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Die Kanzleiausbildung gelungen gestalten

Das neue Ausbildungsjahr hat gerade begonnen und in den ausbildenden Kanzleien steht der künftige Nachwuchs in den Startlöchern. Drei spannende und vielversprechende Jahre, an deren Ende nicht nur eine gute Prüfungsleistung stehen sollte, sondern auch bestenfalls der Beginn einer Karriere als Fachangestellte und eine langjährige Kanzleizugehörigkeit. Dieser Beitrag stellt die Vorteile und wesentlichen Bestandteile einer guten Ausbildung dar und soll Ideen und Anregungen geben, wie Ausbildung qualitativ hochwertig gestaltet werden kann. Besonders angesprochen sind die Kanzleien, die den Gedanken hegen zum ersten Mal eine Auszubildende einzustellen und das „Abenteuer Ausbildung“ wagen wollen.


1. Gute Gründe für die Ausbildung

Die Zahl der zum Ausbildungsbeginn im Jahr 2020 abgeschlossenen Ausbildungsverhältnisse (für 2021 liegen noch keine Zahlen vor) ist bundesweit mit einer Zahl von 2.697 Rechtsanwaltsfachangestellten sowie 993 Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten auf einen neuen Tiefpunkt angekommen. Dem stehen 165.901 zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte gegenüber. Alle drei Zahlen zeigen einen seit Jahren unaufhaltsamen Trend: Während die Zahl der Berufsträger zunimmt bzw. im letzten Jahr stagniert, sinken die Zahlen der abgeschlossenen Ausbildungsverhältnisse immer weiter. Der daraus resultierende Fachkräftemangel verschärft sich immer mehr. Die Folgen sind gravierend. Kanzleien finden oft nur nach sehr langer und kostenintensiver Suche neue Mitarbeiter. Nicht immer entspricht die Qualifikation der gefundenen Mitarbeiter den Wünschen und Anforderungen der Arbeitgeber. Die dauerhafte Unterbesetzung in den Kanzleien wirkt sich nicht nur auf die Produktivität und Qualität aus, sondern auch auf die Außendarstellung gegenüber Mandanten und Dritten und vor allem auf die Motivation der übrigen Mitarbeiter der Kanzlei. Der Druck ist enorm hoch, die Arbeitsbelastung ebenso. Dauern diese Überlastungszeiten zu lange, besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeiter wegbewerben und die Situation sich in der Kanzlei damit weiter verschärft.

Der Markt der juristischen Dienstleister ist außerdem durch die immer weiter und schneller fortschreitende Digitalisierung (Legal Tech) im großen Umbruch und umkämpfter denn je. Es ist eine Herausforderung, sich als Kanzlei am Markt zu behaupten und den hohen Mandantenansprüchen gerecht zu werden. Daher ist es essenziell wichtig, die angebotene Dienstleistung und die Kanzleiabläufe zukunftssicher aufzustellen – auch um dauerhaft wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Am (wirtschaftlichen) Erfolg sind gut qualifizierte Mitarbeiter maßgeblich beteiligt, stellen sie doch eine wichtige Säule in der Unternehmensstruktur dar. Ohne diese Säule wird es schwierig und in manchen Bereichen unmöglich, das Unternehmen Kanzlei (wirtschaftlich) zu führen.

Einer guten Personalpolitik kommt daher immer mehr Bedeutung zu. So sollte genau überlegt werden, für welche Position innerhalb der Kanzlei welche Art von Mitarbeiter benötigt wird. So ist nicht für alle Bereiche eine qualifizierte ReFa/ReNoFa erforderlich, sondern kann ggf. durch Mitarbeiter aus anderen Branchen besetzt werden. Hier sei beispielhaft der Empfangsbereich zu benennen, der bei guter Einarbeitung durchaus mit Mitarbeitern aus dem Büromanagementbereich oder aus der Hotel- und Gaststättenbranche besetzt werden können. Daneben wird es allerdings immer Tätigkeitsbereiche und Positionen geben, die ausschließlich mit Re/No-Fachangestellten besetzt werden müssen. Diese Schlüsselpositionen sind daher besonders sorgfältig auszubilden bzw. zu besetzen, da Fachkräfte an diesen Positionen direkt und qualitativ hochwertig die juristische Kerntätigkeit der Berufsträger unterstützen können und es damit auch wirtschaftlich betrachtet effizient ist. Daher sollte auch bei diesen Positionen immer darauf geachtet werden, dass durch gezielte Fortbildungsmaßnahmen die Mitarbeiter immer up-to-date sind. Je nach Kanzleibedarf gibt es zertifizierte Sachbearbeiterlehrgänge oder aber die Fortbildung zum Fachwirt (künftig nach Erlass einer entsprechenden Verordnung Fortbildung zum Bachelor professional bzw. Master professional). Der Backoffice-Bereich, der die nichtjuristische Zuarbeit übernimmt, ist – sofern gut aufgestellt, – eine passgenaue Unterstützung der Berufsträger.

Dass Kanzleien die Nachwuchsförderung wieder vermehrt in die eigene Hand nehmen sollten, ist eine logische Konsequenz aus der derzeitigen Lage am Arbeitsmarkt. Vorgeschaltet ist dabei eine sorgfältige Auswahl bei der Vergabe des Ausbildungsplatzes und eine rechtzeitige Bekanntgabe des freien Ausbildungsplatzes. Während der kanzleieigenen Ausbildung kann sodann direkt und unmittelbar Einfluss auf die Qualität der Ausbildung und damit auch auf die Vermittlung künftig wichtiger Kompetenzen der Mitarbeiter genommen werden.

Im Rahmen eines vorhandenen Personalentwicklungskonzepts wird jede Kanzlei rechtzeitig feststellen, welche Mitarbeiter planbar, also z. B. aufgrund des Erreichens der Altersgrenze, ausscheiden und ersetzt werden müssen oder wo punktuell eine Personalunterdeckung herrschen wird, weil Mitarbeiter sich in Eltern- oder Pflegezeiten befinden oder in Teilzeit arbeiten und derzeit keine Aufstockung der Arbeitszeit möglich ist. Das rechtzeitige Agieren auf planbare Situationen ist wichtig und sichert eine gleichbleibend gute Personaldecke und federt die unplanmäßigen Situationen z. B. durch Kündigung und plötzlichem Weggang aufgrund kurzer Kündigungszeiten, einigermaßen ab. Die Übernahme von selbst ausgebildeten Fachpersonal stellt einen Punkt im kanzleieigenen Personalentwicklungskonzept dar und sollte frühzeitig mit den in Frage kommenden Auszubildenden besprochen werden.


2. Planvoll zum Ausbildungserfolg

Die Ausbildung von Fachangestellten richtet sich nach der seit 2015 novellierten ReNoPatAusbV. Sie ist eine duale Ausbildung, an der Berufsschule und Kanzlei gleichermaßen beteiligt sind. Beide Säulen der Ausbildung sollten bestenfalls kooperieren, sich austauschen und wie ein Zahnradsystem bei der Vermittlung der Ausbildungsinhalte ineinandergreifen. Das bedeutet, dass die Kanzlei nicht nur die (Pflicht-) Inhalte der Kanzleiausbildung kennt, sondern auch die Inhalte, die die Schule gemäß Rahmenlehrplan in ihren Lernfeldern vermittelt. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Theorie und Praxis sich ergänzen und aufeinander aufbauen. Ergänzend kann die Kanzlei im kanzleieigenen Unterricht gezielt Inhalte der Berufsschule aufnehmen, aufarbeiten, festigen und durch Praxisbeispiele anhand von konkreten Mandatsvorgängen erläutern.

Die Kenntnis der Inhalte des Ausbildungsrahmenplans ist für den Erfolg der Ausbildung enorm wichtig. Denn nur wer weiß, was Auszubildenden konkret vermittelt werden muss, kann entsprechend agieren und gezielt ausbilden. Die Kanzlei sollte sich daher mit den Inhalten genau auseinandersetzen und einen kanzleieigenen Ausbildungsplan erstellen, nach dem die Ausbildung sodann erfolgt. Die Gliederung der Inhalte sollte in zeitlicher und inhaltlicher Weise vorgenommen werden. So sollte für jeden Ausbildungsinhalt oder Themenkomplex eine Person in der Kanzlei zugeordnet sein, der oder die für die Vermittlung entsprechend verantwortlich ist. In kleineren Kanzleien ist dies recht unkompliziert zu lösen, da herrscht eher oftmals ein zeitliches Problem. In größeren Kanzleien, wo Auszubildende z. B. in Ausbildungsstationen oder -abteilungen eingeteilt sind, muss es eine entsprechende Oberverantwortlichkeit geben, also eine Person, die als „Azubi-Pate“ neben der reinen fachlichen Ausbildung als Ansprechpartner für alle weiteren Belange, die die Ausbildung betreffen, fungiert. Also wenn es um Urlaub, Krankheit, allgemeine Fragen oder um Schwierigkeiten während der Ausbildung geht.

Als erste Grundlage eines kanzleieigenen Ausbildungsplans kann der Ausbildungsrahmenplan dienen. So könnte neben jedem Ausbildungsinhalt eine verantwortliche Person durch Handzeichen kenntlich machen, dass der Inhalt vermittelt worden ist. Diese Art des Plans ist jedoch nicht sehr übersichtlich und es fehlt die zeitliche Strukturierung innerhalb der drei Jahre. Für Kanzleien, die neu ins Ausbildungsgeschäft einsteigen, ist es jedoch eine gute Lösung, mit dieser Art des Plans zunächst einmal zu starten, um dann nach und nach einen individuellen Ausbildungsplan zu erarbeiten.

Neben einem guten Ausbildungsplan ist es wichtig, dass alle Kanzleimitglieder die Ausbildungsinhalte kennen, also nicht nur diejenigen, die konkret ausbilden. Denn auf diese Weise kann jedes Kanzleimitglied aktiv durch die Benennung von praktischen Beispielen oder Präsentation von Akteninhalten zur qualitativen und motivierenden Ausbildung beitragen. Es entsteht ein echtes Miteinander aller Kanzleimitglieder und den Auszubildenden.

Generell gilt: Ausbildung lebt von denen, die auch ausbilden wollen.

Und so nützt der beste Ausbildungsplan nichts, wenn sich in der Kanzlei keine Mitarbeiter finden, die die fachliche Ausbildung auch gerne übernehmen können und wollen und entsprechend Zeit investieren. Auch die Kanzleiführung kann hier aktiv zum Gelingen beitragen und den ausbildenden Mitarbeitern entsprechend zeitliche Ressourcen einräumen, damit Ausbildung gelingt und die Qualität der Ausbildung nicht durch fehlende Zeit leidet. Daher ist es absolut wichtig, dass das gesamte Kanzleiteam gemeinsam hinter dem Projekt Ausbildung steht und sich entsprechend je nach Einsatzgebiet engagiert. Am Ende muss Kanzlei sich Ausbildung auch leisten können. Es ist ein Trugschluss, dass die Ausbildung junger Menschen „nebenher“ zu bewerkstelligen ist. Selbst die besten Auszubildenden benötigen Anleitung, Kontrolle, Begleitung und kontinuierliche Ansprache und Förderung. Auszubildende mit schwächeren Leistungen benötigen mehr Aufmerksamkeit, Kontrolle und gezielte Förderung. Daher ist es auch wichtig individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Auszubildenden einzugehen und den kanzleieigenen Ausbildungsplan entsprechend durchlässig zu gestalten. Wem also in der Ausbildung bereits mehr zugetraut werden kann, wird früher mit neuen oder fachlich komplexeren Inhalten konfrontiert. Wer noch Nachholbedarf hat, erhält entsprechend Nachhilfe oder angemessen verlängerte Ausbildungszeit in einer Station.

Die Kanzleiausbildung ist kostenmäßig eine hohe Investition und eine große menschliche Leistung, die aber sehr gut gelingt, wenn die Ausbildungszeit gut genutzt, ausgestaltet und geplant ist und daneben dann auch Freude bereitet.


3. Qualitätsmanagement der Ausbildung

Klingt das in Ihren Ohren erst einmal merkwürdig? Aber wie auch die Prozessabläufe in der Kanzlei oder die angebotene Dienstleistung einem eigenen Qualitätssicherungssystem unterliegen sollte, so sollte auch die Kanzleiausbildung einer Qualitätskontrolle unterliegen.

Doch was heißt das konkret? Beispielsweise, dass der kanzleieigene Ausbildungsplan regelmäßig geprüft und ggfs. angepasst werden sollte. Auch die Ausbildungsstationen oder -verantwortlichen sollten von Zeit zu Zeit reflektiert werden. Wird hier weitere fachliche, methodische oder rhetorische Expertise benötigt, z. B. in Form von Weiterbildungen, oder möchte ein Mitarbeiter nicht mehr in die Ausbildung involviert werden, weil z. B. dessen zeitliche Ressource wegen anderer Aufgaben nicht mehr vorhanden ist.

Zu einer guten Reflektion können auch regelmäßige (Einzel-) Feedbackgespräche mit Mitarbeitern und Auszubildenden beitragen. Gibt es Veränderungswünsche oder verläuft alles zur vollen Zufriedenheit? Aus der Pandemiezeiten und von dem virtuell stattfindenden Berufsschulunterricht gibt es vielleicht auch Lücken aus dem Berufsschulunterricht, die aufgegriffen und gezielt nachgearbeitet werden können?

Wichtig ist es, dass die verantwortlichen Mitarbeiter mit offenen Augen und Ohren die Ausbildung begleiten und jederzeit für Veränderungen offen sind. Bemerkt man, dass Anpassungen notwendig sind, sollten diese schnellstmöglich vorgenommen und umgesetzt werden.

Die Qualitätssicherung der Ausbildung kann daher dem generell geltenden Managementansatz KVP (=Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) folgen. Dieser verfolgt das Ziel, dass innerhalb eines Unternehmens ein generelles Bewusstsein dafür besteht, sich selbst, die eigene Arbeit und die äußeren Rahmenbedingungen laufend zu hinterfragen und zu reflektieren. Bei Auffälligkeiten oder Verbesserungsmöglichkeiten sind diese aufzugreifen bzw. umzusetzen. Dabei bedarf es des grundlegenden Verständnisses der Kanzleimitglieder dafür, dass eine Kanzlei sozusagen ein lebendiger Organismus ist, der ständig internem oder externem Anpassungsdruck ausgeliefert ist. Zum Beispiel durch eine grassierende Pandemie, durch den generellen Fachkräftemangel, geringe Anzahl von potenziellen Bewerber/innen, veränderten Mitarbeiterstrukturen, neuen Technologien, veränderten rechtlichen Rahmenbedingungen uvm.


4. Gutes Miteinander in der Kanzlei

Neben der fachlichen Ausgestaltung der Ausbildung kommt es zu einem wesentlichen Teil auch darauf an, dass innerhalb der Kanzlei generell eine gute und transparente Kommunikation herrscht. Eine offene Fehler- und Feedbackkultur, die von allen Kanzleimitgliedern hierarchieübergreifend gelebt und beachtet wird, kommt auch der Ausbildung sehr zugute. Eine gute und transparente Kommunikation bedeutet, dass es klare Kommunikationsregeln gibt, also wer für welche Aufgaben innerhalb der Kanzlei Ansprechpartner ist, aber auch wie miteinander kommuniziert werden sollte. Freundlichkeit, Authentizität, Aufrichtigkeit, Verbindlichkeit und Wertschätzung sind Schlagworte, die im Kanzleialltag selbstverständlich gelebt werden sollten.

Daneben können auch teamstärkende Maßnahmen in den Kanzleialltag einfließen. Regelmäßige Bürobesprechungen (mit Frühstück) oder ein Tagesausflug können ein gutes Miteinander fördern und eine Gesprächsatmosphäre schaffen, die neben Fachgesprächen auch private Themen erlauben. Je nach Geschmack und Kanzleiphilosophie können auch andere Unternehmungen stehen, wie z. B. Radtouren, oder regionale Brauchtumspflege wie Grünkohlessen, Boßeln, usw. Wichtig ist, dass derartige Unternehmungen kein unliebsamer Zwang sind, sondern vom Team gerne angenommen werden. Auch Auszubildende sollten bei so einem Ausflug selbstredend mit an Bord sein. Geht es um die Planung einer solchen Unternehmung kann das Planungsteam auch gerne die Unterstützung der Auszubildenden einholen. Damit wäre dann auch direkt Punkt 2.4 aus Abschnitt A des Ausbildungsrahmenplanes abgedeckt.

Die Lockerheit und der Schwung aus so einer Veranstaltung kann auch dazu beitragen, dass das Team in der Folge insgesamt offener und direkter miteinander umgeht. Der zwingende berufliche Kontext und der tägliche Fristenstress und Mandantendruck tritt dann etwas in den Hintergrund und das Team kann sich daneben auch auf andere Projekte einstimmen bzw. wird sich gegenseitig gerne unterstützen. Zum Beispiel auch beim Thema Ausbildung. Daneben könnten aber auch generelle Fragen diskutieren wie „Was ist unser Kanzleileitbild oder -ziel?“, „Wofür stehen wir als Team?“, „Wie sieht unser Arbeitsplatz in der Zukunft aus, was wird sich verändern?“ oder „Was wünscht sich jeder – auch der Auszubildende – für den eigenen Arbeitsplatz?“.


5. Digitalisierung und „neue“ Medien

Die berufliche Zukunft der Fachkräfte von morgen wird neben dem rechtlichen Know-how auch in der effizienten Nutzung von digitalen Medien und Prozessabläufen geprägt sein. Spätestens seit Beginn der Pandemie und der im Homeoffice arbeitenden Kanzleimitgliedern ist das digitale Arbeiten gängige und bewährte Praxis geworden. Dabei haben auch Auszubildende neue Handlungs- und Methodenkompetenzen erworben, beispielsweise beim Distanzlernen, also beim Unterricht im Rahmen von Videomeetings. Diese Kompetenzen gilt es weiter zu nutzen, zu vertiefen und zu fördern. Junge Menschen sind überwiegend technisch sehr affin aufgestellt und stehen Neuerungen grundsätzlich offen und interessiert gegenüber. Daher wäre eine Kanzlei gut beraten, sich diese Kompetenzen zunutze zu machen, und Auszubildende in Projektteams zu Themen wie „Nutzung der Kanzleisoftware“ oder der „Umsetzung von analogen in digitale Prozessabläufen“ mitwirken zu lassen.

Generell sollten Auszubildende bereits in der Ausbildungszeit in den Genuss von Fortbildungen kommen. Die in der Vergangenheit gewonnene Erfahrung zeigt, dass dies in der Regel eher nur den Fachangestellten vorbehalten war. Es gibt aber viele Themen, die per Online-Seminaren oder Tutorials angeboten werden, die auch für Auszubildenden interessant und ausbildungsbegleitend wichtig sind, so dass sie daran teilnehmen sollten. Das Konzept „lebenslangen Lernen“ beginnt schon vor der Ausbildung, setzt sich in der Ausbildung fort und auch als künftige Fachangestellte ist die regelmäßige intensive Fort- und Weiterbildung für die Ausübung des Berufes essenziell. Kanzleien sollten dies in ihrem Personalentwicklungskonzept für das ganze Kanzleiteam berücksichtigen und bereits frühzeitig die Kompetenzen aller Kanzleimitglieder fördern und erweitern.

Neben der Teilnahme an Online-Seminaren oder der Teilnahme an Videomeetings z. B. beim digitalen Unterricht sollten Auszubildende auch rechtzeitig an die Nutzung von digitalen juristischen Datenbanken und Recherchesystemen herangeführt werden. Dies sieht nicht nur die Ausbildungsrahmenplan vor, sondern dient auch der Bildung von Methodenkompetenz der künftigen Fachkräfte und damit auch der Kanzlei. Wenn ein Auszubildender oder Mitarbeiter weiß, wo er auf welche Weise Wissen generieren und nutzbar machen kann, wird er es bei der Bewältigung seiner fachlichen Aufgaben und / oder bei der haftungssicheren Gestaltung von Prozessabläufen leichter haben.


6. Fazit

Damit die Ausbildung des beruflichen Nachwuchses ein Erfolg wird, sind verschiedene Faktoren zu beachten. Grundsätzlich ist festzuhalten, dass Ausbildung zu wichtig und verantwortungsvoll ist, um sie „nebenher“ laufen zu lassen. Die qualitativ hochwertige Ausbildung sollte ein Kanzleiziel darstellen und in die Kanzleileitlinien aufgenommen und somit als wichtiger Baustein in der Kanzleiführung angesehen werden. Denn nur wer planvoll und mit dem nötigen Zeit- und Personalaufwand in den Nachwuchs investiert, wird perspektivisch gesehen Erfolg haben und hervorragend ausgebildete Fachangestellte von Morgen hervorbringen und diese langfristig an die Kanzlei binden können.

Gute Ausbildung ist als Teamwork aller Kanzleimitglieder anzusehen. Wenn jeder Einzelne sich als Teil des Projektes Kanzleiausbildung sieht und sich einbringen kann, profitieren nicht nur Auszubildende davon, sondern auch alle Teammitglieder. Ziel ist es, nach drei aufregenden Jahren die Kolleginnen und Kollegen der Zukunft neben sich stehen zu sehen.



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Unser Webinartipp zum Thema:

Die Kanzleiausbildung gelungen gestalten | 19. August 2021, 09:30 – 13:30 Uhr

Jetzt anmelden: https://www.edudip.com/de/webinar/die-kanzleiausbildung-gelungen-gestalten/872904%2019.08

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