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Die drei wichtigsten Punkte, damit Ihre Textbausteine für Sie arbeiten können

Sie machen uns das Leben leichter und können – wenn sie gut gemacht sind – sogar für uns arbeiten. Trotzdem sind die Textbausteine in vielen Kanzleien ein Thema, das hauptsächlich mit dem Gedanken „Das müsste ich mal angehen, wenn Zeit ist“ verbunden ist. Es lohnt sich, ein bisschen über den vorinstallierten Textbaustein der Kanzleisoftware für die Übersendung von Schreiben zur Kenntnisnahme hinaus zu denken und sie bewusst selbst zu gestalten, zu verwalten und gewinnbringend zu nutzen.

1. Die eigenen Textbausteine erstellen

„Bevor ich mich hinsetze und mich mit Textbausteinen beschäftige, habe ich ja schon drei Klagen diktiert,“ sagte mir einmal ein erfolgreicher Kollege, der in seiner gut laufenden Kanzlei regelmäßig viel zu tun hat. „Dafür habe ich keine Zeit.“ Und natürlich ist es auch zunächst ein Aufwand, Textbausteine zu erstellen. Für viele Gebiete sparen sie dann hinterher aber extrem viel Zeit, wenn wiederkehrende Schreiben angefertigt werden wie Anspruchsschreiben in Verkehrsunfallsachen, Scheidungsanträge oder Kündigungsschutzklagen. Sicher gibt es auch in Ihrem Rechtsgebiet Arten von Schreiben, die immer wieder auftauchen. Wenn Sie Ihre Schreiben und Schriftsätze diktieren, können Sie diese Formulierungen wahrscheinlich auswendig und verwenden die gleichen immer wieder. Zeit sparen können Ihnen sorgfältig erstellte und regelmäßig aktualisierte Textbausteine trotzdem. Nicht nur, weil diese Textpassagen nicht jedes Mal diktiert oder geschrieben werden müssen. Vor allem deshalb, weil sie die Struktur für Ihren wiederkehrenden Texte vorgeben und erhalten. Somit müssen Sie auch nicht ständig überlegen, ob Sie einen Punkt vergessen haben.

Tipp: Nehmen Sie sich doch einmal eine sehr umfangreiche und erfolgreich bearbeitete Sache aus Ihrem Gebiet heraus und übernehmen die Struktur und Formulierungen als Grundstock für Ihre Sammlung von Textbausteinen. Entfernen Sie alles Individuelle und erstellen eine Musterdatei.

2. Aktualisieren und verwalten Sie Ihre Textbausteine

Manchmal schleichen sich Fehler ein und auch hier gilt: Für den Moment mag es Zeit sparen, die Formulierung nur im aktuellen Schriftsatz anzupassen. Auf Dauer wird es Ihnen mehr nutzen, wenn Sie einmal den Mehraufwand der Korrektur im Textbaustein selbst in Kauf nehmen. Ändern sich gesetzliche Grundlagen oder die Rechtsprechung für Ihre Schreiben, muss auch eine Anpassung her. Hier ist es gut zu prüfen, ob Sie die bisherige Version oder einen Hinweis auf die Entwicklung ebenfalls noch benötigen. In vielen Kanzleien schlummern unterschiedliche Versionen von Textbausteinen an verschiedenen Ablagestellen und machen den Faktor Zeitersparnis durch die immer wieder neu notwendige Suche zunichte. Ein transparentes Ablagesystem schafft viel wertvolle Klarheit.

Tipp: Archivieren und ändern Sie so, dass sie die aktuelle Fassung immer parat und erkennbar zentral gespeichert haben, damit alle an der Akte mitarbeitenden MitarbeiterInnen hierauf zugreifen können.

3. Nutzen Sie Textbausteine als Teil Ihrer Marke

Viele Formulierungen suchen wir uns über die Jahre aus verschiedenen Formularhandbüchern, gegnerischen Schriftsätzen und eigenen Texten zusammen und übernehmen sie immer wieder. Individualisieren Sie auch die voreingestellten Textbausteine und übernommene Passagen aus den Handbüchern. Wichtig sind in juristischen Texten die Genauigkeit und ganz korrekte Formulierungen. Trotzdem hat jede und jeder von uns seinen eigenen Sprachstil. Übersetzen Sie vorhandene Texte in Ihre eigene Sprache, so werden auch Ihre Textbausteine individuell und vor allem Ihre Mandanten erkennen Sie wieder, wenn sie ein Schreiben von Ihnen erhalten. Den eigenen, individuellen Tonfall können Sie nutzen als Teil Ihrer Marke. Er macht Sie auch bei einer Vielzahl ähnlich anzufertigender Schreiben einzigartig.

Tipp: Wechseln Sie die Perspektive! Lesen Sie einmal aus Sicht des Empfängers. Ein juristisch komplizierter Schriftsatz an das Gericht kann andere Worte enthalten als die Schreiben an die Mandantschaft. Achten Sie immer auf eine klare, verständliche Sprache. Ob Ihre Schreiben auch für juristische Laien verständlich sind, merken Sie wahrscheinlich an den Rückfragen, die Sie hierzu erhalten. Auch damit schaffen Sie zeitliche Freiräume, die Sie nach Ihren Wünschen füllen können.

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