B. Fünf Tipps, wie Sie das beA optimal nutzen

In weniger als 50 Tagen ist es soweit: die aktive Nutzungspflicht für das beA beginnt.

War die aktive beA-Nutzung in vielen Bereichen noch freiwillig, muss ab 2022 für die Korrespondenz mit den Gerichten (Ausnahme: BVerfG) das beA genutzt werden, Fax und Nachtbriefkasten sind passé.

I.Technische Voraussetzungen schaffen

Stellen Sie sicher, dass die Kanzlei:

• mit einem aktuellen Betriebssystem arbeitet,
• einen einheitlichen Browser für das beA nutzt,
• die Kartenlesegeräte regelmäßig auf Updates überprüft werden,
• jeder Nutzer seine eigene beA-Karte verwendet: Nach § 26 RAVPV ist die Weitergabe der eigenen beA-Karte / der PIN an Dritte (Mitarbeiter / Vertreter etc.) untersagt,
• Mitarbeiter mit beA-Mitarbeiterkarten ausgestattet werden,
• Software-Zertifikate ggf. für die Schnittstelle zu einer Anwaltssoftware erforderlich sind und sich darüber hinaus auch für die mobile Anwält:in eignen,
• bei der Arbeit im Team (RA/MA) und für Vertretungen zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) erforderlich ist,
• ein elektronischer Briefkopf vorhanden ist,
• der Scanner mit OCR-Texterkennung arbeitet,
• Word-Dokumente vor dem Versand als PDF/A umgewandelt werden,

Die Hürden des § 2 ERVV werden zwar gesenkt, dennoch ist jeder Nutzer aufgerufen, sich mit den technischen Voraussetzungen zu befassen.

II.Zugriff auf das beA

Nach der Registrierung (Benutzer mit Postfach) ist die Anwält:in allein zugriffsberechtigt auf ihr beA und besitzt automatisch sämtliche Rechte.

Legen Sie fest, wer für Zeiten der geplanten Abwesenheit und vor allem für Notfälle Zugriff auf Ihr beA hat. Dabei empfiehlt es sich, einer Kolleg:in Ihres Vertrauens einen unbegrenzten Zugriff zu ermöglichen.

Die Einrichtung erfolgt über die >Einstellungen >Benutzerverwaltung >Suche >Benutzer mit Postfach. Dort kann nach dem Namen gesucht werden.

Sofern vorhanden, gewähren Sie auch Mitarbeiter:innen mit einer beA-Mitarbeiterkarte Zugriff auf Ihr beA. Wenn die Mitarbeiter:in erstmalig im beA aktiv werden soll, wird sie unter >Einstellungen >Benutzerverwaltung >Mitarbeiter anlegen einmalig angelegt. Dabei vergibt beA einen Benutzernamen und ein Kennwort für die Registrierung (bitte diese kopieren und in einem „Notfallkoffer“ speichern).

Mit diesen beiden Informationen registriert sich die Mitarbeiter:in am beA als > Benutzer ohne Postfach. Nach erfolgreicher Registrierung kann die Anwält:in weitere Rechte vergeben.

Mitarbeiter, die bereits registriert sind, werden für weitere Anwaltspostfächer über >Einstellungen >Benutzerverwaltung >Suche > Benutzer ohne Postfach mit der Eingabe des Benutzernamens gefunden und können dann entsprechende Rechte für weitere Postfächer erhalten.

III.Rechteverwaltung prüfen

Derzeit gibt es folgende Rechte:

01 – Nachrichtenübersicht öffnen: Dieses Recht wird automatisch vergeben, sobald man Rechte am Postfach einräumt

03 – Nachricht erstellen

05 – Nachricht versenden

06 – Nachricht öffnen

07 – Nachricht exportieren/drucken

08 – Nachricht organisieren: Arbeit mit Etiketten

09 – Nachricht in Papierkorb verschieben

10 – Nachricht löschen

11 – Nachricht (persönlich/vertraulich) öffnen: Nachrichten der Kammer

12 – Nachricht (persönlich/vertraulich) exportieren/drucken

13 – EBs signieren

14 – EBs versenden

15 – EBs zurückweisen

16 – EBs signieren (persönlich/vertrauliche Nachrichten)

17 – EBs versenden (persönlich/vertrauliche Nachrichten

18 – Mitarbeiter verwalten

19 – Berechtigungen verwalten

20 – Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden

22 – Berichte erstellen und verwalten

1.Rechte für Vertretungen

Vertretungen werden im beA des Vertretenen als Mitarbeiter mit der Rolle „Besitzer eines persönlichen Postfachs“ und der Anwaltseigenschaft „Ja“ eingetragen. Entscheiden Sie, welche Rechte die Vertretung erhalten soll.

In jedem Fall müssen die Rechte 13, 15 und ggf. 16 vergeben werden, damit die Vertretung eEB abgeben kann.

2.Rechte für Mitarbeiter

Mitarbeiter erhalten je nach Bedarf und Qualifikation Rechte, keinesfalls jedoch die Rechte Nr. 13, 15 und 16. Die Rechte Nr. 18 und 19 können nur an eine beA-Mitarbeiterkarte vergeben werden, nicht an ein Software-Zertifikat. Mitarbeiter mit den Rechten 18 und 19 können die Anwält:in entlasten und weitere Benutzer mit beA anlegen und mit Rechten ausstatten.

3.Sicherheits-Token freischalten

Für einige Rechte müssen die Sicherheits-Token (die beA-Karten haben mehrere Bezeichnungen, so z.B. auch Hardware-Zertifikat) der Benutzer freigeschaltet werden. Das kann der Postfachinhaber oder auch der Benutzer mit den Rechten 18/19 erledigen. Erst danach kann die Vertretung/Mitarbeiter:in mit dem Postfach arbeiten.

IV.Regeln schriftlich festlegen

Der BGH stellte am 17.3.2020 fest (VI ZB 99/19):

„Für die Ausgangskontrolle des elektronischen Postfachs beA bei fristgebundenen Schriftsätzen genügt jedenfalls nicht die Feststellung, dass die Versendung irgendeines Schriftsatzes mit dem passenden Aktenzeichen an das Gericht erfolgt ist, sondern anhand des zuvor sinnvoll vergebenen Dateinamens ist auch zu prüfen, welcher Art der Schriftsatz war.“

Die Anweisung des Rechtsanwalts an seine Mitarbeiter genügte den Anforderungen an die Organisation der Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen nicht. Die Mitarbeiterin hatte angegeben, dass in dieser Angelegenheit am gleichen Tag ein weiterer Schriftsatz per beA übermittelt worden sei und diese beiden Schriftsätze seien wohl verwechselt worden. Der BGH geht von einem Verschulden des Prozessbevollmächtigten des Klägers wegen unzureichender Organisation der Ausgangskontrolle aus.

Legen Sie – einheitlich für die gesamte Kanzlei – fest:

• wie Dateinamen vergeben werden: Es dürfen maximal 84 Zeichen inklusive der Dateiendung sein, Leerzeichen und Sonderzeichen sind nicht erlaubt. „Unterstrich“ und „Minus“ sind zulässig.
• Es sind ausschließlich Dokumente im Format PDF/A einzureichen. Sollte eine bildliche Darstellung als PDF/A nicht verlustfrei möglich sein, kann auch zusätzlich ein TIFF eingereicht werden.
• Erstellen Sie eine Arbeitsanweisung für die Arbeit mit dem beA:
  • wer erstellt die Dokumente?
  • wo und wie werden diese in welchem Format abgespeichert?
  • wann und wie werden Dokumente signiert (intern/extern)? (die qeS ersetzt die Unterschrift im Rechtsverkehr, § 126 BGB),
  • wer lädt die Dokumente ins beA?
  • wer kontrolliert auf Vollständigkeit / ordnungsgemäße Signatur?
  • wer versendet die Dokumente?
  • wer kontrolliert den erfolgreichen Versand?
  • wer exportiert die gesendeten und empfangenen Nachrichten?
  • nach welchen Regeln wird exportiert? (Stichworte: Wiederauffindbarkeit, Löschen aus dem beA, Aufbewahrungsfristen),
  • die Rechtsprechung fordert eine stichprobenartige Überprüfung durch die Anwält:in.

Hintergrund der strengen Vorgaben sind neben der Verarbeitung durch das Gericht die Barrierefreiheit des ERV. Um Menschen mit Behinderungen die Bearbeitung zu ermöglichen, sollte ein Bild, das nicht als Text umgewandelt werden kann, einen Untertitel erhalten, um die Vorstellung zu erleichtern.

V.Drucken genügt nicht

Im ERV ist der Nachweis digital zu erbringen, drucken genügt nicht. Noch arbeiten viele Kanzleien sowohl mit einer herkömmlichen Papierakte als auch einer digitalen Akte. Ab 2026 muss die Justiz digitale Akten führen.

VI.Fazit

Die aktive Nutzungspflicht stellt alle Kanzleien vor Herausforderungen. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Kanzlei zu digitalisieren und zukunftsorientiert zu gestalten.