Wer neue Mitarbeitende in der Kanzlei einarbeitet, weiß: Die ersten Wochen entscheiden darüber, ob jemand schnell entlastet oder dauerhaft Zeit bindet. Die Expertinnen Birgit Benker und Ronja Tietje wissen aus langjähriger Praxis, wie neue Mitarbeitende Struktur finden, Mandanten sicher steuern und die Kanzlei wirklich entlasten. Im Interview erklären sie, wie Mitarbeitende schnell produktiv werden und wie Kanzleien typische Fehler, Zeitverluste und Haftungsrisiken vermeiden.
Wenn jemand morgen in einer Kanzlei startet – welche drei Fähigkeiten braucht er wirklich?
Benker: Wer neu in einer Kanzlei startet, braucht vor allem drei Dinge: Ein waches Auge für Details, die Fähigkeit, Prioritäten bei den unterschiedlichen Aufgaben zu setzen, und eine gesunde Portion „Detektivinstinkt“. Mitarbeitende, die früh Verantwortung übernehmen, entlasten Anwälte vom ersten Tag an.
Tietje: Das stimmt. Hinzu kommt aber natürlich auch fachliche Expertise. Wenn diese noch nicht aufgebaut ist, muss die Lernbereitschaft vorhanden sein, sich dahingehend schulen zu lassen. Das kann die Kanzlei selbst übernehmen oder aber Zeit sparen und Mitarbeiter innerhalb einer Online-Schulung Grundlagenwissen auffrischen, festigen und vertiefen lassen.
Wie kann man neue Mitarbeiter motivieren? Warum ist die Arbeit in einer Kanzlei spannender, als viele erwarten?
Tietje: Mitarbeiter schauen häufig hinter die Kulissen der Gesellschaft. In jeder Akte steckt ein Schicksal, und oftmals ein spannender Krimi. Sie sind keine reinen Aktenverwalter, sondern eher die Schaltzentrale, die dafür sorgt, dass Rechtssuchende Hilfe bekommen. Das macht den Beruf so überraschend lebendig. Besonders motivierend ist es für Mitarbeitende, wenn sie eigenständig arbeiten können und nicht ständig nachfragen müssen.
Woran merkt man schnell: Passt der Mitarbeiter zu unserer Kanzlei?
Tietje: Wenn Mitarbeiter abends ein gutes Gefühl haben, weil Fristen und Aufgaben erledigt sind und der Posteingang unter Kontrolle ist, kommen genau diese Mitarbeiter am nächsten Morgen wieder motiviert in die Kanzlei.
Benker: Wer Struktur liebt und gerne „Fels in der Brandung“ ist, wird diesen Job lieben. Dazu müssen sie aber erstmal die Kanzleistrukturen kennen.
Was überrascht neue Mitarbeitende in den ersten Kanzleiwochen am meisten? Wo müssen Kanzleien ansetzen, um Ihre Mitarbeiter bestmöglich abzuholen?
Benker: Viele überrascht, wie groß der Organisationsanteil ist. Rund 80 % des Kanzleialltags bestehen aus Organisation. Und genau diese entscheidet darüber, wie effizient Anwälte arbeiten können.
Tietje: Ein weiterer Aspekt, den neue Mitarbeiter überrascht ist, dass man, entgegen allen Klischees, im Team oft herzlicher und kollegialer zusammenarbeitet als in manchem Großraumbüro in einem Wirtschaftsunternehmen. Gute Zusammenarbeit ist entscheidend, um Mandanten professionell zu betreuen.
Welche organisatorischen Fehler passieren in Kanzleien am häufigsten und wie vermeidet man sie?
Benker: Der häufigste Fehler ist, etwas nicht sofort festzuhalten. Zettelwirtschaft, verstreute Notizen, fehlende Dokumentation. Das rächt sich schnell.
Tietje: Gute Strukturen halten den Kopf frei. Und sie sorgen dafür, dass nichts durchrutscht. Eine enorme Entlastung auch für Anwältinnen und Anwälte.
Welche Fähigkeit macht neue Mitarbeitende besonders schnell unverzichtbar?
Tietje: Wer am Telefon oder im persönlichen Austausch sicher und routiniert im Umgang mit der Kanzleisoftware ist, wird für die Kanzlei schnell unersetzlich. Denn dieser erste Kontakt prägt den Eindruck der Kanzlei. Und: Wer Mandanten charmant, aber bestimmt steuert, hält dem Anwalt den Rücken frei und trägt zur positiven Außendarstellung bei.
Welche typischen Stolpersteine erleben Quereinsteiger beim Einstieg?
Benker: Gerade die Fachsprache und Systeme wie das beA überfordern zu Beginn viele. Mit etwas Anleitung lässt sich das aber gut meistern.
Was passiert im Ernstfall, wenn eine Frist versäumt wird?
Tietje: Kurz gesagt: Es wird ungemütlich und haftungsrelevant.
Benker: Deshalb vermitteln wir im Seminar nicht nur, wie man Fristen berechnet, sondern auch, wie man ein funktionierendes Kontrollsystem aufbaut. Das schützt die Kanzlei unmittelbar.
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Welche Anfängerfehler lassen sich mit dem richtigen Wissen leicht vermeiden?
Benker: Falsche Prioritäten – das „Dringende“ vor dem „Wichtigen“.
Welche Abläufe wirken kompliziert, sind aber mit einem guten System schnell beherrschbar?
Benker: Ganz klar: die Abrechnung nach dem RVG.
Warum haben so viele Respekt vor dem Gebührenrecht und warum ist das oft unnötig?
Benker: Das RVG wirkt wie eine Fremdsprache. Aber wie jede Sprache hat es eine Grammatik. Wer die Grundregeln kennt, merkt schnell: Gebührenrecht ist wie ein Puzzle.
Tietje: Und es macht richtig Spaß, wenn am Ende alles zusammenpasst.
Warum wird Gebührenwissen in Kanzleien schnell zum Karrierevorteil?
Benker: Viele Kanzleien verschenken Honorare, weil Auslagen vergessen oder Tatbestände nicht kombiniert werden, obwohl sie nebeneinander entstehen. Gut geschulte Mitarbeitende machen sich sofort bezahlt.
Tietje: Und Kleinvieh macht hier wirklich Mist – im Positiven wie im Negativen.
Warum ist gerade jetzt ein idealer Zeitpunkt Berufsanfänger, Wiedereinsteiger oder Quereinsteiger zu unterstützen?
Tietje: Der Fachkräftemangel ist real. Qualifizierte Unterstützung wird dringend gesucht. Wer jetzt in die Aus- und Weiterbildung investiert, sichert sich langfristig Stabilität.
Benker: Und gut vorbereitete Mitarbeitende benötigen deutlich weniger Einarbeitungszeit in der Kanzlei.
Mit welchem Gefühl sollen die Teilnehmende nach fünf Tagen aus dem Webinar gehen und zurück in die Kanzlei kommen?
Benker: Mit dem „Ich-kann-das“-Gefühl!
Tietje: Genau, sie sollen am Montagmorgen in die Kanzlei gehen, den PC starten und wissen: „Ich kenne meine Aufgaben, ich kenne meine Werkzeuge und ich bin bereit für die Praxis.“
Das Interview führte Julia Schmidt
