Herausgeber und Autoren erhalten immer wieder Fragen von interessierten Leserinnen und Lesern.
Gerne stellen wir Ihnen hier einige Fragen vor und liefern Antworten und Praxistipps:
Frage:
Wenn ich in Word den Briefbogen der Kanzlei, evtl. auch teilweise per Bild (das Logo, aber auch mal die Namensleiste), im Hintergrund habe und das dann als PDF/A abspeichere, sind die Bilder nicht durchsuchbar. Kann dann ein Gericht das ablehnen?
Antwort:
Ja, die bisherigen Monierungen, vor allem der Arbeitsgerichte in Schleswig-Holstein, aber auch in Hamburg und anderswo, zeigen, dass bislang Monierungen erfolgten. Und auch die Rechtsprechung hat hier strenge Maßstäbe angelegt, so hatte das BAG am 12.3.2020 beschlossen, dass die Revisionsbeschwerde unzulässig ist, weil Beschwerdeschrift und Beschwerdebegründung nicht innerhalb der bestimmten Fristen formgerecht beim BAG eingegangen waren.
Diese Hürde wird mit der Änderung von § 2 ERVV zum 1.1.2022 entfallen.
Praxistipp:
Verwenden Sie dennoch das Format PDF/A, damit alle Schriftarten eingebunden werden. Ansonsten kann es passieren, dass das Gericht einen Blankoschriftsatz erhält, weil die Kanzleidaten nicht sichtbar sind.
Frage:
Wenn ich im Word meine eingescannte Unterschrift (als Bild) an das Ende des Schreibens einfüge, ist das dann zulässig, oder nicht? Auch dieses Bild ist nicht durchsuchbar. Oder brauche ich gar keine Unterschrift, da mit beA signiert wird?
Antwort:
Eine eingescannte Unterschrift ist zulässig, im elektronischen Rechtsverkehr aber nicht mehr erforderlich. Die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ersetzt die Unterschrift im ERV. Zwingend erforderlich ist die einfache Signatur (Namenszug). Es genügt nicht, nur „Rechtsanwalt“ zu schreiben. (Vgl. BAG, Beschl. v. 14.9.2020, 5 AZB 23/20).
Praxistipp:
Versehen Sie den Schriftsatz mit dem Hinweis „Qualifiziert elektronisch signiert“ und der einfachen Signatur, z.B. Fritz Müller, Rechtsanwalt. Ein Kollege hat berichtet, dass ihm der per beA übermittelte Schriftsatz vom Gericht per Post wieder zurückgeschickt wurde mit dem Hinweis, dass dieser nicht unterschrieben sei. Im beA werden anhängende Signaturen erstellt, man sieht dem Schriftsatz also nicht an, dass er signiert ist.
Frage:
Spannend wird es, wenn das Schreiben auf Briefbogen ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und dann per beA verschickt wird. Was gilt denn dann?
Antwort:
Das wäre ein Workflow, der drei überflüssige Arbeitsschritte (ausdrucken, unterschreiben, einscannen) enthält. Zudem besteht die Gefahr, dass man die händische Unterschrift als wirksam ansieht und dann durch einen Mitarbeiter das Dokument versenden lässt. Zwar lässt beA ein als Anhangs-Typ „Schriftsatz“ deklariertes Dokument durch einen mit der beA-Mitarbeiterkarte angemeldeten Mitarbeiter nur dann versenden, wenn das Dokument mit einer qeS signiert ist, in der Praxis geben allerdings viele Anwälte – trotz Verstoß gegen § 26 RAVPV! – ihre beA-Karte an Mitarbeiter, die sich dann mit dieser Karte anmelden. Dann ist diese Sperre nicht vorhanden und – für den Fall, dass dieser Verstoß offenkundig wird –, würde der Schriftsatz als nicht wirksam bei Gericht eingegangen behandelt mit entsprechenden Regressforderungen des Mandanten.
Praxistipp:
Legen Sie Regeln für den Arbeitsablauf mit beA fest.
Im Idealfall erstellt der Mitarbeiter den Schriftsatz und lädt ihn ins beA hoch. Erforderliche Anlagen werden ebenfalls hochgeladen. Der Anwalt überprüft den Schriftsatz und signiert mit qeS, entweder im einzelnen Dokument oder im Rahmen einer Stapelsignatur (bis zu 100 Dokumente mit einer PIN-Eingabe). Der Mitarbeiter überprüft die Signatur, prüft, ob Absender und Empfänger korrekt ausgewählt sind, ob alle Anlagen vorhanden sind, ob der Schriftsatz die korrekte einfache Signatur enthält (auch bei der Vertretung) und sendet dann aus dem Postfach des Sachbearbeiters. Danach überprüft der Mitarbeiter im Ordner „Gesendet“, ob das Dokument fristgerecht auf dem Intermediär der Justiz eingegangen ist. Dann wird die Nachricht exportiert, damit sie auf dem Kanzleirechner archiviert werden kann. Jetzt kann die Frist gestrichen werden. Legen Sie fest, ob und wie lange exportierte Nachrichten noch im beA verbleiben sollen. Die BRAK verschiebt nach § 27 RAVPV Nachrichten nach 90 Tagen in den Papierkorb, dort werden sie nach weiteren 30 Tagen unwiederbringlich gelöscht. Arbeiten Sie mit Etiketten, wenn Sie sich für die Aufbewahrungsvariante entscheiden, damit auf einen Blick ersichtlich ist, dass die Nachricht exportiert wurde.
Frage:
Wozu wird eigentlich die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) benötigt? Ist es geplant, dass die qeS auch außerhalb des beA akkreditiert wird, also auch von Adobe und eIDAS anerkannt werden?
Antwort:
Die qeS ersetzt die Unterschrift im Rechtsverkehr (§ 126 Abs. 3 BGB). Die gesetzliche Grundlage findet sich in der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Ein mit Adobe erstelltes PDF kann mit einer qeS z.B. im Rahmen einer externen Signatur signiert werden.
Praxistipp:
Nur dann, wenn der Schriftsatz mit einer qeS versehen ist, kann der Mitarbeiter das Dokument versenden. Auch im Rahmen der Vertretung ist derzeit noch eine qeS zwingend erforderlich. Des Weiteren gibt es neben dem Prozessrecht weitere Anwendungsfälle, z.B. formbedürftige elektronische Willenserklärungen, § 126a BGB, formbedürftige elektronische Verwaltungsakte, §§ 3a Abs. 2, 27 Abs. 3 VwVfG, 36a Abs. 2 SGB I, 33 Abs. 3 SGBX, zur Erhaltung des Beweiswerts eines elektronischen Dokuments oder einer elektronischen Datei (Authentizitäts- oder Integritätssicherung (vgl. Müller, E-Justice-Praxishandbuch, 6. Auflage, S. 139). Nutzen Sie die qeS zur Qualitätskontrolle nach dem 4-Augen-Prinzip.
