Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels bieten Unternehmen zur Mitarbeitergewinnung und -bindung an, sich an den Kosten einer Aus-, Fort- oder Weiterbildung der Arbeitnehmer ganz oder teilweise zu beteiligen. Im Gegenzug werden die Mitarbeiter zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichtet, wenn das Arbeitsverhältnis während der laufenden Fortbildung oder vor Ablauf einer festgelegten Zeit nach Abschluss der Fortbildung endet. Eine solche Rückzahlungsverpflichtung bedarf einer ausdrücklichen individualvertraglichen oder kollektivrechtlichen Vereinbarung. Dabei unterliegen die vom Arbeitgeber formularmäßig verwendeten Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklausel dem strengen Kontrollmaßstab der §§ 305 ff. BGB. Will ein Arbeitgeber die Unwirksamkeit einer Rückzahlungsverpflichtung nicht riskieren, sollten bei der Formulierung einer Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsklausel daher die nachfolgenden Aspekte beachtet werden.

I.Zulässigkeit von Rückzahlungsklauseln in Fortbildungsvereinbarungen

Vor dem Abschluss einer Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsklausel ist zu prüfen, ob eine Rückzahlungsverpflichtung von Fortbildungskosten überhaupt rechtswirksam vereinbart werden kann. In Berufsausbildungsverhältnissen und gleichgestellten Ausbildungsgängen sind Rückzahlungsklauseln gem. § 12 Abs. 2, § 26 BBiG gesetzlich untersagt. Das gesetzliche Verbot umfasst alle zum Ausbildungsberuf hinführenden Bildungsmaßnahmen. Der zur Berufsausbildung des Berufskraftfahrers gehörende Erwerb des Führerscheins der Klasse 2 kann daher nicht auf den Auszubildenden abgewälzt werden (BAG, Urt. v. 25.4.1984 – 5 AZR 386/83). Nach § 134 BGB nichtig sind auch alle Vereinbarungen über Kosten von Bildungsmaßnahmen, die der Arbeitgeber zwingend zu tragen hat (z.B. Betriebsarzt, Betriebsbeauftragte, Betriebsratsschulung). Gleiches gilt auch für die mit der Einweisung des Mitarbeiters in seinen Arbeitsplatz nach § 81 Abs. 1 BetrVG verbundenen Aufwendungen (vgl. BAG, Urt. v. 16.1.2003 – 6 AZR 384/01).

Ist eine Rückzahlungsverpflichtung nicht bereits gesetzlich untersagt, muss es sich um eine geeignete Bildungsmaßnahme handeln. Dies ist bei einer Maßnahme zur Entwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen, die generell für den Arbeitnehmer beruflich von Nutzen sind, der Fall. Sie kann auch darin bestehen, bereits vorhandene Kenntnisse zu verbessern. Eine systematische Wissensvermittlung und Ausbildung muss nur dann vereinbart werden, wenn das Arbeitsverhältnis wegen der Weiterbildung befristet werden soll (vgl. BAG, Urt. v. 22.4.2019 – 7 AZR 96/08). Die Abwälzung der Kosten für das sogenannte TÜV-Schweißerzeugnis ist in der Regel unwirksam, da der Arbeitnehmer bereits über die abverlangten Fertigkeiten verfügt. Bei dem TÜV-Schweißerzeugnis geht es lediglich um den Nachweis der öffentlich-rechtlichen Gestattung. Diese liegt im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers, der sonst nicht auf dem Markt tätig werden könnte. Da die Prüfung regelmäßig zu wiederholen ist, würde eine Anerkennung der Rückzahlungsklausel zu einer unzulässigen Dauerbindung des Schweißers an seinen Arbeitgeber führen (vgl. LAG Düsseldorf, Urt. v. 7.11.1990 – 4 Sa 1295/90).

Neben der Eignung der Bildungsmaßnahme kann eine Rückzahlungsklausel nur dann wirksam vereinbart werden, wenn dem Arbeitnehmer mit der Fortbildung ein verwertbarer Vorteil zufließt. Der Vorteil kann sich aus unternehmensbezogenen Aufstiegsmöglichkeiten oder aus besseren Chancen am allgemeinen Arbeitsmarkt ergeben (vgl. BAG, Urt. v. 11.4.1990 – 5 AZR 308/89). Dagegen liegt kein berücksichtigungsfähiger Vorteil vor, wenn die Bildungsmaßnahme nur den Zweck verfolgt, vorhandene Kenntnisse und Fertigkeiten des Arbeitnehmers aufzufrischen oder zu vertiefen. Gleiches gilt, wenn die Fortbildung lediglich der „Qualitätssicherung“ dient (vgl. LAG Hessen, Urt. v. 31.1.2012 – 13 Sa 1208/11). Dass die Fortbildungsvereinbarung der beruflichen Weiterbilddung des Mitarbeiters dient und auf dessen Wunsch hin absolviert wird, sollte in der Fortbildungsvereinbarung zum Ausdruck gebracht werden.

II.Umfang der Rückzahlungsverpflichtung

Um dem Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 S. 2 BGB zu genügen, muss die Höhe des vom Arbeitnehmer zu erstattenden Betrags dem Grunde und der Höhe nach im Rahmen des Möglichen in der Fortbildungsvereinbarung angegeben werden. Eine Vereinbarung, nach der sich der Arbeitnehmer verpflichtet, die Kosten einer erforderlichen Fortbildung zu erstatten, ist mangels Bestimmtheit unwirksam (vgl. BAG, Urt. v. 21.11.2002 – 6 AZR 77/01). Eine exakte Bezifferung der ggf. zu erstattenden Kosten ist zwar nicht erforderlich, das Rückzahlungsrisiko muss jedoch berechenbar sein. Daher sind Art und Berechnungsgrundlagen der ggf. zu erstattenden Kosten anzugeben (vgl. BAG, Urt. v. 21.8.2012 – 3 AZR 698/10). Eine Rückzahlungsklausel, die den Arbeitnehmer nur zur Erstattung der „entstandenen Aufwendungen für die Weiterbildung, einschließlich der Lohnfortzahlungskosten“ verpflichtet, genügt diesen Anforderungen nicht. Aus der Klausel muss sich auch ergeben, ob sich die Rückzahlungsverpflichtung auf die Brutto- oder die Nettobeträge (mit/ohne Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag) bezieht (vgl. BAG v. 6.8.2013 – 9 AZR 442/12). Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag nicht zurückverlangt werden kann (vgl. BAG, Urt. v. 17.11.2005 – 6 AZR 160/05).

Wurde ein Höchstbetrag festgelegt, kann der Arbeitgeber selbst dann keine höhere Rückzahlung geltend machen, wenn tatsächlich höhere Kosten angefallen sind. Andererseits darf der Arbeitgeber durch die Rückzahlung des Arbeitnehmers keinen Vorteil erlangen. Der Rückzahlungsanspruch ist deshalb immer auf die durch die Fortbildung tatsächlich entstandenen Kosten begrenzt (vgl. BAG, Urt. v. 21.7.2005 – 6 AZR 452/04). Zu den rückzuzahlenden Kosten können nach der Vereinbarung der Parteien das für die Zeit der Freistellung gezahlte Entgelt, Sozialversicherungsbeiträge, Schulgeld, Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Kosten für Schulungsmaterial gehören. Dementsprechend sind die ggf. zu erstattenden Kosten bereits bei Abschluss der Fortbildungsvereinbarung dem Grunde (z.B. Lehrgangskosten, Fahrtkosten und Entgeltfortzahlungskosten) und der Höhe nach zu berechnen und festzulegen. Dabei sollte klargestellt werden, dass die aktuelle Vergütungshöhe Berechnungsgrundlage für ggf. zu erstattende Entgeltfortzahlungskosten ist und eine Erhöhung der Vergütung auch zu einem höheren Erstattungsbetrag führen kann.

III.Rückzahlungstatbestände

Bei den Rückzahlungstatbeständen sollte vertraglich zwischen einem Ausscheiden vor Abschluss der Weiterbildung und einem Ausscheiden nach dem Ende der Weiterbildung differenziert werden. Dabei ist es in beiden Fällen nicht zulässig, die Rückzahlungsverpflichtung an jede denkbare Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu knüpfen. Vielmehr muss nach dem Grund des Ausscheidens unterschieden werden. Unangemessen und damit unwirksam wäre es, wenn der Arbeitnehmer die Rückzahlungsverpflichtung nicht durch Betriebstreue vermeiden kann (vgl. BAG, Urt. v. 18.11.2008 – 3 AZR 192/07). In der Fortbildungsvereinbarung muss daher danach differenziert werden, in wessen Verantwortungs- und Risikobereich die Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällt (vgl. BAG, Urt. v. 13.12.2001 – 3 AZR 791/09). Der Arbeitnehmer darf nicht zur Rückzahlung im Falle einer berechtigten Eigenkündigung, im Falle einer betriebsbedingten Kündigung oder in sonstigen Fällen, in denen eine arbeitgeberseitige Kündigung nicht auf einem vertragswidrigen Verhalten des Arbeitnehmers beruht, verpflichtet werden (vgl. BAG, Urt. v. 18.3.2014 – 9 AZR 545/12; BAG, Urt. v. 28.5.2013 – 3 AZR 102/12; BAG, Urt. v. 18.11.2008 – 3 AZR 192/07). Wird eine Rückzahlungsverpflichtung auch für den Fall einer personenbedingten Eigenkündigung des Arbeitnehmers vorgesehen, soll sie unangemessen benachteiligend sein (vgl. LAG Nürnberg, Urt. v. 26.3.2021 – 8 Sa 412/20; LAG Hamm, Urt. v. 29.1.2021 – 1 Sa 954/20). Eine Abwälzung ist auch unzulässig, wenn der Arbeitgeber nicht bereit und in der Lage ist, den Arbeitnehmer entsprechend seiner Ausbildung zu beschäftigen und der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis aus diesem Grund kündigt (vgl. BAG, Urt. v. 5.12.2002 – 6 AZR 537/02). Wird nicht ausreichend zwischen den einzelnen Rückzahlungstatbeständen unterschieden, ist die Rückzahlungsverpflichtung unabhängig davon, ob sich der Arbeitgeber auf einen unzulässigen Rückzahlungstatbestand beruft, in jedem Fall unwirksam. In einem Formularvertrag wird nach §§ 305 ff. bereits das Stellen inhaltlich ungemessener Vertragsklauseln, nicht erst deren Gebrauch im konkreten Einzelfall missbilligt (vgl. BAG, Urt. v. 13.12.2011 – 3 AZR 791/09).

IV.Bindungsdauer

Bei einer vereinbarten Rückzahlungsverpflichtung nach Abschluss der Weiterbildung ist des Weiteren darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer nicht unzulässig lang an den Arbeitgeber gebunden werden kann. Der durch die Fortbildung erlangte Vorteil des Arbeitnehmers muss in einem ausgewogenen Verhältnis zu der eingegangenen Bindung stehen. Nur dann ist der Eingriff in die grundrechtlich geschützte Berufsfreiheit des Arbeitnehmers gem. Art. 12 Abs. 1 GG im Verhältnis zu den Aufwendungen des Arbeitgebers gerechtfertigt. Die Angemessenheit der vereinbarten Bindungsdauer beurteilt sich dabei nach der Höhe der Arbeitgeberaufwendungen, den Zeiten der bezahlten Freistellung des Arbeitnehmers und dem Ausmaß der dem Arbeitnehmer zufließenden Vorteile.

Das Bundesarbeitsgericht hat für Sachverhalte, in denen der Arbeitnehmer für die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen bezahlt freigestellt wird, hierzu folgende „Faustformel“ entwickelt (vgl. BAG, Urt. v. 14.1.2009 – 3 AZR 900/07):

Trägt der Arbeitgeber auch oder „nur“ die Kosten der Fortbildung, kann diese „Faustformel“ nicht unmittelbar herangezogen werden. Es dürfte jedoch zulässig sein, die Kosten einer Fortbildung mit den Kosten einer Freistellung zu vergleichen und die „Faustformel“ entsprechend anzuwenden. Zudem können einzelfallbezogene Umstände eine kürzere oder längere Bindungsdauer rechtfertigen (vgl. BAG v. 14.1.2009 – 3 AZR 900/07; vgl. LAG Köln v. 28.5.2021 – 10 Sa 460/20; vgl. LAG Mecklenburg-Vorpommern v. 23.8.2011 – 5 Sa 44/11).

Eine geltungserhaltende Reduktion, also die Rückführung einer zu langen Bindungsdauer auf das vom Arbeitsgericht als angemessen anerkannte Maß, kommt gem. §§ 305 ff. BGB nicht in Betracht. Vor diesem Hintergrund sollte im Zweifelsfall lieber eine kürzere, dafür aber wirksame, anstelle einer langen und somit potentiell unwirksamen Bindungsdauer vereinbart werden.

V.Fazit

Fortbildungsvereinbarungen sind ein bewehrtes Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung und stellen einen Gewinn für beide Parteien eines Arbeitsverhältnisses dar. Sie sind jedoch mit Sorgfalt und Bedacht zu formulieren, wenn man sich als Arbeitgeber nicht über eine unwirksame Rückzahlungsverpflichtung im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Wunsch des Mitarbeiters ärgern möchte.

Dr. Tilman Isenhardt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Köln, isenhardt@michelspmks.de