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Zeitmanagement zwischen Beruf und Familie (Eisenhower-Pinzip)

Als Anwältinnen und Anwälte haben wir einen Job, in dem man nie fertig wird. Zwar kommt immer mal wieder eine Akte in den inzwischen vielleicht schon virtuellen Keller. Es rücken aber ständig welche nach, was natürlich auch gewünscht ist. Ist die Post bearbeitet, sind schon wieder Mails und Rückrufbitten aufgelaufen. Haben Sie die Anrufe erledigt, sind in der Zwischenzeit Faxeingänge zu verzeichnen. Und wenn Sie vom Gerichtstermin kommen gibt es meistens irgendeine Neuigkeit, die gleich bearbeitet werden möchte. Es ist eine grundsätzliche Herausforderung in unserem Beruf, dass wir immer wieder ein Ende finden müssen, auch wenn wir nicht wirklich fertig sind. Leichter gelingt es, wenn Sie Klarheit haben über Ihre Prioritäten und genau wissen, was Ihnen wichtig ist. Und ob irgendeine Aufgabe, die sehr dringend daherkommt, auch aus Ihrer Sicht dringend ist oder lediglich aus Sicht eines Anderen, z.B. des Mandanten oder einer Behörde.

Auch Anwältinnen und Anwälte haben noch andere Lebensbereiche abgesehen von ihrer Arbeit. Neben dem Stress, der zwischen all den wichtigen und dringenden Kanzleialltagsmomenten entstehen kann, möchten Sie sich vielleicht auch noch um Ihre Gesundheit kümmern, Ihre Freizeit mit Freunden und Hobbies verbringen und Zeit mit Ihrer Familie genießen. Besonders die ersten Berufsjahre sind herausfordernd. Es geht darum sich mit der eigenen Kanzlei oder als MitarbeiterIn zu etablieren, eine Expertise aufzubauen im gewählten Rechtsgebiet, vielleicht noch einen oder mehrere Fachanwaltstitel zu erwerben. Zeitlich fällt das häufig zusammen mit der Phase der Familiengründung, die ebenfalls durch den höheren Betreuungsbedarf noch kleiner Kinder neben großer Freude auch ein großes Gebundensein mit sich bringt. Gerade Kolleginnen und Kollegen in dieser Phase fühlen sich häufig zerrissen zwischen diesen verschiedenen Wünschen und Anforderungen, den eigenen und denen der Mitmenschen zu Hause und in der Kanzlei. All diese Aufgaben auch noch mit einem permanent schlechten Gewissen zu absolvieren ist doppelt anstrengend.

Je klarer wir selbst sind über das, was uns wichtig ist und wie wir vorgehen wollen, umso klarer können wir dies auch kommunizieren. Damit machen wir uns das Leben leichter.

Probieren Sie doch mal, mit dem Eisenhower-Prinzip zu sortieren. Vielleicht kennen Sie es, der Ursprung dieses Zeitmanagement-Tools ist nicht ganz klar. Nutzen können Sie es sowohl für die Struktur in Ihrem Arbeitsalltag als auch als für eine übergeordnete Priorisierung über die verschiedenen Lebensbereiche hinweg.


Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip geht von 4 Quadranten aus, mit denen Sie Aufgaben kategorisieren können. Dabei wird jede Aufgabe daraufhin geprüft, ob sie wichtig ist oder unwichtig, dringend oder nicht dringend. Interessant ist, wo der Stress entsteht. Wenn Sie Ihre Aufgaben ansehen und auf den Achsen „wichtig“ und „dringend“ einordnen, werden Sie diese Kategorien herausfiltern:

  • Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind
  • Aufgaben, die nicht wichtig sind, aber dringend
  • Aufgaben, die wichtig sind und dringend
  • Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringend

Nehmen Sie sich ruhig mal ein Blatt und malen sich diese 4 Felder auf. Was kommt hinein? Funktionieren wird es nur, wenn Sie in einer Sache keine Kompromisse machen: Es geht hier um Ihr ganz persönliches „wichtig“ und „dringend“.


Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind

Diese Aufgaben können Sie rigoros streichen, was schonmal sehr befreiend ist. Weder müssen Sie sie bearbeiten, noch müssen Sie sich darum kümmern, dass es jemand Anders tut.


Aufgaben, die nicht wichtig sind, aber dringend

Für diese Gruppe von Aufgaben ist es von besonderer Bedeutung, dass Sie sich daran erinnern: Sie müssen nicht immer alles selbst machen. Hier ist Gelegenheit, Dinge zu delegieren. Geben Sie ab an kompetente MitarbeiterInnen und wenn Sie (noch) keine haben, sehen Sie sich um, welche anderen Hilfen Sie nutzen können, zum Beispiel für eine automatisierte Terminvergabe oder Telefondienste.


Aufgaben, die wichtig sind und dringend

Diese Aufgaben sind selbst zu erledigen und das sofort. Hier entsteht der Stress, denn hier ist der Handlungsspielraum am kleinsten. Deshalb ist es so nützlich, darauf zu achten, dass wichtige Aufgaben gar nicht erst hier landen. Fristen haben es ja an sich, dass sie die Aufgaben wandern lassen von „wichtig aber nicht dringend“ hin zu „immer dringender“. Bis sie letztlich keinen Aufschub mehr zulassen und sofort erledigt werden müssen. Und wenn es keine Frist ist, die Sie delegieren und also in der letzten Kategorie schon erledigen konnten, sitzen Sie selbst da. Nicht selten abends, wenn Sie eigentlich schon etwas anderes machen wollten.


Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringend

Auf diese Aufgaben gilt es ganz besonders aufzupassen. Denn Sie sind es, die von den anderen drei Gruppen häufig verdrängt werden, sodass es häufig überhaupt nicht dazu kommt, dass Sie sich damit wirklich befassen. Gleichzeitig sind es die, die Ihnen eigentlich am Herzen liegen und deshalb nicht immer hinten herunterfallen sollten. Das kann die Kanzleistrategie sein, die Sie bewusst ausrichten möchten. Das Teambuilding mit KollegInnen und MitarbeiterInnen. Der Fachartikel oder die Webseite. Es kann – über die Berufstätigkeit hinaus gesehen – der Wunsch sein, beim Laufenlernen der Kinder dabei zu sein oder beim Abendessen. Im Sportverein aktiv mitzugestalten oder eine längere Reise zu unternehmen.

Diese Dinge können Sie Ihrem größeren Ziel näherbringen, allerdings tragen Sie sich die Frist höchstens selbst ein. Und es ist gar nicht verkehrt, genau das auch zu machen. Dieses Feld sollten Sie hartnäckig verteidigen. Dafür muss natürlich klar sein, was für Sie persönlich dort steht.

Manchmal ist der Druck groß, der Tag voll und es kommen so viele ungeplante Sachen auf uns zu, dass wir die geplante Struktur nicht mehr richtig erkennen können. Dann hilft ein kurzes Atemholen. Auf eine Minute kommt es meistens wirklich nicht an. Und die reicht schon, um kurz für uns selbst zur Ruhe zu kommen und zu schauen: Was müssen Sie wirklich jetzt gerade selbst erledigen? Was kann warten oder ganz weg? Wenn Sie Ihre Prioritäten im Blick behalten und vor allem die „wandernden“ wichtigen Sachen, werden Sie weniger in Stress geraten und damit auch leichter Ihren Arbeitstag beenden können. Weil sie nicht mehr das mulmige Gefühl haben, dass über Nacht irgendetwas „anbrennen“ könnte, sondern stattdessen die für Sie wichtigen Dinge erledigt wissen.

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