Beitrag

Professionelles Wissensmanagement in der Kanzlei

Wieviel Zeit verbringen Sie mit dem Suchen von für Sie relevanten Informationen in der eigenen Kanzlei? Zwei verschiedene Arten von Wissen sind es, die wir in den Anwaltskanzleien haben. Zum einen das Wissen über die praktischen Abläufe. Von der Mandatsannahme mit der Prüfung von Interessenkollisionen, der Terminvereinbarung und der Anlage der Akte über die Bearbeitung des Mandats mit allen Besprechungen, dem Anfertigen der Schriftsätze, mit Gerichtsterminen und Telefonaten bis zur Ablage der Akte in den inzwischen immer häufiger nur noch virtuellen Keller gibt es unzählige Schritte, die vom gesamten Team erledigt werden. Jemand weiß, wo die neuen Druckerpatronen liegen, was für die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen wichtig ist und welche Mandantschaft dem Kanzleigründer oder der Chefin besonders am Herzen liegt. Oft zeigt sich gerade dann, wenn jemand ausfällt, welches Wissen diese Person in sich trägt. Weil es mit ihr fehlt und viel gesucht wird.

Zum anderen gibt es das juristische Wissen selbst, die inhaltliche Arbeit der Kanzleien. Um diesen Teil geht es hier insbesondere. Gleichzeitig ist es unbedingt auch für die organisatorischen Abläufe empfehlenswert, diese zu strukturieren und transparent zu dokumentieren, damit nicht plötzlich zu große Lücken entstehen, wenn ein Teammitglied die Kanzlei verlässt.

Mit jedem Fall, den wir als Anwältinnen und Anwälte bearbeiten, gewinnen wir an Erfahrung. Mit den Jahren liegen die einzelnen Schritte bestimmter Abläufe uns wie am Perlschnürchen vor Augen und vieles können wir per Autopilot erledigen. Selbst außergewöhnlichere Fälle lösen mit der Zeit ein „Da-war-doch-etwas“ in uns aus, wir kommen über die üblichen Wege von Kommentar, Handbuch und juristischer Datenbank, möglicherweise auch über eine alte Akte wieder zur Lösung und können diese auch gleich auf den neuesten Stand der Rechtsprechung hin überprüfen und anpassen.

Das Problem: Ohne professionelles Wissensmanagement geht viel Wissen auch schnell wieder verloren. Wissen, das uns die spätere Arbeit leichter machen könnte. Letztlich verlassen wir uns dann nur auf unsere eigene Merkfähigkeit und darauf, dass uns im richtigen Moment vielleicht auch der richtige Kollege oder die richtige Kollegin einfällt, die uns mit der passenden Erfahrung bei einem aktuellen Problem unterstützen kann. Das ist insgesamt sehr viel Suchen und Zufall.

Die Lösung: Ein professionelles Wissensmanagement in der Kanzlei.

Was sich in vielen Firmen anderer Branchen etabliert hat, können auch Kanzleien nutzen und sich damit sowohl gegenüber der Mandantschaft als auch als Arbeitgeber positionieren. Das gilt nicht nur für Großkanzleien, sondern auch für mittlere und kleine Rechtsanwaltsbüros. Der doppelte Vorsprung:

  • Wettbewerbsvorteil: Durch immer aktuelles juristisches Know-How und die damit verbundene Sicherheit im Tagesgeschäft können Sie sich als ExpertInnen sichtbar machen.
  • Positiver Teil der Kanzleikultur: Mit einem transparenten Wissenstransfer verbessern Sie das Betriebsklima in Ihrer Kanzlei. Das Zusammengehörigkeitsgefühl verstärkt sich, wenn die Anwältinnen und Anwälte gern und viel voneinander lernen und gemeinsam das Wissen ständig erweitern. Im gesamten Kanzleiteam wirkt sich eine solche Kultur positiv aus und die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen wird viel leichter.


3 Schritte für ein professionelleres Wissensmanagement

1. Bilanz ziehen

In welchen Rechtsgebieten kennen Sie sich aus? Sind das auch die, in denen die MandantInnen Sie aufsuchen? Welches sind wirklich die Bereiche, in denen sich das Aufsetzen eines standardisierten Verfahrens lohnt? Nicht alle Fälle eignen sich für die Verwendung von Vorlagen und Mustern. Wenn Sie in einem bestimmten Gebiet eher selten einmal tätig sind, lohnt sich möglicherweise auch das Erstellen eigener Vorlagen nicht und das reine Nutzen der vorhandenen Literatur ist ressourcenschonender. Was aber kommt immer wieder in verschiedenen Konstellationen vor? Welche Rechtsgebiete möchten Sie vielleicht auch ausbauen?


2. Wissen strukturieren

Entscheiden Sie, wo und wie Sie das Wissen dokumentieren. Nutzen Sie digitale Möglichkeiten für einen transparenten und intuitiven Zugang. Wichtig ist eine Struktur, die für alle nachvollziehbar und leicht mitzugehen ist, denn Sie wollen ja nicht einfach nur woanders suchen.


3. Wissensaustausch

Wissen wird um ein Vielfaches größer, wenn Sie es teilen und weitergeben. Insbesondere wenn Sie mit mehreren BerufsträgerInnen im gleichen Rechtsgebiet arbeiten, werden Sie durch einen gemeinsamen Zugriff auf Ihr Wissen und die gemeinsame Weiterentwicklung sehr viel Zeit und Nerven sparen.

Auch in einer Einzelkanzlei lohnt jedoch eine Beschäftigung mit der der Frage, wie Sie Ihr Wissen dokumentieren, um es auch effizient weitergeben zu können. Wie leicht können Sie es einem Kollegen machen, der sie vertritt oder der in ihr Rechtsgebiet mit einsteigt? Halten Sie den eigenen Wissenspool dynamisch auf dem Stand, indem Sie die schon selbst oder von KollegInnen gelösten Fälle aktiv für später aufbereiten


Die juristische Recherche bleibt ein wichtiger Teil unserer Arbeit. Nur ist es sehr zeit- und energiesparend, nicht immer wieder die gleichen Informationen zu suchen. Und Sie werden sicher viele Ideen haben, wie Sie die freigewordenen Kapazitäten nutzen.




_____________________________________________________________

PASSEND ZUM THEMA UNSER WEBINARTIPP:

Dynamische Textbausteine, Vorlagen und Vertragsmuster mit Methodigy

Jetzt anmelden: https://www.edudip.com/de/webinar/dynamische-textbausteine-vorlagen-und-vertragsmuster-mit-methodigy/1049414

_____________________________________________________________

Diesen Beitrag teilen

Facebook
Twitter
WhatsApp
LinkedIn
E-Mail