Beitrag

Warum Wissenstransfer in der Anwaltskanzlei unverzichtbar ist und wie er automatisch stattfindet

Der Begriff Wissenstransfer steht für den Austausch und die Weitergabe von Wissen innerhalb des eigenen Betriebes und damit für die Weiterentwicklung und die Marktbeständigkeit der Kanzlei. Wissenstransfer tangiert wiederum sehr stark die Mandatsorganisation, denn wissende Mitarbeiter*innen erfahren – aufgrund guter Ergebnisse durch zügige, transparente und fehlerlose Abläufe – mehr Wertschätzung, sind regelmäßig motivierter und führen somit die Arbeit im Office und damit nicht zuletzt die Kanzlei zum Erfolg. Zudem klagt die Anwaltschaft über starken Fachkräftemangel – auch mit Blick auf diese Situation muss Wissen von „Know-How-Trägern“ schnell und gezielt an Mitarbeiter*innen (z.B. auch an Quereinsteiger*innen) weitergegeben werden.

Darüber hinaus gilt es, bei der Geschwindigkeit im jetzigen Arbeitsleben mitzuhalten: Inhalte heutiger Arbeitsbereiche und damit das Wissen der Mitarbeiter*innen veralten heute schneller denn je. In einigen Bereichen ist Wissen, das heute noch Geltung hat, morgen bereits wieder überholt. Da der Mandant in die Kanzlei bzw. in die Bearbeitung des Mandates /in die Vertretung Erwartungen setzt, muss die Kanzlei – und damit die Organisation des Wissens – insoweit „am Ball bleiben.“

Optimale Ergebnisse können daher nur erzielt werden, wenn das Wissen (nicht nur) der Mitarbeiter*innen stets auf dem aktuellen Stand ist. Wer nicht mithält, wird auf Dauer am Wettbewerb nicht mithalten können.


Achtung Wissensverlust: Königswissen im Netzwerk verbreiten

Wissenstransfer steht aber nicht nur für den Erhalt des Wettbewerbsvorteils, sondern auch für die Vorbeugung von Wissensverlusten: Gerade bei nicht niedergeschriebenem Wissen, auch „Königswissen“ genannt, besteht die Gefahr, dass es verloren geht, insbesondere wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen. Bei diesem Königswissen handelt es sich um unbewusstes Wissen, das sich nicht über Datenquellen abschöpfen lässt, sondern im Gehirn des Einzelnen „verankert“ ist und bei Bedarf „automatisch“ benutzt wird.

Es ist daher notwendig, zunächst den Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft zu erhöhen. Dies gilt sowohl im Hinblick auf den Wissensaustausch der Anwälte untereinander, der Rechtsanwaltsfachangestellten bzw. Mitarbeiter*innen untereinander, aber auch zwischen den „Hierarchieebenen“. Hierzu gehört also auch und gerade die Vernetzung der Mitarbeiter*innen /Rechtsanwälte untereinander. Denn häufig ist im Kanzleikreis gar nicht genau bekannt, wer tatsächlich über Expertenwissen verfügt oder besondere Wissensschätze in seinem Kopf vorhält. Es gilt, dieses Wissen zu bündeln, sinnvoll zu verwalten und auch „zu Tage zu befördern“.

Viele neue Kompetenzen können bereits dadurch aufgebaut werden, dass unerwartete Probleme durch einfache Besprechungen gelöst werden – auf gleicher Ebene, aber auch zwischen den Hierarchien. Dies erfordert allerdings die Ermutigung der Kolleginnen/Kollegen und Mitarbeiter*innen zum regelmäßigen Austausch, was am besten gelingt, wenn Führungskräfte ihre Vorbildfunktion insoweit erfüllen, dass sie den freien Austausch von Mitarbeiter*innen und Kolleginnen/Kollegen z.B. im Teammeeting weder unterdrücken, noch stören. Auch der sogenannte „Flurfunk“ sollte nicht unterschätzt und schon gar nicht kritisch beäugt werden. Denn allzu oft geht es gerade beim „Flurfunk“ um Probleme der täglichen Praxis und nicht darum, um über Mitarbeiter*innen oder Vorgesetzte „herzuziehen“ (Wenn das so ist, haben Sie ein ganz anderes Problem!). Oft werden „nur“ Erfahrungen ausgetauscht und Ratschläge „zwischen Tür und Angel“ untereinander gegeben, die in lockerer und freundlicher Atmosphäre die Arbeit in der Kanzlei effizienter und erfolgreicher gestalten.


Wissensaustausch fördern

Wird eine offene Kommunikation (noch) nicht gelebt, insbesondere weil das Arbeitsklima dies nicht zulässt, sollte darüber nachgedacht werden, eine entsprechende Umgebung zu schaffen, die einen lockeren Austausch zulässt und damit zugleich das Arbeitsklima verbessert. Das können gemütliche Plauderecken, eine Kaffeeküche, spezielle Lern- oder Konferenzräume sein. Auch eine gemeinsame Frühstückspause kann förderlich sein.

Um den gemeinsamen Wissensaustausch zu fördern, bietet sich für die Kanzlei auch ein „Ideentreff“ an, bei dem – außerhalb des Büros, z.B. im Restaurant, bei einer gemeinsamen Freizeitaktivität oder auch nur bei einer Tasse Kaffee am Imbiss – in lockerer, unbürokratischer und unverbindlicher Atmosphäre Erfahrungen ausgetauscht werden können. Nebenher können solche Ideentreffs ebenfalls zur Verbesserung des Arbeitsklima beitragen – man lernt sich von einer anderen Seite kennen!


Externe Weiterbildungsangebote nutzen

Wissensaustausch findet aber nicht nur kanzleiintern statt: Gerade in der stetigen Wandlung ist es darüber hinaus notwendig, für Weiterbildung auch über externe Dienstleister zu sorgen und die Teilnahme an Seminaren und Veranstaltungen anzubieten. Gleiches gilt für E-Learning Module oder Videoschulungen.

Es sollte aber genau selektiert werden, wo, wie und für wen externe Weiterbildung in Anspruch genommen werden: In der Regel sind solche Weiterbildungen „allgemein“ gehalten und decken nicht gezielte Fragestellungen ab, sondern gesamte Bereiche mit der Folge, dass der (schon etwas erfahrene) Seminarteilnehmer in großen Teilen Wissen vermittelt bekommt, über das er bereits verfügt (es sei denn, die Thematik ist insoweit gänzlich neu). Dies kann zwar eine Bestätigung des eigenen Wissens sein, ist aber streng betrachtet „Zeitverschwendung“. Kompaktseminare machen daher oftmals nur für Mitarbeiter*innen Sinn, die mit dem entsprechenden Thema bislang keine oder nur wenig Berührung hatten. Ausgenommen hiervon sind Angebote, die sich auf Gesetzesänderungen oder Neuerungen beziehen.


Wissensaustausch von Angesicht zu Angesicht birgt Probleme

Beim Wissensaustausch „face-to-face“, wie er vorstehend in verschiedenen Varianten dargestellt wird, muss beachtet werden, dass das Wissen in der Regel nicht 1:1 beim Empfänger ankommt, die Botschaft also nicht zwangsläufig im Sinne des „Senders“ vom „Empfänger“ wahrgenommen wird.

Noch größeres Manko beim Wissenstransfer „face-to-face“ ist jedoch die Tatsache, dass das vermittelte Wissen wiederum nur in den Köpfen verbleibt, keineswegs nachhaltig dokumentiert wird (es sei denn, ein Seminarskript wandert nicht in die eigene Schublade). Es pilgert praktisch „von Kopf zu Kopf“ und wird so wiederum zu Königswissen, zumindest, wenn der Wissenstransfer „face-to-face“ in kleinstem Kreis stattfindet.

Deshalb ist es notwendig, Wissen zu dokumentieren, etwa in betriebsinternen Datenbanken, eigens zu erstellenden bzw. erstellten und zu pflegenden Office-Handbüchern, Dokumentensammlungen, zu pflegenden „Fehler-Listen“ usw.




_____________________________________________________________

PASSEND ZUM THEMA UNSER WEBINARTIPP:

Wissenstransfer und Mandatsorganisation: Komplexe Fälle im Team mit Methodigy effektiver bearbeiten

Jetzt anmelden: https://www.edudip.com/de/webinar/komplexe-falle-im-team-mit-methodigy-effektiver-bearbeiten/1049444

_____________________________________________________________

Diesen Beitrag teilen

Facebook
Twitter
WhatsApp
LinkedIn
E-Mail