Unsere Welt wird immer digitaler – doch in einigen Fällen kommen wir um die herkömmlichen Methoden nicht herum.
So zum Beispiel bei der sogenannten Ersatzeinreichung, die möglich ist, wenn eine elektronische Einreichung (über das besondere elektronische Postfach – beA) nicht möglich ist, und eine Störung besteht, die von vorübergehender und technischer Art ist (§ 130d S. 2 ZPO bzw. für Verwaltungsverfahren: § 55 d S. 3 VwGO).
Voraussetzungen für die Ersatzeinreichung
Die Ersatzeinreichung kommt aber nur in Betracht, wenn alles Zumutbare unternommen wurde, also beispielsweise
- bei Wartungsarbeiten: mehrere Versuche in angemessenen Abständen vorgenommen wurden,
- bei Internetstörung, Leitungsüberlastung, defektem Router oder einer (frisch) gekappten Leitung: über das Mobilgerät ein Hotspot eingerichtet wurde,
- bei fehlender Zugangsbestätigung (der Intermediär „antwortet nicht): Mehrfachversendungen angestoßen wurden
- bei Problemen mit der (Fern-)Signatur, wenn also die Signaturkarte defekt oder die Fernsignatur nicht „abrufbar“ ist: die Einreichung ohne Signatur durch den Berufsträger persönlich aus seinem persönlichen Postfach heraus (keine Versendung mit Mitarbeiterkarte oder -zertifikat) versucht wurde.
Form der Ersatzeinreichung
Hat man alles Notwendige oder Zumutbare ausprobiert und die elektronische Übermittlung scheitert dennoch, bleibt die (fristgerechte) Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Das kann dann per Telefax sein, aber auch per Brief, der – weil ja Fristtag – in den Gerichtsbriefkasten eingeworfen werden muss, was sich wegen abweichender Örtlichkeiten von Kanzleisitz und Gerichtssitz durchaus schwierig oder gar unmöglich gestalten kann. § 130d ZPO bietet für solche Fälle keine Übermittlungsmöglichkeit per E-Mail an, weil die Ersatzeinreichung eine Ausnahme von der strengen elektronischen Form ist – aber keine Absenkung der Sicherheitsstandards. Denn eine normale E-Mail bietet keine verlässliche Identitätsprüfung, keine qualifizierte Signatur, keine gerichtsfeste Eingangsbestätigung, keine technische Strukturprüfung. Und diese fehlenden Attribute bedeuten Streitanfälligkeiten (Ist die Mail angekommen? War ein – richtiger – Anhang beigefügt oder war ein solcher möglicherweise leer? Wer hat die E-Mail verschickt?), die der Gesetzgeber vermeiden wollte.
Das sagt das OGV NRW
Dass im Zweifel ein Faxgerät (bzw. Computerfax) zu nutzen ist, wenn die elektronische Übermittlung scheitert, hat das OVG Nordrhein-Westfalen in seinem Beschluss vom 03.03.2026, Aktenzeichen 14 A 3326/25, deutlich gemacht.
Die Entscheidung erging auf folgenden Sachverhalt hin:
Der Kläger hatte fristgerecht die Zulassung der Berufung beantragt. Die Begründung musste innerhalb von zwei Monaten eingereicht werden. Diese Frist lief am 03.02.2026 ab. Der Schriftsatz wurde jedoch erst am 05.02.2026 (elektronisch) eingereicht. Der Prozessbevollmächtigte trug vor, er habe die Begründung bereits am 02.02.2026 fertiggestellt, eine elektronische Übermittlung über das beA sei jedoch wegen einer technischen Störung nicht möglich gewesen. Deshalb sei der Schriftsatz erst am 05.02.2026 eingegangen. Zugleich beantragte er Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.
Das OVG ließ das nicht gelten. Zum einen sei eine konkrete, nachvollziehbare Darlegung der technischen Störung nicht erfolgt. Zum anderen habe der Anwalt nicht alles Zumutbare unternommen, um die Frist dennoch zu wahren. Insbesondere hätte eine Ersatzeinreichung nach § 55d Satz 3 VwGO erfolgen müssen – etwa per Fax (auch über Dritte oder als Computerfax) oder durch rechtzeitigen Einwurf in den Gerichtsbriefkasten.
Das sagt der BGH
Die Entscheidung deckt sich mit der jüngsten Rechtsprechung des BGH (BGH, Beschluss vom 18.03.2026, Aktenzeichen: IV ZB 28/25), nach der eine technische Störung des beA für sich alleine keine Wiedereinsetzung begründet: Die Berufsträger müssen substantiiert darlegen, dass eine Ersatzeinreichung nach § 130 d S. 2 ZPO im Einzelfall nicht möglich, nicht zumutbar und geboten war.
Die Entscheidung erging auf folgenden Sachverhalt hin:
Der elektronische Übermittlungsversuch einer Berufungsbegründung am Fristtag ist gescheitert, weil die Nachricht nicht an den Intermediär des Gerichts übermittelt werden konnte. Das war kurz nach 19.00 Uhr. Laut Recherchen des Klägervertreters lag dies an Wartungsarbeiten, die bis ca. 22.00 Uhr andauern sollten. Auf das Ende der Wartungsarbeiten habe der Klägervertreter vertraut und um 23.46 Uhr, also ein paar Minuten vor Fristablauf, den Sendeversuch erneut unternommen. Erfolglos. Eine Ersatzeinreichung kam für ihn nicht in Betracht, da er kein Faxgerät zur Verfügung hatte, da er sich nicht im Büro befunden habe. Der Gang zum Büro, das ein Faxgerät vorhält, sei zu dieser späten Stunde für ihn nicht zumutbar gewesen.
Das Oberlandesgericht hat den Antrag auf Wiedereinsetzung zurückgewiesen; zu Recht, wie der BGH bestätigte: Dass eine Ersatzeinreichung hier unmöglich oder unzumutbar gewesen wäre, sei nicht substantiiert dargelegt worden. Weder sei nachvollziehbar erläutert worden, warum ein Computerfax vom aktuellen Standort aus nicht möglich gewesen sei, noch weshalb eine rechtzeitige Fahrt ins Büro oder die Nutzung eines anderen Faxgeräts ausscheide.
Fazit:
Wer eine Frist bis zum letzten Tag ausschöpft, trägt ein erhöhtes Risiko und muss im Störungsfall auf verfügbare Alternativen zurückgreifen. Genau das war in beiden Fällen nicht geschehen.
Das Telefaxgerät bzw. das Computerfax kann ein Rettungsanker sein. Haben Sie selbst keine Einrichtung für das Faxen vom PC, lassen Sie Ihr Altgerät lieber stehen, es kann Ihr Verfahren retten.
