Haben Sie eine gute Meetingkultur in Ihrer Kanzlei?

Egal ob es um einen regelmäßigen Austausch oder um die Planung der nächsten Weihnachtsfeier geht – an Meetings kommen Sie nicht vorbei. Und häufig nehmen Sie mehr Zeit in Anspruch, als wir uns das wünschen würden. Alleine das ist schon Grund genug, die eigenen Meetings einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Diverse Studien belegen, dass in Deutschland im Durchschnitt mindestens jedes 2. Meeting als überflüssig angesehen wird. Der Hauptgrund dafür ist, dass es kein klares Ergebnis gibt und die Mitarbeiter häufig das Gefühl haben, die Zeit unnötig „abzusitzen“.

Fakt ist: Meetings kosten Sie mit Ihrer Kanzlei viel Geld. Gibt es also auch bei Ihnen Raum für mehr Effizienz und Produktivität? Durch Corona und eine damit einhergehende gestiegene Anzahl an Remote-Meetings ist eine weitere Komponente hinzugekommen. So einfach man diese Meetings aufsetzen kann, so sehr bringen sie weitere Herausforderungen mit sich.

Doch wie genau sieht eine gute Meetingkultur aus?

5 Voraussetzungen für sinnvolle und produktive Meetings

1. Die erste Grundsatzregel sollte lauten: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Bevor Sie also einen Regeltermin einstellen, wie z.B. wöchentliche Mitarbeiterbesprechung, fragen Sie sich: Brauchen wir den Termin wirklich? Welchen Mehrwert bringt er uns? Und brauchen wir den Austausch jede Woche? Ziehen Sie auch gerne die Mitarbeiter:innen mit ein und fragen Sie diese, welchen Mehrwert ihnen das Meeting bringt.
2. Jedes Meeting sollte sehr gut vorbereitet werden. Dazu gehört in erster Linie ein klares Ziel, das bei dem Meeting erreicht werden soll. Wenn Sie dies geklärt haben, überlegen Sie sich, wen Sie hierfür benötigen. Häufig werden zu viele Mitarbeiter:innen zu Meetings eingeladen, die inhaltlich überhaupt nicht benötigt werden und einfach als Zuhörer:innen dabei sitzen. Das kostet wertvolle Arbeitszeit. Sobald Sie das Ziel klar gesteckt haben, sollten Sie eine Agenda festlegen und diese inklusive Zeiteinheiten an alle benötigten Mitarbeiter:innen senden. Auch hier gilt eine klare Regel: kein Meeting ohne Agenda. Denken Sie daran, dass Sie gleichzeitig Vorbild für Ihre Mitarbeiter:innen sind. Wenn Sie also mit einer Agenda einladen, dürfen Sie dies auch von den Mitarbeiter:innen erwarten. Und sollte es keine Agenda geben, empfehle ich, diese Meetingeinladung nicht anzunehmen. Oder vorab nach dem Ziel und der Agenda zu fragen. Vielleicht möchten auch Sie Ihre wertvolle Zeit ansonsten anders nutzen. Bitten Sie auch andere Beteiligte, die inhaltlich etwas zum Meeting beitragen werden, sich entsprechend vorzubereiten.
3. Im Meeting selbst sollte allen Teilnehmenden die eigene Rolle klar sein. Ein:e Protokollant:in notiert die wesentlichen Ergebnisse, vor allem wenn nicht alle wichtigen Personen dabei sein können. Spätestens ab 4 Teilnehmer:innen sollte es eine:n Moderator:in geben, die durch das Meeting führt. Die wichtigste Aufgabe hierbei ist es, darauf zu achten, dass die Teilnehmenden sich nicht in Diskussionen verzetteln und dass die Zeitboxen für die einzelnen Agenda-Punkte eingehalten werden. Kommt es zu einem Punkt, der mehr Austausch erfordert, darf man diesen gerne in einen anderen Termin auslagern – meist muss man dann nicht den gesamten vorhandenen Personenkreis erneut einladen.
4. Halten Sie alle Meetings nach einer (festen) Struktur ab. Das hilft zum einen, dass die Mitarbeiter:innen genau wissen, was auf sie zukommt und sie sich entsprechend vorbereiten können. Zum anderen erleichtert es Ihnen zusätzlich, im Zeitplan zu bleiben. Wie könnte die feste Struktur aussehen? Zunächst ist ein fester Rahmen für Ihre Meetings hilfreich. Gemeint ist damit ein „Check-in“ zu Beginn und ein „Check-out“ zum Ende der Besprechung. Ein „Check-in“ hilft den Mitarbeiter:innen in der Besprechung anzukommen. Meist werden sie ja gerade aus einer anderen Aufgabe herausgerissen und mit einem kurzen „Check-in“ sind sie gleich voll da. Dies erreichen Sie durch eine Fragerunde, z.B. „mit welchem Adjektiv würden Sie Ihren Gemütszustand aktuell beschreiben?“. Hierdurch erfahren Sie ggf. auch gleich ein bisschen mehr über die Mitarbeiter:innen. Gerne dürfen Sie für den „Check-in“ kreativ werden. Über die Suchmaschinen finden Sie zusätzlich ganze Seiten mit potenziellen „Check-in-Fragen“. Beim „Check-out“ ist es ähnlich. Hier geht es darum, allen noch einmal die Möglichkeit zu geben, etwas zu sagen. Und ggf. noch zu erfahren, wie hilfreich das Meeting war. Eine schöne „Check-out-Frage“ ist z.B.: Welches Highlight und welches Lowlight nehmen Sie heute mit aus dem Meeting? Innerhalb des Rahmens können Sie sich recht flexibel bewegen. Es macht aber durchaus Sinn, die Meetinginhalte in einer Art Prio-Liste vorzubringen. Wichtig ist vor allem, dass Sie mögliche „Aktionspunkte“ in dem Meeting festhalten. Wer kümmert sich um was, bis wann? Damit stellen Sie sicher, dass nicht nur über die Dinge gesprochen wird, sondern dass hinterher auch effektiv weiter daran gearbeitet wird.
5. Analog zur Vorbereitung ist eine gute Nachbereitung wichtig, um Meetings effektiv zu halten. Dazu gehört, dass die wichtigsten Punkte noch einmal an alle Beteiligten geschickt werden, in denen dann die zuvor festgelegten Aktionspunkte für alle ersichtlich aufgeführt werden. Auch ein potenzieller neuer Termin, um weiter an den Punkten zu arbeiten oder die Ergebnisse zu präsentieren, sollte hier direkt festgehalten werden.

Was ist die Besonderheit von virtuellen Meetings?

Sollten Sie virtuelle bzw. remote Meetings planen, dürfen Sie noch ein paar zusätzliche Besonderheiten beachten:

• Mit der Einladung senden Sie gleich den Link mit, der zum virtuellen Raum führt.
• Laden Sie alle Teilnehmer:innen beim Start des Meetings ein, die Kamera einzuschalten und den Ton auszuschalten, solange sie keinen Wortbeitrag erbringen möchten. Ab einer gewissen Anzahl an Teilnehmer:innen (ab ca. 6-8) macht es Sinn, wenn Sie ebenfalls virtuell die Hand heben, um etwas zu sagen, damit nicht alle durcheinander sprechen.
• Inhalte müssen remote natürlich anders aufbereitet werden als für ein persönliches Meeting. Der Bildschirm kann dazu geteilt und jede beliebige Datei (z.B. eine Word- oder Powerpoint-Vorlage) verwendet werden.
• Und der wichtigste Unterschied: Virtuelle Meetings sind viel ermüdender für alle Teilnehmenden als Präsenz-Meetings. Halten Sie sich daher hier besonders kurz und machen Sie bei längeren Terminen mindestens alle 50-60 Minuten eine Pause.

Zum Schluss noch einmal die wichtigste Regel: Überprüfen Sie regelmäßig, ob es das Meeting wirklich braucht.