Volle Auftragsbücher, leeres Konto: Welche Kennzahlen Kanzleien im Blick behalten sollten

Die Kanzlei läuft auf absoluter Vollauslastung. Die Mitarbeiter arbeiten bis spät. Trotzdem bleibt am Monatsende zu wenig übrig.

Das ist kein Einzelfall. Viele Kanzleien verwechseln Auslastung mit Wirtschaftlichkeit. Wer sieht, dass alle beschäftigt sind und genug Mandate vorhanden sind, übersieht leicht die entscheidende Frage: Wird die geleistete Arbeit auch bezahlt – und zwar rechtzeitig, vollständig und mit ausreichender Marge?

In Kanzleien entsteht Liquidität oft zeitversetzt: Die Arbeit ist längst erledigt, die Rechnung aber noch nicht gestellt oder noch nicht bezahlt. Da die Abrechnung der Tätigkeit nach dem Abschluss des Mandats erfolgt und Vorschüsse die Vergütung in der Regel nur teilweise decken, müssen die Praxiskosten in starkem Maß vorfinanziert werden.^[1] Gleichzeitig laufen Gehälter, Miete, Softwarekosten und Versicherungen weiter.

Genau deshalb reicht ein Blick auf die reine Mandatsanzahl nicht aus. Wer wirtschaftlich steuern will, muss regelmäßig prüfen, ob die Kanzlei nicht nur gut ausgelastet ist, sondern auch ausreichend liquide und profitabel arbeitet.

 

Warum Controlling in der Kanzlei anders funktioniert

Kanzleien sind keine gewöhnlichen Dienstleistungsbetriebe – aber sie müssen wirtschaftlich funktionieren. Ein Ziel der Kanzleiorganisation ist die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsweise. Auch wenn der Rechtsanwalt nach der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) in erster Linie ein unabhängiges Organ der Rechtspflege ist, ändert dies nichts daran, dass die Rechtsanwaltskanzlei ein Wirtschaftsunternehmen ist, das sich wie andere Wirtschaftsunternehmen Wettbewerbern stellen muss.^[2]

Wer Mandate bearbeitet, Personal beschäftigt und laufende Kosten trägt, braucht belastbare Zahlen. Fachliche Qualität allein zeigt noch nicht, ob ein Mandat profitabel ist oder ob die Kanzlei langfristig gesund arbeitet.

Dies gilt heute in immer stärkerem Maße. Zum einen gab es nie zuvor so viele Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die auf dem Markt um Mandate gekämpft haben. Die Zahl der Rechtsanwälte ist in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen.^[3] (Die 28 Rechtsanwaltskammern verzeichneten zum Stichtag 01.01.2026 laut Mitglieder- und Fachanwaltsstatistik der BRAK insgesamt 173.504 Mitglieder. Gegenüber dem Vorjahr (172.084) bedeutet dies insgesamt einen leichten Anstieg um 1.420 Mitglieder (+0,83 %)). Viele Mandanten informieren sich heute vorab im Internet und kommen mit konkreteren Erwartungen in die Beratung. Für Kanzleien heißt das: Fachliche Qualität, klare Kommunikation und verlässliche Organisation werden schneller sichtbar – im Guten wie im Schlechten.

Wer seine Kanzlei wirtschaftlich führen will, muss deshalb wissen:

• Wann kommt Geld herein?
• Welche Kosten fallen regelmäßig an?
• Welche Mandate sind tatsächlich profitabel?

 

Die fünf Kennzahlen, die jede Kanzlei kennen sollte

1. Liquiditätsreserve

Wie viele Monate können Sie Ihre laufenden Kosten decken, wenn ab morgen kein neues Geld eingeht?

Eine Kanzlei kann hohe Umsätze schreiben und trotzdem in Liquiditätsprobleme geraten: wenn Rechnungen spät gestellt werden, Mandanten verzögert zahlen oder Personalkosten schneller steigen als die Einnahmen. Fremdgelder, also Guthaben, die dem Mandanten zustehen, dürfen nicht zur Finanzierung der Kanzlei eingesetzt werden, auch nicht kurzfristig.^[4]

Orientierung: Als Reserve können zwei bis drei Monatskosten sinnvoll sein. Wie hoch der Puffer tatsächlich sein sollte, hängt unter anderem von Kanzleigröße, Kostenstruktur, Mandatsmix und Zahlungszielen ab.

 

2. Personalkostenquote

Die Personalkosten und die sogenannten Lohnnebenkosten stellen einen wesentlichen Kostenfaktor dar; der Einsatz der Mitarbeiter muss daher sinnvoll organisiert werden.^[5]

Berechnen Sie regelmäßig das Verhältnis von Personalkosten zu Umsatz. Steigt diese Quote kontinuierlich, sollten Sie die Ursachen analysieren: Werden Mandate ineffizient bearbeitet? Fehlt es an Auslastung? Oder sind die Gehälter schneller gestiegen als die Einnahmen?

Orientierung: Entscheidend ist weniger ein einzelner Prozentwert als die Frage, ob die Quote dauerhaft steigt, ohne dass sich Organisation, Auslastung oder Ertrag entsprechend verbessern.

 

3. Umsatz pro Berufsträger

Welchen Umsatz erzielt jeder Berufsträger und welcher Ertrag bleibt am Ende tatsächlich übrig?

Diese Zahl zeigt, ob viel gearbeitet und auch konsequent abgerechnet wird. Gerade bei Zeithonoraren reicht es nicht, Stunden nur pauschal zu erfassen. Soweit ein Rechtsanwalt Ansprüche aus einer Zeitvergütung herleitet, trägt er die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die berechnete Vergütung tatsächlich entstanden ist. Im Falle eines vereinbarten Zeithonorars muss die nahe liegende Gefahr ins Auge gefasst werden, dass dem Mandanten der tatsächliche zeitliche Aufwand des Anwalts verborgen bleibt. Deshalb erfordert eine schlüssige Darlegung der geltend gemachten Stunden, dass über pauschale Angaben hinaus die während des abgerechneten Zeitraums getroffenen Maßnahmen konkret und in nachprüfbarer Weise dargelegt werden. (BGH, Urteil vom 13.2.2020 – IX ZR 140/19)

 

4. Außenstandsquote / Übersicht der offenen Posten

Wie viel Geld steht noch aus? Länger offene Forderungen sollten regelmäßig überprüft und aktiv verfolgt werden. Jeder Euro, der nicht eingeht, fehlt für laufende Kosten und bindet zusätzlich Arbeitszeit für Mahnwesen und Nachverfolgung.

Orientierung: Forderungen, die länger als 60 Tage offen sind, verdienen besondere Aufmerksamkeit. Der konkrete Schwellenwert hängt von der Mandatsstruktur und den üblichen Zahlungszielen ab.

 

5. Deckungsbeitrag pro Rechtsgebiet

Welche Mandate sind profitabel, welche kosten mehr, als sie einbringen?

Ein Rechtsgebiet mit hohem Umsatz kann trotzdem unwirtschaftlich sein, wenn der Bearbeitungsaufwand unverhältnismäßig hoch ist. Zu prüfen ist außerdem, ob die nachgewiesenen Stunden in einem angemessenen Verhältnis zu Umfang und Schwierigkeiten der Sache stehen. Damit soll einer unvertretbaren Aufblähung der für die Sache aufzuwendenden Arbeitszeit zum Nachteil des Mandanten vorgebeugt werden.^[6] Trotzdem darf der zu vergütende zeitliche Aufwand nicht außer Verhältnis zu Schwierigkeit, Umfang und Dauer der zu bearbeitenden Angelegenheit stehen. (BGH, Urteil vom 13.2.2020 – IX ZR 140/19)

 

Warnsignale, die Kanzleien übersehen

Umsatz steigt, Gewinn sinkt: Mehr Mandate bedeuten mehr Arbeit – aber nicht automatisch mehr Ertrag. Prüfen Sie, ob die Kosten proportional mitgewachsen sind.

Hohe Auslastung, niedrige Abrechnung: Wenn alle beschäftigt sind, aber die Rechnungen ausbleiben, liegt das Problem oft in der Zeiterfassung oder im Abrechnungsprozess.

Steigende Außenstände: Mandanten zahlen später oder gar nicht. Das ist kein Zufall, sondern ein Muster, das frühzeitig erkannt werden muss.

 

Wie Kanzleisoftware beim Controlling hilft

Kanzleisoftware kann offene Posten, Zeiterfassung, Fristen, Abrechnung, Forderungsmanagement und betriebswirtschaftliche Auswertungen zusammenführen. Entscheidend ist, was die Kanzlei daraus macht: Wer prüft welche Zahlen? In welchem Abstand? Und was folgt daraus, wenn Außenstände steigen, Mandate zu spät abgerechnet werden oder einzelne Rechtsgebiete dauerhaft zu wenig Deckungsbeitrag liefern?

 

Einzelkosten nicht vergessen

Auch kleinere Kosten sollten nicht untergehen. Einzelkosten, die für die Abrechnung von Bedeutung sind, müssen dem jeweiligen Mandat zugeordnet werden. Dazu können etwa Kopier-, Porto- oder Kommunikationskosten gehören, soweit sie abrechenbar sind und die Pauschale nach Nr. 7002 VV RVG den tatsächlichen Aufwand nicht deckt. In solchen Fällen kann eine Einzelabrechnung nach Nr. 7001 VV RVG in Betracht kommen.

Kanzleisoftware kann helfen, solche Positionen direkt der jeweiligen Akte zuzuordnen.^[7]

Diese scheinbar kleinen Beträge summieren sich über das Jahr. Wer sie nicht erfasst, verschenkt Geld.

 

Warum Kostenoptimierung Grenzen hat

Kostenbewusstsein ist wichtig, aber nicht um jeden Preis. Wo Effizienz und Sicherheit miteinander kollidieren, muss die Sicherheit Vorrang haben.

Besonders deutlich wird das bei der Fristenkontrolle. Hier geht es nicht um eine beliebige organisatorische Routine, sondern um Haftungsvermeidung. Die Rechtsprechung verlangt, dass Kanzleien Fristen organisatorisch so absichern, dass fristgebundene Schriftsätze rechtzeitig gefertigt und eingereicht werden. Fehlerquellen bei Eintragung, Kontrolle und Ausgang müssen so weit wie möglich ausgeschlossen werden. (BGH, Beschluss vom 17.3.2020 – VI ZB 99/19)

Konkret bedeutet das: Fristen sollten erst dann als erledigt markiert werden, wenn die fristwahrende Maßnahme tatsächlich ausgeführt oder zuverlässig vorbereitet ist. Zuständige Mitarbeitende müssen anhand der Akte prüfen können, dass nichts mehr zu veranlassen ist.^[8]

Zusätzlich braucht es eine abschließende Kontrolle am Ende des Arbeitstags: Welche fristwahrenden Schriftsätze wurden erstellt, versandt oder versandfertig gemacht, und stimmt das mit dem Fristenkalender überein?^[9]

Fehler in diesem Bereich können Schadensersatzansprüche auslösen, Regressrisiken erhöhen und bei wiederholten Organisationsmängeln auch berufsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.^[10]

Gutes Controlling bedeutet deshalb nicht, überall zu sparen. Es bedeutet, Ressourcen bewusst einzusetzen und dort stabile Prozesse zu schaffen, wo Fehler besonders teuer werden können.

 

Drei Sofortmaßnahmen

1. Monatlichen Controlling-Termin einführen: 30 Minuten, fester Tag, feste Kennzahlen. Prüfen Sie: Wie hoch sind die offenen Posten? Wie hat sich die Personalkostenquote entwickelt? Welche Mandate wurden abgerechnet?
2. Offene Posten wöchentlich prüfen: Legen Sie fest, wer die Außenstände kontrolliert und ab welchem Zeitpunkt gemahnt wird. Längere Außenstände aktiv verfolgen.
3. Personalkostenquote berechnen: Personalkosten geteilt durch Umsatz – beobachten Sie die Entwicklung über mehrere Monate. Steigt die Quote, obwohl der Umsatz stagniert, ist das ein Warnsignal.

 

Fazit

Volle Auftragsbücher sind kein verlässlicher Indikator für wirtschaftliche Stabilität. Entscheidend ist, ob Mandate zeitnah abgerechnet, Außenstände konsequent verfolgt und Kosten regelmäßig ausgewertet werden.

Wer seine Kennzahlen kennt, erkennt Risiken früher und kann gezielter gegensteuern. Wirtschaftlich wird eine Kanzlei nicht allein durch gute Mandate, sondern durch verlässliche Abläufe: klare Zuständigkeiten, regelmäßige Auswertungen und Prozesse, die fachliche Qualität mit wirtschaftlicher Steuerung verbinden.

Mehr zum Thema: Im Webinar „Alle Zahlen im Blick?! Controlling für Kanzleien“ geht es darum, wie Kanzleien Kennzahlen sinnvoll für ihre wirtschaftliche Steuerung nutzen können.