Egal, wie intensiv und lange ein Fall auch gedauert hat – irgendwann wird er geschlossen. Die Beendigung einer Mandantenbeziehung ist also ein natürlicher Teil der anwaltlichen Tätigkeit.
Ein Beispiel: Nach einem erfolgreichen gerichtlichen Vergleich in einer arbeitsrechtlichen Angelegenheit informieren Sie als Anwalt/Anwältin Ihren Mandanten über das Ende des Verfahrens, geben ihm die Originalunterlagen zurück und stellen die Abschlussrechnung aus. Klingt einfach, doch der Teufel steckt, wie immer, im Detail. In jedem Fall ist es entscheidend, dass der Abschluss professionell und rechtssicher erfolgt. Daher schauen wir uns das Ende der Mandantenbeziehung nachfolgend einmal genauer an.
Folgende sechs Punkte sollten Sie in jedem Fall immer beachten:
Abschlussbesprechung
Führen Sie nach jedem abgeschlossenen Fall ein abschließendes Gespräch mit dem Mandanten/der Mandantin, um den Ausgang des Falls zu erörtern. Fassen Sie darin die getroffenen Maßnahmen und die erzielten Ergebnisse noch einmal zusammen. Dabei geben Sie Ihrem Mandanten/Ihrer Mandantin ebenfalls die Möglichkeit, eventuell offen gebliebene Fragen zu klären und stellen sicher, dass er oder sie über das Ende der Mandantenbeziehung informiert ist. Eine Abschlussbesprechung kostet natürlich etwas Zeit, aber macht den Auftrag wirklich „rund“. Ihre Mandant:innen werden es Ihnen danken.
Mandantenfeedback
Bitten Sie den Mandanten/die Mandantin, Feedback zu Ihrer Dienstleistung zu geben. Dies bietet Ihnen die Chance, Ihre Arbeit bzw. die Arbeit in Ihrer Kanzlei dauerhaft zu verbessern. Sie sollten das Feedback daher sehr ernst nehmen. Einholen können Sie sich dieses sowohl mündlich innerhalb der Abschlussbesprechung, als auch im Anschluss, z.B. durch eine E-Mail mit gezielten Feedbackfragen.
Schriftliche Bestätigung der Beendigung
Laut Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) § 43a Abs.3 sind Sie als Rechtsanwalt/Rechtsanwältin verpflichtet, „über die wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen laufend zu unterrichten“. Daraus folgt, dass Sie Ihre Mandant:innen nicht nur während des Falls, sondern auch am Ende über den Ausgang und die Beendigung informieren müssen. Dies machen Sie am besten schriftlich und fügen dem Schreiben neben dem Datum des Mandatsendes ebenfalls eine kurze Zusammenfassung des Falls bei. Zusätzlich können Sie hier die Dokumentation und Übergabe der Unterlagen verschriftlichen (s.a. Punkt 3). Diese schriftliche Bestätigung können Sie Ihrem Mandanten/Ihrer Mandantin z.B. am Ende des Abschlussgesprächs als Zusammenfassung überreichen.
Übergabe oder Archivierung der Mandantenunterlagen
Ebenfalls sind Sie laut § 667 BGB verpflichtet, nach Beendigung des Auftrags alle Unterlagen, die Sie von Ihrem Mandanten/Ihrer Mandantin erhalten haben, herauszugeben. Dies umfasst sämtliche Originalunterlagen wie Verträge, Beweismittel, amtliche Papiere etc. Auch das bereiten Sie am besten vor der Abschlussbesprechung vor.
Die sogenannten Handakten sind nach § 50 Abs. 1 BRAO für sechs Jahre von Ihnen aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Mandat abgeschlossen wurde. Zur Handakte gehört u.a. der Schriftwechsel mit dem Mandanten/der Mandantin, die Schriftsätze und der Schriftverkehr mit dem Gericht und anderen Parteien und alle sonstigen relevanten Unterlagen, die nicht original und während der Mandatsführung angefallen sind. Auf Verlangen sind die Handakten an den Mandanten/die Mandantin herauszugeben. Daher sollten Sie unbedingt für eine gute Aufbewahrung sorgen.
Rechnungsstellung
Stellen Sie eine abschließende Rechnung für alle erbrachten Dienstleistungen aus, sofern noch Zahlungen offen sind. Falls Sie dies noch nicht im Vorfeld getan haben – oder es inhaltliche Änderungen/Abweichungen zu dem vorab Besprochenen gab: Erläutern Sie dem Mandanten/der Mandantin, wie sich die Kosten genau zusammensetzen und welche Leistungen im Detail in Rechnung gestellt wurden.
Prüfung auf offene Pflichten
Über die bereits genannten Punkte hinaus kann es noch eine Reihe weiterer individueller Pflichten geben. Beispiele dafür sind die potenzielle Rückzahlung von Fremdgeldern, die Sie verwaltet haben, Beratungspflichten, die sich auch nach Beendigung des Falles ergeben können, eine Rücknahme oder Aufhebung von Prozesserklärungen etc. Die Möglichkeiten individueller Pflichten sind vielseitig. Prüfen Sie daher sorgfältig, ob von Ihrer Seite noch weitere Handlungen nötig sind und gehen Sie sie aktiv an.
Schriftliche Dokumentation des Abschlusses
Führen Sie eine umfassende Dokumentation des Fallabschlusses. Diese dient nicht nur der ordnungsgemäßen Information des/der Mandant/in, sondern stellt auch sicher, dass Sie als Anwalt/Anwältin Ihrer Rechenschaftspflicht nachkommen und etwaige Missverständnisse vermieden werden. Die Dokumentation sollte alle relevanten Informationen, Korrespondenzen und Entscheidungen enthalten.
Das Ende einer Mandantenbeziehung ist mehr als nur das Schließen eines Falles – es stellt sicher, dass alle rechtlichen und administrativen Pflichten erfüllt sind und der Mandant/die Mandantin transparent über den Abschluss informiert wird. Ein klarer und professioneller Abschluss ist nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern auch für das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen als Anwalt/Anwältin und Ihrem/r Mandant/in. Denn nur wenn der/die Mandant/in das Gefühl hat, dass sein/ihr Fall mit Sorgfalt und Respekt behandelt wurde, bleibt die Basis für eine zukünftige Zusammenarbeit bestehen.
Durch die ordnungsgemäße Rückgabe der Unterlagen, eine nachvollziehbare Abrechnung und eine offene Kommunikation zeigen Sie als Anwalt/Anwältin Professionalität und Zuverlässigkeit. So wird nicht nur der aktuelle Fall erfolgreich beendet, sondern auch der Grundstein für eventuelle künftige Mandate gelegt – sei es durch wiederkehrende Mandant:innen oder durch die Weiterempfehlung aufgrund großer Zufriedenheit.
