Online-Gründungen von GmbH und UG jetzt möglich

Die wichtigste Änderung des DiRUG: Seit dem 1.8.2022 kann die zwingend erforderliche notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags einer GmbH oder UG online erfolgen. Gleiches gilt auch für die i.R.d. Gründung gefassten Gesellschafterbeschlüsse sowie für die Bestellung der ersten Geschäftsführer. Die möglicherweise in der Welt verstreuten (zukünftigen) Gesellschafter müssen nicht mehr persönlich vor einem Notar erscheinen. Das spart Zeit, Mühen und Kosten und erleichtert damit die flexible Gründung u.a. von Start-ups. Zunächst ist diese Möglichkeit allerdings auf Gesellschaften beschränkt, bei denen die Gesellschafter das Stammkapital als Bareinlage erbringen. Erst das DiREG wird ab 2023 diese Möglichkeit auch auf Gründungen mit ausschließlicher oder teilweiser Sacheinlage erweitern.

Der Notar oder die Notarin darf dabei allerdings nur ein von der Bundesnotarkammer bereitgestelltes, besonders gesichertes Videokommunikationssystem verwenden. Private Anbieter wie Zoom oder Skype sind nicht erlaubt. Das neue System muss sowohl die Kommunikation in Echtzeit als auch die elektronische Übermittlung von Dokumenten und Vertragsentwürfen ermöglichen. Das neue Verfahren wird durch Änderungen in § 2 GmbHG sowie Anpassungen in den §§ 16a ff. BeurkG und der BNotO geregelt und umfasst im Wesentlichen folgenden Ablauf:

• Zunächst müssen sich die Beteiligten nach § 16c BeurkG n.F. über ein Zwei-Faktor-Verfahren identifizieren: Dabei erfolgt erst die elektronische Identifizierung mit einem Ausweisdokument der EU, welches eine eID-Funktion aufweist. In einem zweiten Schritt wird das Lichtbild auf dem Ausweis elektronisch ausgelesen. Außerdem müssen der Notar bzw. die Notarin das Foto mit dem Erscheinungsbild der online zugeschalteten Personen abgleichen.

• Anschließend errichtet der Notar bzw. die Notarin gem. § 16b BeurkG n.F. eine elektronische Niederschrift über die Online-Verhandlung – statt des bisherigen Gründungsprotokolls.

• Diese elektronische Niederschrift unterzeichnen alle Beteiligten und der Notar bzw. die Notarin mit der qualifizierten elektronischen Signatur (§ 16b Abs. 4 S. 1 BeurkG n.F.).

Die an eine Gesellschaftsgründung anschließende notarielle Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung ist bald ebenfalls online möglich. Hierfür reicht zukünftig eine mit einem elektronischen Zeugnis öffentlich beglaubigte qualifizierte elektronische Signatur aus. Das Verfahren hierzu entspricht weitestgehend der Online-Beurkundung mittels Videokommunikation.

Über die Gesellschaftsgründung hinaus können Notarinnen und Notare auch weitere Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister vollständig mittels Online-Kommunikation beglaubigen. Mit dem DiREG werden nun auch Online-Anmeldungen von Personengesellschaften, Genossenschaften und Vereinen (letztere erst ab 2023) in die entsprechenden Register möglich. Das DiRUG sieht dieses Verfahren nicht nur für die GmbH und UG, sondern auch für andere Kapitalgesellschaften wie AG und KGaA sowie Einzelkaufleute und Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften aus der EU oder dem EWR-Raum vor. Das DiREG hat dieses Verfahren bereits zum 1. August dieses Jahres auf alle Rechtsträger erweitert, also auch auf Personengesellschaften wie die KG und die oHG.

Die Online-Beurkundung ist erst einmal auf die Beschlüsse beschränkt, die zur Gründung einer GmbH oder UG notwendig sind. Die meisten Maßnahmen, die einer notariellen Beglaubigung bedürfen (etwa ein Formwechsel, Verfügung über Gesellschaftsanteile oder Auflösung) sind hingegen auch weiterhin nicht online möglich. Allerdings erweitert das DiREG den Anwendungsbereich des notariellen Verfahrens der Online-Beurkundung ab 2023 auf Gründungsvollmachten, Kapitalmaßnahmen und einstimmig gefasste Beschlüsse zur Änderung des GmbH-Gesellschaftsvertrags. Nach einer Neufassung des § 48 Abs. 1 GmbHG im DiREG können Gesellschaftsbeschlüsse, die keine notarielle Form benötigen, seit dem 1. August auch online (in diesem Fall auch via Zoom) gefasst werden, sofern alle Gesellschafter in Textform zugestimmt haben und die Satzung dies nicht ausdrücklich verbietet. Eine entsprechende Satzungsregelung, die solche Beschlüsse ausdrücklich erlaubt, ist dann nicht mehr notwendig. Eine Ausweitung der Online-Beurkundung auf andere Gesellschaftsformen wie die AG oder Personengesellschaften ist aktuell nicht vorgesehen.