Kontoauszüge werden von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dies betrifft die Anpassungen in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 S. 1 AO. Für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des BEG IV noch nicht abgelaufen ist, gilt diese Erleichterung. Während die Partei Die Linke diese Regelung als Skandal bezeichnete, da die Verkürzung der Aufbewahrungspflicht von Steuerunterlagen aus ihrer Sicht Steuerbetrügern nütze, bestand zwischen den Ampel-Koalitionären und der CDU-/CSU-Fraktion hier Übereinstimmung, dass die Verkürzung genau den Kompromiss zwischen erforderlichem Bürokratieabbau und Überprüfbarkeit darstellt.
Hier rückt Art. 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in den Fokus. Art. 30 DS-GVO regelt die Pflicht zum Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, in dem relevante Datenerhebung und Datenverarbeitungen beschrieben sind. Die Speicherfristen sowie die entsprechenden Löschzyklen sind anzupassen.
Fazit und Ausblick
Kündigungen und Aufhebungsverträge (und Befristungen sowie nachvertragliche Wettbewerbsverbote) bedürfen zwar weiterhin der Schriftform. Das BEG IV bringt aber zahlreiche spürbare Entlastungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die allesamt zu begrüßen sind.
Nach dem Ampel-Aus und den zu erwartenden Neuwahlen bleibt abzuwarten, ob es alsbald zu einem BEG V kommen wird. Die übrigen arbeitsrechtlichen Vorhaben der Ampel-Koalition werden wohl nicht mehr in dieser Legislaturperiode umgesetzt: Das gilt u.a. für das Tariftreuegesetz, das Beschäftigtendatengesetz, die Weiterentwicklung des Entgelttransparenzgesetzes und leider auch für das Arbeitszeitgesetz. Zu letzterem hat das BMAS seit dem Referentenentwurf aus April 2023 keine weiteren Informationen veröffentlicht oder einen offiziellen Gesetzesentwurf herausgegeben.
Constantin Wlachojiannis, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Köln, wlachojiannis@michelspmks.de
