Die analoge Arbeitsweise ist auf den Prüfstand zu stellen. Beginnen Sie spätestens jetzt damit, die gesamte Eingangspost einzuscannen und beA-konform abzuspeichern. Prüfen Sie, ob eine parallele Führung von Papierakten und digitalen Akten zwingend erforderlich ist. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um jetzt auf eine digitale Aktenführung umzusteigen. Die Kolleg:innen, die die Verfasserin für ihr Buch „Digitalisierung erfolgreich umsetzen“ (vgl. https://digitalisierung-anwaltskanzlei.de) interviewt hat, würden, wenn sie den Schritt nochmals gehen müssten, „früher beginnen, schneller auf die Papierakte verzichten und sich trauen, früher Papierdokumente zu vernichten“.
Hinweis:
Zum 1.1.2026 wird die Justiz verpflichtet, elektronische Akten zu führen. Warten Sie nicht so lange, sondern beginnen Sie, so schnell als möglich, Ihre Kanzlei in eine digitale Zukunft zu führen.
Die bisherige Rechtsprechung zeigt, dass immer wieder Organisationsverschuldeneine erfolgreiche Wiedereinsetzung in den vorigen Stand verhindert. Nach Ansicht der Verfasserin wären viele Fehler vermeidbar gewesen, wenn die betroffenen Kanzleien mit Checklisten gearbeitet hätten, um Fehler auszuschließen.
Vergleichbar mit einer Flugzeug-Crew, die vor dem Start alle Systeme überprüft, um die Sicherheit von Mannschaft und Passagieren zu gewährleisten, hilft eine Checkliste auch im ERV, Fehler zu vermeiden. Erstellen Sie Ihre eigenen Checklisten, damit Sie im „worst case“ nachweisen können, dass es Regeln gibt, um Fehler zu verhindern.
Nach Ziffer 6. der ERVB 2022 (BAnz AT 26.11.2021 B2) der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021 sind vom 1.1.2022 bis mind. 31.12.2022 folgende Vorgaben zu beachten:
Hinweis:
Aktuell verhindert das beA ein Hochladen von Dateien, wenn die geltenden Voraussetzungen nicht beachtet werden. Ob die derzeit nicht zulässigen Leerzeichen wieder erlaubt sind (da sie in der ERVB 2022 nicht erwähnt werden), wird sich zeigen.
Was, wenn beA bei Fristablauf nicht funktioniert? Hier hilft § 130dS. 2 und 3 ZPO n.F.: „Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machenauf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.“
Nichtsdestotrotz senkt es den Blutdruck, wenn man bei Notfristen nicht bis um 23.40 Uhr wartet (vgl. BGH, Beschl. v. 23.10.20218 – III ZB 54/18, ZAP EN-Nr 20/2019 (Ls) – zum „Mitternachtsfax“; die Rechtsprechung zum beA orientiert sich an der bisherigen Fax-Rechtsprechung).
Leider zeigt das beA auf der Anmeldefläche nicht an, ob es einsatzbereit ist oder ob Störungen vorliegen. Es gibt zwar einen blauen Balken mit einem Link unter „hier“ (s. Abb.):
Dieser führt jedoch auf der beA-Support-Website auf die Hinweise zum aktuellen Update und nicht auf die „Aktuellen Meldungen“. Auf dieser Website werden sowohl Störungen als auch geplante Wartungszeiten und Updates angezeigt.
Hilfreich und aktuell sind die Störungsmeldungen der Justiz, die auf der Website des EGVP eingesehen werden können.
Wer den Newsletter abonniert, bekommt alle Meldungen direkt per E-Mail in sein Postfach, oft deutlich schneller als die Mitteilungen, die auf der beA-Support-Seite angezeigt werden.
Rechts unten auf der Seite des beA-Supports werden die von der BRAK als PDF gespeicherten Störungsmeldungen angezeigt. Diese sollen dem Nachweis dienen, wenn beA nicht funktioniert.
Zur Fehlerdokumentation rät das LAG Schleswig-Holstein (Urt. v. 8.4.2021 – 1 Sa 358/20, AnwBl 2021, 424) zu Screenshots. Im vorliegenden Fall hatte ein Prozessbevollmächtigter mehrfach vergeblich versucht, über seine Anwaltssoftware die Adresse des Gerichts zu ermitteln.
Dazu führt das LAG aus: „Objektive Angaben zu den Eingaben in das Programm fehlen. Ein Screenshot ist nicht vorgelegt, der durch Anzeigen der Bildschirmoberfläche die Eingaben des Prozessbevollmächtigten und die Reaktion der Software belegt. Die Erstellung eines Screenshots hätte jedenfalls, wenn der Prozessbevollmächtigte den Vorgang sieben- bis achtmal wiederholt hat, auch nahegelegen, um die Fehlerhaftigkeit der Software zu dokumentieren. Auch eine sonstige Auswertung der Metadaten des Programms in der fraglichen Zeit liegt nicht vor. Hierüber könnte unter Umständen ebenfalls festgestellt werden, warum die Adresse des LAG Schleswig-Holstein nicht ermittelt werden konnte. So kann letztlich nicht festgestellt werden, warum die Versendung der Berufungsbegründungsfrist gescheitert ist. Aus Sicht des Gerichts ist ein Bedienfehler überwiegend wahrscheinlich.
Daneben kommt ein Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten auch deswegen in Betracht, weil er nicht rechtzeitig Vorsorge getroffen hat, dass der Versand an das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein auch an jenem Tag gewährleistet war. Entsprechend den Ausführungen des Bundesgerichtshofs (vom 2.8.2006 – XII ZB 84/06 – Rn 7) dürfte es jedenfalls dann, wenn ein Schriftsatz unmittelbar vor Ablauf der Berufungsbegründungsfrist versendet werden soll, zu den gesteigerten Sorgfaltsanforderungen an den Prozessbevollmächtigten gehören, sich über das ordnungsgemäße Funktionieren des Versands per beA und insbesondere die Adressfindung rechtzeitig zu kümmern.
Ob ein weiteres Verschulden nicht auch darin liegt, dass der Prozessbevollmächtigte nicht über eine eigene Zugangskarte zum beA-System verfügt, sondern sich insoweit vollständig auf die Software verlassen hat, bedarf hier keiner Entscheidung.
Nach dem Klick auf den Sendebutton wandert die Nachricht für kurze Zeit in den Ordner „Postausgang“ und dann bei einem erfolgreichen Versand in den Ordner „Gesendet“. Sollte die Nachricht für längere Zeit im Ordner „Postausgang“ verbleiben, deutet dies auf einen Fehler hin:
Dies ergibt sich dann auch aus dem Hinweis beim Öffnen der Nachricht:
Entscheidend ist die automatisierte Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 S. 2 ZPO. Die korrekte Meldung bei einer erfolgreichen Übermittlung muss im Ordner „Gesendet“ (in der geöffneten Nachricht) lauten:
Hinweis:
Nicht ausreichend ist es, in der Nachrichtenübersicht den Hinweis „Übermittlungsstatus“ Erfolgreich zu prüfen. Dieser Hinweis bezieht sich lediglich auf die Signaturprüfung.
Nachstehend finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie eine Klage bei Gericht einreichen.
Im Idealfall können, mit Ausnahme der qeS, alle Arbeitsschritte durch den Mitarbeitenden vorgenommen werden.
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