„Ich habe die Hoffnung, durch mehr Struktur und andere Routinen meine Arbeitszeit besser zu nutzen, damit ich auch meine Freizeit wieder richtig genießen kann“, sagte einmal eine Kollegin, die verschiedene Zeitmanagement-Tools einem persönlichen Test unterzog. Und da gibt es ja viele unterschiedliche Strategien, die auf ihre Art gut funktionieren und für unterschiedliche Typen von Menschen – die wir alle sind – geeignet sind. Denn es nützt meistens nichts, wenn die Langschläferin sich vornimmt, die Fristen schon vor Beginn der eigentlichen Bürozeiten in einer Art Fristen-5am-Club zu bearbeiten oder wenn Besprechungsliebhaber sich zu lange Zeiten Stillarbeit am Stück verordnet.
Tatsächlich können die Belastungen des Kanzleialltags bis in die Freizeit hineinwirken und dadurch eine Spirale auslösen. Ohne eine wirkliche Erholung zwischendurch wird der Druck nur noch schlimmer. Deshalb lohnt es sich hinzuschauen und die Instrumente herauszufinden, die zur eigenen Persönlichkeit, der eigenen Arbeitsweise passen und die damit den individuellen Arbeitsalltag leichter machen. Allein schon, um nicht in noch ungesünderen Teufelskreisen zu landen, die das Problem nur auf eine andere Ebene verlagern. Ohnehin zu häufig hören wir von Kolleginnen oder Kollegen, die der Juristerei nur mit mehr als dem gelegentlichen Glas Wein begegnen können.
Wichtig vorab: Bestandsaufnahme
Erster Schritt für Veränderungen und Voraussetzung für ihr Gelingen ist immer die Bestandsaufnahme. Deshalb auch hier die Erinnerung: Bevor wir uns noch mehr Aufgaben aufhalsen und die Stressreduzierungsmaßnahme damit zur zusätzlichen Belastung machen, sollten wir schauen, wo wir überhaupt stehen.
Bestandsaufnahme in 3 Schritten
- Beobachten, wo die Zeit bleibt
- Zeitfresser ausfindig machen
- Ursprung der Zeitfresser analysieren
Beobachten, wo die Zeit bleibt
Stress entsteht häufig da, wo wir am Ende des Tages das Gefühl haben, gar nichts Relevantes erledigt zu haben und das, obwohl wir doch den ganzen Tag so beschäftigt waren. Es kann sein, dass wir dabei eher auf das reagiert haben, was der Alltag so hinwirft. Je weniger wir selbst agieren, umso weniger Selbstwirksamkeit erleben wir und umso leerer fühlen wir uns. Oft bleibt ein bisschen diffus, womit die Zeit eigentlich vergangen ist.
Für die Standortbestimmung hilft ein Arbeitsprotokoll. Schnappen Sie sich einen großen Zettel oder legen eine Datei hierfür an. Erstellen Sie für einen oder mehrere Tage eine Tabelle mit Feldern für jede Stunde Ihres Arbeitstages. Und richten Sie sich im Handy eine regelmäßige Erinnerung ein, vielleicht für jede Stunde oder für alle zwei Stunden. Und dann tragen Sie ein: Was haben Sie in der Zeit wirklich gemacht?
Zeitfresser ausfindig machen
Das Arbeitsprotokoll hilft, die Zeitdiebe zu entdecken. Welche Aktivitäten kosten Zeit, ohne überhaupt einen wichtigen Beitrag für Sie und Ihre Arbeit zu bedeuten? Es kann überraschend sein, womit die Zeit tatsächlich gefüllt wurde. Sie werden Tätigkeiten finden, die Sie in Zukunft weglassen wollen, weil sie Ihnen nur die Zeit stehlen. Gleichzeitig hilft das Protokoll auch, die besonders effektiv genutzten Zeiträume zu entdecken, sodass sie zukünftig ganz bewusst genutzt werden können für die eigenen Prioritäten.
Ursprung der Zeitfresser analysieren
Wenn Sie einen Überblick darüber gewonnen haben, wie Sie Ihre Tage wirklich verbracht haben, kommt der nächste Schritt. Schauen Sie sich die Abläufe genau an:
- An welcher Stelle haben Sie „schnell mal eben“ etwas erledigt, das hätte delegiert werden können und sollen?
- Wann haben Sie etwas gemacht, zu dem Sie besser „nein“ gesagt hätten?
- Welche Arbeiten waren Ihrem Perfektionismus geschuldet, der an dieser Stelle unnötig war?
- An welcher Stelle haben Sie sich einfach völlig verschätzt, was den zeitlichen Umfang einer Sache anging?
Zeitfresser in den Griff bekommen
Bestimmt fallen Ihnen bei der Analyse Ihrer Zeitfresser ein paar Punkte auf, die Sie verändern möchten. Und dafür können Sie sich dann die entsprechenden Zeitmanagement-Tools aussuchen, falls Sie mit solchen gern arbeiten. Den Frosch am Morgen essen, wenn Sie eine zeitfressende Aufschieberitis ausfindig gemacht haben. Dem eigenen Perfektionismus mit dem Pareto-Prinzip begegnen. Die wichtigen Dinge mit Eisenhower im Auge behalten. Zukünftig die richtigen Prioritäten zu setzen oder einfach nicht zu viele. Üben „nein“ zu sagen.
Tappen Sie nur nicht in die „Wenn-dann-Falle“! Das gilt besonders, wenn Ihnen die Stichworte zu Zeitmanagement-Tools erstmal nicht sagen. Sie müssen nämlich nicht alle Bücher dazu gelesen haben, um eine andere und zu Ihnen passende Struktur in Ihren Tag zu bekommen. Eine erste Entscheidung zu einem der gefunden Zeitfresser zu treffen und die dann umzusetzen hat unheimlich viel mehr Power. Sie haben mit diesem einen Schritt schon gewechselt vom Reagieren in die eigene Aktion. Und können hoffentlich auch Ihren Feierabend dann mit einem noch freieren Gefühl genießen.
