Unsere To-Do-Listen sind meistens zu lang, sowohl die tatsächlich aufgeschriebenen als auch die inneren, mit denen wir so herumlaufen. Wenn Sie effektiv arbeiten, stehen immerhin genau die Dinge drauf, die für den Erfolg Ihrer Kanzlei wichtig sind und die auch durch Sie erledigt werden müssen. Effizient wird Ihre Arbeit, wenn Sie die verschiedenen Aufgaben dann auch noch mit möglichst wenig Energieverlusten erledigen.
Wo die Energie verloren gehen kann
Es kostet Zeit und Energie, zwischen unterschiedlichen Aufgaben zu wechseln. Es müssen Unterlagen oder Arbeitsgeräte gewechselt, manchmal auch Orte, und es müssen Programme aufgerufen werden – alles Dinge, die für sich nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Die sich aber ganz schön summieren, wenn wir sie unnötig oft ausführen. Und je häufiger wir zusätzlich auch noch unterbrochen werden in dem, was wir gerade tun, umso länger dauert alles insgesamt. Dabei dehnt sich gar nicht die Arbeitszeit für die Aufgabe selbst aus. Aber das immer wieder Hineintauchen sowohl gedanklich als auch mit den notwendigen Tools hält sehr auf, das Drumherum also.
Wie Sie den Fokus halten können
Eine Methode, die helfen kann, den Fokus zu halten, ist das Aufgabenbündeln. Probieren Sie doch mal aus, ob es zu Ihnen passt und ob Sie damit nicht viel Zeit und Energie freimachen, die Sie dann anderweitig zur Verfügung haben. Und so können Sie vorgehen:
- Welche Arten von Aufgaben haben Sie regelmäßig?
- Welche Aufgaben passen zusammen?
- Zeitfenster finden
- Klar entscheiden und kommunizieren
Arten von Aufgaben
Es hängt natürlich davon ab, wie groß Ihre Kanzlei ist und wie sie organisiert ist – welches sind die Aufgaben, die Sie selbst erledigen? Welche Mailkonten rufen Sie ab, wer bucht oder schreibt Rechnungen, wer ist für Materialien zuständig? Aufgaben wie Besprechungen wahrnehmen, Telefonate führen oder zu Terminen fahren, werden Sie sicherlich haben, dazu kommen die Mails und möglicherweise Anfragen, die direkt auf Ihrem Handy eingehen. Das ist gemeint mit den Arten von Aufgaben – Sie benutzen unterschiedliche Geräte, halten sich an verschiedenen Orten auf, sind mit diversen Themen befasst. Was gehört dabei in eine Gruppe? Schauen Sie einfach mal, welche Arten immer wieder vorkommen.
Aufgaben, die zusammenpassen
Aufgaben, die zusammenpassen, sind gleichartige Aufgaben. Alle Rückrufe zum Beispiel, die auf verschiedenen Kanälen gewünscht werden. Alle Fristen oder schwierigere Schriftsätze. Alle Besprechungen. Bei welchen Aufgaben können Sie am leichtesten von einer in die andere hüpfen, ohne viel Nach- oder Vorbereitung, Ortswechsel oder gedankliches Einstellen auf etwas völlig anderes? Packen Sie gleichartige Aufgaben in Bündeln zusammen.
Zeitfenster finden
Hier gilt es realistisch zu sein und auch ein bisschen auszuprobieren. Wie lange braucht es denn tatsächlich, wenn Sie beispielsweise nur zweimal am Tag Ihre Mails bearbeiten? Benötigen Sie mehr feste Telefonzeiten oder Zeiten für Besprechungen? Ein paar Eckpunkte werden Sie die Woche von allein haben, zum Beispiel durch die anberaumten Gerichtstermine oder ablaufende Fristen. Gerade die Bearbeitung der Fristen ist viel effizienter, wenn sie am Stück erledigt wird. Und dann brauchen Sie sich zu den anderen Zeiten auch nicht mit Ihrem schlechten Gewissen plagen.
Dass die Entscheidung über den Zeitpunkt für Aufgabengruppen schon gefällt ist, spart ebenfalls Zeit. Sie müssen nicht mehr wieder und wieder überlegen, mit welcher Sache Sie weitermachen. Zwischen den Zeitfenstern unbedingt immer genügend Puffer einplanen, denn wir wissen: Irgendwas ist immer und will dann doch noch mit in den Tag.
Klar entscheiden und kommunizieren
Der erste Schritt für eine echte Veränderung ist nach dieser Vorarbeit dann die klare Entscheidung. Stellen Sie sich vor, wie Sie viel stressfreier durch die Woche gehen werden – das kann ein Antrieb sein, den Versuch tatsächlich durchzuziehen.
Und was kann Ihnen dabei helfen, wirklich nicht unterbrochen zu werden? Wer kann Sie dabei auch unterstützen? Wenn Sie mit einem Team an der Seite arbeiten, werden Telefonanrufe oder ohne Termin hereinschneiende MandantInnen sicherlich abgefangen werden können. Ihr Mobiltelefon allerdings haben Sie wahrscheinlich trotzdem bei sich und das Internet lauert gleich unten auf dem Bildschirm oder wo immer Sie Ihre Taskleiste hingeschoben haben. Es ist sicherlich eine Typsache, ob Ihnen eine klare Entscheidung reicht, diesen Dingen zu widerstehen oder ob sie zum Beispiel das Handy so richtig wegpacken oder Apps nutzen, die Sie unterstützen. Vielen Menschen hilft es auch, solche Entscheidungen Dritten zu verkünden. Wenn Sie mit KollegInnen oder einem Team arbeiten, sollten Sie das sowieso. Denn nur, wenn Ihre MitarbeiterInnen wissen, dass Sie gerade bei einer bestimmten Aufgabe nicht gestört werden möchten, können Sie es auch weiter kommunizieren und zum Erfolg der Sache beitragen.
Wenn Sie die Aufgabenbündelung neu einführen, werden MitarbeiterInnen und MandantInnen vielleicht erst einmal irritiert sein, gerade wenn eine Rund-um-die-Uhr-Ansprechbarkeit wegfällt. Sie gewöhnen sich allerdings erstaunlich schnell daran, besonders wenn Sie sehr klar sind und zusätzlich auf den Hintergrund Ihrer Entscheidung hinweisen.
Denken Sie daran: Ihre MandantInnen möchten im Zweifel lieber, dass Sie ihre jeweilige Sache in Ruhe bearbeiten und sich dabei nicht von allem möglichen unterbrechen lassen, um es dazwischen zu schieben. Schon deshalb werden Sie Ihre Klarheit akzeptieren. Von Ihrer gestärkten Effizienz und der damit eintretenden Zufriedenheit haben dann auch wieder alle etwas.
Als letzten Schritt unbedingt noch einplanen, sich über den erleichternden Effekt der Aufgabenbündelung zu freuen! Denn auch das tut gut – ab und zu einmal innezuhalten und zu registrieren, was wirklich gut läuft.
