I. beA – Rechtsprechung (Teil 4): Das müssen Rechtsanwälte beachten

Nach der gültigen Fassung der ERVV müssen elektronische Dokumente im ERV dem Dateiformat pdf entsprechen. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden.

Zu der Einreichung als Word-Dokument (.docx) haben sich der BGH und der BFH in zwei aktuellen Entscheidungen geäußert:

Gegenseite moniert das Dateiformat

Die Berufungseinlegung erfolgte noch form- und fristgerecht. Die Gerichtsakte wurde im Berufungsverfahren elektronisch geführt. Einen Tag vor Fristablauf reichte der Bevollmächtigte der Beklagten eine Berufungsbegründung auf dem sicheren Übermittlungsweg aus seinem beA im Dateiformat docx ein. Die Klägervertreterin monierte, dass es sich bei der übermittelten Datei um ein docx-Dokument handele und dass die nicht formgemäß eingereichte Berufungsbegründung daher als nicht eingereicht anzusehen sein dürfte.

Nachreichung des PDF nicht mehr innerhalb der Berufungsbegründungsfrist

Der Beklagtenvertreter übersandte daraufhin die Berufungsbegründung „vorsorglich nochmals“ als PDF-Datei. Das Berufungsgericht ging von einer unzulässigen Berufung aus. Die Berufungsbegründung sei zwar fristgerecht übermittelt worden, die Einreichung im docx-Format genüge jedoch den formellen Anforderungen nicht. Die nachgereichte PDF-Datei wurde nicht mehr innerhalb der Berufungsbegründungsfrist eingereicht.

Es fehlte an der Glaubhaftmachung

Zwar sei die Berufungsbegründung im PDF-Format nachgereicht worden, es fehle allerdings die nach §130a Abs. 6 ZPO erforderliche Glaubhaftmachung, dass sie mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimme. Zwar könne auch eine anwaltliche Versicherung ausreichen. Dafür hätte es jedoch einer Versicherung der Richtigkeit der vorgetragenen Angaben unter Bezugnahme auf die anwaltlichen Standespflichten bedurft. Allein der schriftsätzliche Vortrag relevanter Umstände genügt grundsätzlich nicht.

Die Übermittlung der Klageschrift erfolgte als Word-Datei

Der damalige Prozessbevollmächtigte, ein Steuerberater, erhob über sein beSt Klage. Die Klageschrift übermittelte er im docx-Format, die weiteren Anlagen im PDF-Format. Das Finanzgericht (FG) druckte die Dokumente einschließlich der Klageschrift aus und nahm sie zur (führenden) Papierakte.

Ausschließlich „PDF“ oder „TIFF“ / Eidesstattliche Versicherung der Mitarbeiterin

Der Berichterstatter wies darauf hin, dass für die Klageschrift ausschließlich PDF oder TIFF zulässig seien und die Klage daher unwirksam erhoben sein dürfte. Daraufhin übermittelte der Bevollmächtigte die Klageschrift am 4.1.24 im PDF-Format. Am 13.2.24 übermittelte die Steuerberatergesellschaft eine eidesstattliche Versicherung einer Mitarbeiterin des Steuerberaters, in der diese erklärte, der am 4.1.24 eingereichte Klageschriftsatz entspreche dem am 25.9.23 übermittelten Dokument vollumfänglich.

Klageabweisung

Das FG wies die Klage ab. Diese sei im falschen Format formunwirksam erhoben worden und daher unzulässig. Eine rückwirkende Heilung nach § 52a Abs. 6 FGO sei nicht eingetreten, da es jedenfalls an der zeitgleichen, zumindest aber unverzüglichen und nicht entbehrlichen Glaubhaftmachung fehle, dass der Schriftsatz mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimme. Unerheblich sei, ob die elektronische Akte die führende sei oder – wie vorliegend – die Papierakte.

Führende Papierakte

Abweichend von den Vorschriften des ERVV ist bei der führenden Papierakte ein elektronisches Dokument zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet, wenn es druckbar ist und zur Papierakte genommen wurde. Die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht ist in diesem Fall ausreichend dadurch gewährleistet, dass das Dokument in Form eines Papierausdrucks unveränderlicher Aktenbestandteil ist.

Nicht mit Art. 19 Abs. 4 GG vereinbare Förmelei

Es würde in dieser Konstellation eine reine und damit mit Art. 19 Abs. 4 des Grundgesetzes nicht vereinbare Förmelei darstellen, die Formwirksamkeit des elektronisch eingereichten Schriftsatzes von dem verwendeten Format abhängig zu machen.

In Ergänzung zur E-Broschüre Ausgabe 5/2025 (Rn 34 ff.) nachstehend weitere Entscheidungen zur Ausgangskontrolle:

Versäumung der Berufungsbegründungsfrist

Gleichzeitig mit der Berufungsbegründung hatten die Beklagten Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragt. Zur Begründung haben sie ausgeführt:

„nach Eingang des angefochtenen Urteils seien die zu beachtenden Fristen ordnungsgemäß im Fristenkalender ihres Prozessbevollmächtigten notiert worden. Die Akte sei ihm zur Vorfrist der Berufung wieder vorgelegt worden. Er habe zu diesem Zeitpunkt bereits eine Berufungsbegründung schriftlich gefertigt gehabt und dem Rechtsschutzversicherer zwecks Erteilung einer Kostendeckungszusage zugeleitet. Nachdem ihrem Prozessbevollmächtigten zur Vorfrist der Berufungsbegründung die Akte erneut vorgelegt worden sei, habe er in einem Vermerk niedergelegt, dass die Berufungsbegründung erledigt sei.“

Missverständnis der Mitarbeiterin

„Diesen Vermerk habe die immer sorgfältig und pflichtbewusst arbeitende und erfahrene Mitarbeiterin ihres Prozessbevollmächtigten dahin missverstanden, dass die Berufungsbegründungsfrist bereits erledigt gewesen sei. Deshalb habe sie neben der Vorfrist auch die Berufungsbegründungsfrist im Kanzleikalender als erledigt vermerkt. Sie sei davon ausgegangen, dass der Schriftsatz zur Berufungsbegründung bereits mit der Berufungsschrift am 19. März 2025 bei Gericht eingereicht worden sei.“

Abendkontrolle der Fristen

„Ihr Prozessbevollmächtigter bespreche jeweils am Abend des Fristablaufs mit seinen Mitarbeitern die Fristerledigung, so dass sichergestellt sei, dass bei Vorlage der Akte, in der die Frist notiert sei, im Abgleich mit dem Kalender nochmals überprüft werden könne, ob die zu erledigende Frist tatsächlich gestrichen werden könne. Eine solche Überprüfung sei auch hier erfolgt. Wegen des Urlaubs ihres Prozessbevollmächtigten im Zeitpunkt des Ablaufs der Berufungsbegründungsfrist seien vor Urlaubsantritt alle in der Urlaubszeit ablaufenden Fristsachen zur Durchsicht vorgelegt worden. Ihr Prozessbevollmächtigter sei mit seiner Mitarbeiterin jede Akte im Einzelnen durchgegangen. Hierbei habe er die Frist im Kalender kontrolliert und seine Mitarbeiterin die Akte. Auf Nachfrage habe die Mitarbeiterin den Eingang der Berufungsbegründung bei Gericht bestätigt, weil sie davon ausgegangen sei, dass diese mit der Berufungsschrift bei Gericht eingegangen sei.“

Der BGH geht von einer schuldhaften Versäumung der Berufungsbegründungsfrist aus und ist der Auffassung, dass dem Prozessbevollmächtigten eigenes Verschulden vorzuwerfen ist.

Verschulden des Prozessbevollmächtigten

Die Annahme, dass die Berufungsbegründungsfrist schuldhaft versäumt worden ist, entspricht der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, die insoweit weder fortzubilden noch zu ergänzen ist. Fehler des Büropersonals hindern eine Wiedereinsetzung deshalb nicht, solange den Prozessbevollmächtigten kein eigenes Verschulden, etwa in Form eines Organisations- oder Aufsichtsverschuldens, trifft.

Die Anforderungen, die von der Rechtsprechung an eine wirksame Ausgangskontrolle und an die organisatorischen Maßnahmen bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze gestellt werden, sind bekannt und müssen einem Rechtsanwalt auch ohne richterliche Hinweise geläufig sein.

Nach der ständigen Rechtsprechung des BGH muss ein Rechtsanwalt:

„durch organisatorische Vorkehrungen sicherstellen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig gefertigt wird und beim zuständigen Gericht innerhalb der laufenden Frist eingeht. Hierzu hat er grundsätzlich sein Möglichstes zu tun, um Fehlerquellen bei der Eintragung und Behandlung von Rechtsmittelfristen auszuschließen. Zu diesem Zweck ist die Ausgangskontrolle so zu organisieren, dass sie einen gestuften Schutz gegen Fristversäumungen bietet.“ […]

„Die im Fristenkalender vermerkten Fristen dürfen erst gestrichen oder anderweitig als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die fristwahrende Maßnahme tatsächlich durchgeführt, der Schriftsatz also gefertigt und abgesandt oder zumindest postfertig gemacht, die weitere Beförderung der ausgehenden Post mithin organisatorisch zuverlässig vorbereitet worden ist. Dabei sind die für die Kontrolle zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzuweisen, Fristen im Kalender grundsätzlich erst zu streichen oder als erledigt zu kennzeichnen, nachdem sie sich anhand der Akte vergewissert haben, dass zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen ist.“ […]

„Das zuständige Kanzleipersonal ist daher dahingehend anzuweisen, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO zu kontrollieren ist. Die Kontrollpflichten erstrecken sich zudem unter anderem darauf, ob die Übermittlung vollständig und an das richtige Gericht erfolgte sowie ob die richtige Datei übermittelt wurde.“

Keine hinreichende Ausgangskontrolle am Abend

„Der Rechtsanwalt hat anzuordnen, dass die Erledigung von fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders durch eine dazu beauftragte Bürokraft überprüft wird. Diese nochmalige, selbstständige und abschließende Kontrolle muss gewährleisten, dass geprüft wird, welche fristwahrenden Schriftsätze hergestellt, abgesandt oder zumindest versandfertig gemacht worden sind und ob insoweit eine Übereinstimmung mit den im Fristenkalender vermerkten Sachen besteht“.

Kein Hinweis gem. § 139 Abs. 1 ZPO erforderlich

Entgegen der Ansicht der Beschwerde war das Berufungsgericht nicht gehalten, die Beklagten auf die Notwendigkeit ergänzenden Wiedereinsetzungsvortrags hinzuweisen. Die Anforderungen, die von der Rechtsprechung an eine wirksame Ausgangskontrolle und an die organisatorischen Maßnahmen bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze gestellt werden, sind bekannt und müssen einem Rechtsanwalt auch ohne richterliche Hinweise geläufig sein.

Tragen die zur Begründung des Wiedereinsetzungsantrags gemachten Angaben diesen Anforderungen nicht Rechnung, deutet das nicht auf Unklarheiten oder Lücken des Vortrags hin, die aufzuklären oder zu füllen wären, sondern erlaubt – wie auch hier – den Schluss darauf, dass entsprechende organisatorische Maßnahmen gefehlt haben.

Fehlende Kontrolle der automatisierten Eingangsbestätigung

Die Mitarbeiterin hatte sich auf einen von ihr missverstandenen Vermerk verlassen. Hätte die Mitarbeiterin den Versandvorgang anhand der Akte und mittels der automatisierten Eingangsbestätigung überprüft, so hätte ihr auffallen müssen, dass lediglich die Berufungsschrift als elektronisches Dokument versandt wurde, nicht jedoch die Berufungsbegründung.

Begründung erfolgte an das falsche Postfach

Der Bevollmächtigte hatte noch am letzten Tag der Frist bis zum 24.10.2025 die Berufungsbegründung übermittelt. Allerdings ging der Schriftsatz nicht an das elektronische Postfach des LAG, sondern an das Verwaltungspostfach, das als beBPO geführt wird.

Eingang auf dem Intermediär genügt

Ein über das beA eingereichtes elektronisches Dokument geht erst dann beim zuständigen Gericht ein, sobald es auf dem gerade für dieses Gericht eingerichteten Empfänger-Intermediär im Netzwerk für das EGVP gespeichert ist. Unerheblich ist, ob es von dort aus rechtzeitig an andere Rechner innerhalb des Gerichtsnetzes weitergeleitet oder von solchen Rechnern abgeholt werden konnte. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Eingangs eines fristwahrenden Schriftstücks ist, dass es innerhalb der Frist tatsächlich in den Verfügungsbereich des zuständigen Gerichts gebracht worden ist.

beBPO der Gerichtsverwaltung ist nicht der richtige Empfänger-Intermediär

Die Justizverwaltung und die Berufungskammern des Landesarbeitsgerichts unterhalten kein gemeinsames EGVP. Durch die Einrichtung separater Posteingangsschnittstellen wird der funktionalen Trennung von Justizverwaltung und Rechtsprechung Rechnung getragen.

Prozessbevollmächtigter hat anwaltliche Sorgfaltspflichten nicht erfüllt / Kanzleiprogramm weist die Nutzer-ID automatisch aus

Das BAG lässt offen, ob ein Rechtsanwalt generell verpflichtet sei, die von seinem Kanzleiprogramm automatisch ausgewiesene Nutzer-ID des Empfänger-Gerichts mit einer – wie hier – in der Rechtsmittelbelehrung der vorinstanzlichen Entscheidung ausdrücklich angegebenen ID-Nummer abzugleichen.

„Er ist jedenfalls gehalten, die Nutzer-ID zu überprüfen, wenn – wie vorliegend vom Kläger behauptet und durch entsprechende Screenshots glaubhaft gemacht – sein Kanzleiprogramm das allein ausgewählte elektronische Postfach ausdrücklich mit „Verwaltung des Landesarbeitsgerichts“ bezeichnet.

In einem solchen Fall liegen greifbare Anhaltspunkte dafür vor, dass es sich hierbei gerade nicht um den für das Berufungsgericht eingerichteten Empfänger-Intermediär im Netzwerk für das EGVP, sondern um das für Rechtssachen nicht maßgebliche Postfach der Justizverwaltung handelt.

Das Anwaltsverschulden war für die Fristversäumung auch ursächlich. Hätte der Prozessbevollmächtigte des Klägers den erforderlichen Abgleich vorgenommen, wäre ihm aufgefallen, dass die Nutzer-ID, die sein Kanzleiprogramm ausgewiesen hat, von der in der Rechtsmittelbelehrung angegebenen Nutzer-ID für das EGVP des Landesarbeitsgerichts abweicht. Die Kausalität entfällt nicht deshalb, weil der Prozessbevollmächtigte noch auf eine innerhalb der Frist nach § 66 Abs. 1 ArbGG erfolgende Weiterleitung seiner Berufungsbegründung an das EGVP des Landesarbeitsgerichts vertrauen durfte.

Geht ein fristgebundener Schriftsatz statt beim Rechtsmittelgericht bei dem erstinstanzlichen Gericht ein, ist dieses nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich verpflichtet, den Schriftsatz im ordentlichen Geschäftsgang an das Rechtsmittelgericht weiterzuleiten. Dies folgt aus dem verfassungsrechtlichen Anspruch des Rechtsuchenden auf ein faires Verfahren. Ist der Eingang des Schriftsatzes so zeitig, dass die fristgerechte Weiterleitung an das Rechtsmittelgericht im ordentlichen Geschäftsgang ohne weiteres erwartet werden kann, darf die Partei darauf vertrauen, dass sein Schriftsatz noch rechtzeitig beim Rechtsmittelgericht eingeht. Geschieht dies tatsächlich nicht, wirkt sich das Verschulden der Partei oder ihres Prozessbevollmächtigten nicht mehr aus, so dass ihr Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren ist.

Gemessen hieran durfte der Prozessbevollmächtigte des Klägers nicht darauf vertrauen, seine Berufungsbegründung werde bei einer Weiterleitung im ordentlichen Geschäftsgang noch innerhalb der Berufungsbegründungsfrist iSv. § 46c Abs. 5 Satz 1 ArbGG bei dem für das Berufungsgericht eingerichteten Empfänger-Intermediär im Netzwerk für das EGVP eingehen. Es war nicht zu erwarten, dass die am letzten Tag der Berufungsbegründungsfrist (24. Oktober 2025)- einem Freitag – um 16:39 Uhr eingehende Berufungsbegründung noch in den verbleibenden Stunden des Tages von der Gerichtsverwaltung über das korrekte Gerichtspostfach an das Berufungsgericht weitergeleitet werden würde.“

Man hätte (unabhängig vom Kanzleiprogramm) auch nach der SAFE-ID des Gerichts das richtige Empfängerpostfach finden können:

Sucht man im Gesamtverzeichnis des beA nach dem Stichwort: „Landesarbeitsgericht Kiel“ so werden beide Postfächer angezeigt:

Auch wenn die Postanschrift identisch ist, wird bei einem Klick auf „i“ klar, dass es sich bei der Verwaltung des LAG um ein beBPO handelt:

Verschulden des Bevollmächtigten ursächlich für die Fristversäumung

Der BGH geht davon aus, dass es für den zuständigen Richter des Beschwerdesenats nicht ohne weiteres erkennbar war, dass die Beschwerdeschrift nur beim OLG und nicht auch beim AG eingereicht wurde. Da die Beschwerdeschrift bereits mit einer Begründung versehen war und letztere beim Beschwerdegericht einzureichen war, lag die Annahme nicht fern, dass der Schriftsatz an beide Gerichte übersandt wurde.

Die Beschwerde sei zu verwerfen, da sie nicht fristgerecht bis zum Ablauf des 8. Mai 2025 beim zuständigen AG eingelegt worden sei. Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand könne nicht gewährt werden, da die Rechtsmittelschrift an das Rechtsmittelgericht adressiert worden sei. Zwar sei, wenn ein fristgebundener Schriftsatz beim falschen Gericht eingehe, dieses grundsätzlich verpflichtet, den Schriftsatz im ordentlichen Gerichtsgang an das zuständige Gericht weiterzuleiten.

Hier habe die Antragstellerin aber bei einem unterstellten regelförmigen Ablauf des ordentlichen Geschäftsgangs nicht darauf vertrauen können, dass die Beschwerdeschrift fristgerecht beim Amtsgericht eingehen werde. Es habe erwartet werden können, dass der am 6. Mai 2025 eingegangene Schriftsatz von der Geschäftsstelle am 7. Mai 2025 bearbeitet und dem zuständigen Richter am 8. Mai 2025 vorgelegt werden würde, wie es tatsächlich auch geschehen sei. Weiter entspreche es dem ordentlichen Geschäftsgang, dass die Geschäftsstelle die richterliche Verfügung der Weiterleitung der Beschwerde an das zuständige Amtsgericht am folgenden Werktag umsetzen werde, hier also nach Fristablauf. Anderes ergebe sich auch nicht vor dem Hintergrund der Möglichkeit einer elektronischen Weiterleitung durch das Gericht, da eine generelle aktive Nutzungspflicht des elektronischen Gerichts- und Behördenpostfachs für Gerichte nicht bestehe.

Das unzuständige Gericht ist nicht verpflichtet, dem zuständigen Gericht den fristgebundenen Schriftsatz unter höchster Beschleunigung zukommen zu lassen.

Verletzung der gerichtlichen Fürsorgepflicht?

Die Rechtsbeschwerde macht lediglich geltend, das Berufungsgericht habe seine prozessuale Fürsorgepflicht verletzt, weil es nicht rechtzeitig auf das Fehlen der einfachen Signatur hingewiesen habe. Das Berufungsgericht geht davon aus, dass das dem Kläger zurechenbare Verschulden seines Prozessbevollmächtigten ursächlich für die Versäumung der Berufungsfrist sei, daher seien die Ablehnung der Wiedereinsetzung und die Verwerfung der Berufung als unzulässig nicht zu beanstanden.

Eine Partei dürfe grundsätzlich darauf vertrauen, dass ihre Schriftsätze alsbald nach ihrem Eingang bei Gericht zur Kenntnis genommen werden und offensichtlich äußere formale Mängel dabei nicht unentdeckt bleiben. Die gerichtliche Fürsorgepflicht gebiete es insbesondere, die Partei – entsprechend den Grundsätzen über das Fehlen der Unterschrift – im Rahmen des ordnungsgemäßen Geschäftsablaufs darauf hinzuweisen, wenn die Berufungsschrift auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht wird, ohne einfach signiert worden zu sein. Geschieht dies nicht, geht die nachfolgende Fristversäumnis nicht zu Lasten des Rechtsuchenden; das Verschulden des Prozessbevollmächtigten wirkt sich dann nicht mehr aus. Allerdings geht der BGH davon aus, dass nach diesen Maßstäben eine Verletzung der gerichtlichen Fürsorgepflicht in diesem Fall nicht vorliege.

Gerichtliche Prüfung bezieht sich nur auf die Bearbeitung des Dokuments

Die Prüfung nach § 130a Abs. 6 ZPO bezieht sich nicht auf die erforderliche Namenswiedergabe am Ende der Berufungsschrift, sondern nur darauf, ob das elektronische Dokument für das Gericht zur Bearbeitung geeignet ist. Sie bezieht sich nicht auch auf den über dessen Einreichung erstellten Transfervermerk. § 130a Abs. 6 ZPO gilt nicht für Signaturfehler. Ob die Mindestanforderungen des § 130a Abs. 3 ZPO gewahrt sind, ist Gegenstand der Zulässigkeitsprüfung gem. § 522 Abs. 1 Satz 1 ZPO, die vom Berufungsgericht vorzunehmen ist.

Für die Prüfung des Transfervermerks ist ein Zeitraum von 10–12 Kalendertagen zuzugestehen

Eine generelle Verpflichtung des Gerichts, die Formalien des als elektronisches Dokument eingereichten Schriftsatzes sofort zu prüfen, besteht nicht. Im Hinblick auf den übrigen Geschäftsanfall ist es nicht zu beanstanden, wenn der Richter erst bei Bearbeitung des Falles und damit nach Ablauf der Fristen die Zulässigkeit der Berufung und dabei auch die Einhaltung der Form überprüft.