Beitrag

C. beA – Update 3.14 – Vorbereitungen für die Gesellschaftspostfächer

Verfasserin: Ilona Cosack
Fachbuchautorin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack, Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare

Kurz vor dem Inkrafttreten der „großen“ BRAO-Reform zum 1.8.2022 hat die BRAK am 28.7.2022 die beA Version 3.14 veröffentlicht.

I.

Voraussetzungen für die neuen Postfächer der Berufsausübungsgesellschaften

Gemäß dem gesetzlichen Auftrag (§ 31 BRAO) führen die Rechtsanwaltskammern elektronische Verzeichnisse der in ihren Bezirken zugelassenen Rechtsanwälte und der zugelassenen Berufsausübungsgesellschaften (BAG), deren Sitz sich in Ihrem Bezirk befindet. Diese Verzeichnisse werden mit dem von der BRAK geführten Gesamtverzeichnis, dem „Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis“ (BRAV) das über die Webadresse https://www.bea-brak.de/bravsearch/index.brak erreichbar ist, synchronisiert. Änderungen der Angaben sind immer an die örtliche Kammer zu melden.

II.

Das beA des einzelnen Berufsträgers bleibt

§ 31a BRAO n.F. befasst sich seit dem 1.8.2022 mit dem einzelnen beA jeder Rechtsanwält:in. Auch wenn die BAG ein zusätzliches Gesellschaftspostfach (GePo) erhält, bleibt das einzelne beA der natürlichen Person erhalten, auch wenn viele Anwälte sich das anders gewünscht hätten.

III.

Das beA für die BAG

Das Gesellschaftspostfach, das die BRAK nach § 31b BRAO für die BAG einrichtet, ist verpflichtend. Es wird „empfangsbereit“ eingerichtet, so dass dieses GePo auch dann schon adressiert werden kann, wenn die BAG das Postfach noch nicht registriert hat. Um das Postfach zu registrieren, wird eine spezielle SAFE-ID für die BAG benötigt. Diese wird der BAG von der örtlichen RAK mitgeteilt. BAG, die bereits als GmbH oder AG tätig waren, werden seit dem 1.9.2022 im BRAV angezeigt, damit sie Gelegenheit hatten, mit der neuen SAFE-ID die beA-Karte für das GePo zu bestellen.

Wer die BAG im BRAV suchen will, geht bei https://www.bea-brak.de/bravsearch/index.brak auf den Bereich

Magazinbild

und gibt dort den Namen der BAG ein.

Die erste BAG, die am 1.8.2022 bei der RAK Düsseldorf zugelassen wurde, ist so eingetragen:

Magazinbild

Praxistipp:

Derzeit gibt es einen Bestellstau bei der BNotK. Durch den im Laufe des Jahres 2022 erforderlichen Austausch aller beA-Karten (vgl. Cosack, Elektronischer Rechtsverkehr Ausgabe 3/2022, Rn 21 ff.) und damit einhergehender Probleme kann es dauern, bis die BAG ihre beA-Karte für das GePo erhält.

Das sieht man im beA bei den >Einstellungen >Postfachverwaltung >Benutzerverwaltung >rechts auf „Suche“ gehen und „Benutzer mit Postfach“ auswählen. Bei Eingabe der SAFE-ID der BAG erhält man dann unten die BAG angezeigt mit dem Status „vorbereitet aktiv“:

Magazinbild

Damit kann die erste, im Bezirk Düsseldorf zugelassene BAG, aktuell noch keine Nachrichten über ihr GePo empfangen oder versenden, da das Postfach noch nicht registriert ist. Es bleibt zu hoffen, dass sich der Bestellstau schnell auflöst.

IV.

SAFE-ID direkt beim Empfängernamen eingeben

Manchmal findet sich ein Empfänger erst nach diversen Suchvarianten, weil das beA nur auf die exakte Eingabe eines Namens reagiert. Nunmehr kann man bei der Erstellung einer neuen Nachricht direkt im Feld „Empfänger“ anstelle der Suche mit „Empfänger hinzufügen“ die vorher aus dem BRAV kopierte SAFE-ID des Empfängers eingeben. Diese Empfängeradresse wird dann eingeblendet und kann übernommen werden:

Magazinbild

Praxistipp:

Nachdem man die Nachricht als Entwurf gespeichert hat, kann man die Adresse schon in das eigene Adressbuch speichern,

Magazinbild

bevor man die Nachricht versendet hat. So kann man zukünftig den Empfänger über das Adressbuch oder nach einem Versand an diesen Empfänger auch über die Eingabe der ersten Zeichen des Namens schneller finden.

V.

Neue Rechte

Es gibt zwei neue Rechte:

  • Recht 30 – eEB mit VHN (vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis) versenden

Die Berechtigten können mit diesem Recht im Namen der Postfachinhaber:in elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) ohne eine qualifizierte elektronische Signatur versenden. Das war bislang nicht möglich.

  • Recht 31 – Nachricht mit VHN versenden

Die Berechtigten können mit diesem Recht im Namen der BAG Nachrichten auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) ohne eine qualifizierte elektronische Signatur versenden.

Diese Rechte hängen an den neuen Rollen (vgl. unten 6.) und können nicht separat vergeben werden.

Praxistipp:

Die BRAK weist im BRAK-Magazin, Heft 4/2022 vom 22.8.2022, darauf hin:

„Aber Achtung! Da die rechtlichen und technischen Voraussetzung für die Übermittlung von Nachrichten über den sicheren Übermittlungsweg aus Postfächern von BAG noch einer endgültigen Klärung bedürfen, empfehlen wir zu Beginn, dass Nachrichten aus Postfächern von BAG möglichst von der verantwortenden Person qualifiziert elektronisch signiert werden. Technisch und rechtlich ist es zwar möglich, dass die verantwortende Person die Nachricht mit dem „VHN-Recht“ ohne qualifizierte elektronische Signatur versendet. Da noch Unsicherheiten bestehen, welche technischen Daten das beA-System übermitteln muss und wie diese seitens der Justiz ausgewertet werden, sollte die verantwortende Person zunächst noch eine qeS anbringen.“

VI.

Neue Rollen

Außerdem werden drei Rollen neu eingeführt, die in der beA-Webanwendung an andere Benutzer:innen vergeben werden können. Rollen sind die Zusammenfassung von mehreren Rechten.

Neu sind die Rollen Zustellungsbevollmächtigter, Vertretung und VHN-Berechtigter.

  • Zustellungsbevollmächtigter

Von der Kanzleipflicht befreite Rechtsanwält:innen und BAG müssen gem. § 30 BRAO Zustellungsbevollmächtigte benennen und ihnen einen Zugang zum beA einräumen. Mit dieser Rolle werden automatisch folgende Rechte vergeben:

01 – Nachrichtenübersicht öffnen

03 – Nachricht erstellen

06 – Nachricht öffnen

14 – EBs versenden

15 – EBs zurückweisen

30 – EBs mit VHN versenden

  • Vertretung

Zur Erfüllung der Anforderungen des § 54 Abs. 2 BRAO (seit 1.8.2021) sollte jede Rechtsanwält:in eine Vertretung im eigenen beA eintragen. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:

01 – Nachrichtenübersicht öffnen

03 – Nachricht erstellen

06 – Nachricht öffnen

14 – EBs versenden

15 – EBs zurückweisen

30 – EBs mit VHN versenden

  • VHN-Berechtigter

Diese Rolle ist für die vertretungsberechtigten anwaltlichen Mitglieder einer BAG, die für die BAG ohne qeS elektronische Dokumente versenden können. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:

01 – Nachrichtenübersicht öffnen

03 – Nachricht erstellen

05 – Nachricht versenden

06 – Nachricht öffnen

13 – EBs signieren

14 – EBs versenden

15 – EBs zurückweisen

30 – EBs mit VHN versenden

31 – Nachricht mit VHN versenden

Weitere Rechte können nach Bedarf für die jeweiligen Rollen vergeben werden.

Praxistipp:

Die Rolle „VHN-Berechtigter“ kann nur in einem BAG-Postfach vergeben werden, im Einzel-beA ist diese Rolle nicht vorgesehen.

Der Button „Als Mitarbeiter zuordnen“ wurde durch den Button „Rechte & Rollen verwalten“ ersetzt. Man kann nun eine „Neue Rolle zuordnen“, wählt das passende Postfach aus und bekommt die zur Verfügung stehende Rolle, z.B. „Mitarbeiter“ angezeigt. Sobald die Rolle „Mitarbeiter“ vergeben wurde, können neue Rechte zugeordnet werden. Ggf. müssen dann für diese Rechte auch wieder die Sicherheits-Token des Mitarbeitenden freigeschaltet werden >Postfachverwaltung >Sicherheits-Token freischalten.

VII.

Kein sicherer Übermittlungsweg bei Berufsausübungsgesellschaften

Achtung:

Die BRAK weist im Sondernewsletter 9/2022 vom 26.7.2022 darauf hin:

„Wenn Sie sich mit der beA-Karte oder einem anderen Sicherheits-Token in der beA-Webanwendung an einem beA einer Berufsausübungsgesellschaft angemeldet haben, dann wird für eine gesendete Nachricht kein sicherer Übermittlungsweg bestätigt. Infolgedessen müssen Schriftsätze und rücklaufende eEBs vor dem Versand qualifiziert elektronisch signiert werden.“

VIII.

Fazit

Auch wenn eine Baustelle auf der elektronischen Datenautobahn beseitigt wurde, sind noch reichlich Baustellen vorhanden. Der wichtigste Tipp bleibt nach wie vor: Arbeiten Sie immer mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, egal, wer die Nachricht versendet. Dann können Sie der kommenden Rechtsprechung gelassen entgegensehen.

Diesen Beitrag teilen

Facebook
Twitter
WhatsApp
LinkedIn
E-Mail

Unser KI-Spezial

Erfahren Sie hier mehr über Künstliche Intelligenz – u.a. moderne Chatbots und KI-basierte…