Die Herausforderung bei großen Wohneigentumsgemeinschaften ist allgegenwärtig: Dutzende von Eigentümern bis zu hunderten reichen Vorschläge für die Eigentümerversammlung ein – mal als knappe E-Mail, mal als seitenlanger Beschwerdebrief, mal als emotionaler Hilferuf. Die Verwaltung steht vor der Mammutaufgabe, aus diesem Potpourri verständliche und beschlussfähige Tagesordnungspunkte zu formulieren. Ein falsches Wort, eine ungenaue Formulierung – und schon wird’s kompliziert. Der „WEG-Tagesordnungs-Standardisierer“ transformiert formlose Eingaben automatisch in strukturierte Vorschläge für Tagesordnungspunkte, die – selbstverständlich immer nur nach selbständiger menschlicher Prüfung und Anpassung – WEG-rechtskonforme Formulierungen werden können.
Das Besondere: Von der Emotion zur Sachlichkeit im WEG-Recht
Ein wesentlicher Vorteil des Tools: Es hilft, gut gedachte aber schlecht ausformulierte Tagesordnungspunktvorschläge in ein gutes Format zu bringen und in anderen Fällen von der emotionalen Ebene wieder auf eine sachliche, technische Ebene zu kommen. Das kann anfänglich manchmal abschreckend wirken, aber es ist häufig gut, wenn man mit einer neutralen Ausdrucksweise versteht, was eigentlich wirklich gewollt ist. So werden wieder viele Menschen abgeholt – zumindest soweit es in diesem formalen Rahmen möglich ist. Das Tool bringt also eine Art von Rationalität hinein, und das relativ schnell. Wenn die ersten Vorschläge nicht gefallen, kann man mit weiteren Versuchen und Iterationen arbeiten, bis die Formulierung passt.
Der entscheidende Balanceakt: Tagesordnungspunkte müssen klar und bestimmt formuliert sein, damit Eigentümer wissen, worüber sie abstimmen. Gleichzeitig sollen sie für alle Eigentümer – vom Kleinanleger bis zur institutionellen Investorin – gleichermaßen verständlich sein. Der Prompt liefert Vorschläge, die diesen Spagat versuchen durch:
- Standardisierte Formulierungsbausteine („Die Wohnungseigentümer beschließen…“)
- Klare Kategorisierung (Beschlussfassung vs. Beratung vs. Kenntnisnahme)
- Strukturierte Aufbereitung unstrukturierter Eingaben
- Verständliche Sprache als Ausgangspunkt für weitere Bearbeitung
- Neutralisierung emotionaler Formulierungen bei Beibehaltung des Kernanliegens
Die Verwaltung kann den standardisierten Vorschlag – nach eigener Prüfung und Anpassung – auch an den Eigentümer zurückschicken mit der Frage: „Haben Sie es so gemeint?“ – besonders hilfreich bei sehr vagen oder emotional formulierten Eingaben.
Wichtiger Hinweis zur Nutzung
Dies ist ausdrücklich nur eine Formulierungshilfe! Die KI erstellt lediglich Vorschläge für mögliche Tagesordnungspunkte. Diese Vorschläge müssen zwingend von der Verwaltung geprüft, angepasst und erst nach sorgfältiger Überarbeitung verwendet werden. Erst durch diese menschliche Prüfung und Anpassung können daraus WEG-rechtskonforme Formulierungen werden.
WICHTIG: KI-generierte Texte können plausibel klingen, aber inhaltlich falsch oder rechtlich unzutreffend sein. Die Verantwortung für die finale Formulierung und die Entscheidung über die Aufnahme in die Tagesordnung verbleibt vollständig bei der Verwaltung. Jeder Output ist nur ein Vorschlag, der – selbstverständlich immer nur nach selbständiger menschlicher Prüfung und Anpassung – verwendet werden kann.
Trotzdem kann das Tool sehr nützlich sein: Insbesondere, wenn es am Ende noch hektisch wird und immer mehr Tagesordnungspunkt-Vorschläge auf einen einprasseln, hilft es enorm, schnell brauchbare Formulierungen zu finden und alles in ein gutes Format zu bringen. Gerade kundige Hausverwaltungen, die schon bisher durchaus geübt in der Formulierung von Tagesordnungspunkten sind, werden diese Hilfe zu schätzen wissen – als Unterstützung, nicht als Ersatz ihrer Expertise.
Tipp: Sie können diesen Prompt auch als separaten Assistenten oder Custom GPT in verschiedenen KI-Plattformen hinterlegen. So haben Sie einen spezialisierten „Tagesordnungs-Assistenten“ immer griffbereit. Das Prinzip lässt sich auch auf andere Bereiche des Immobilienrechts ausweiten – etwa für Mietvertragsklauseln, Betriebskostenabrechnungen oder Maklerexposés.
Der vollständige Prompt
| „Erstelle einen Formulierungsvorschlag für einen Tagesordnungspunkt (TOP) einer Eigentümerversammlung, basierend auf dem beigefügten Vorschlag eines Wohnungseigentümers oder Mitarbeiters der Hausverwaltung.
Der Input-Vorschlag lautet: [HIER DEN (ggf. FORMLOSEN) VORSCHLAG EINFÜGEN] [Optional bei Bezugnahme auf Dokumente (für Anwälte/Syndikusanwälte): Berücksichtige dabei die rechtlichen Fragestellungen aus dem beigefügten [Urteil/Schriftsatz/Memorandum/Gutachten]. Bitte strikt Datenschutz und Anwaltsgeheimnis beachten – verwenden Sie ausschließlich ein KI-Werkzeug, welches Rechtskonformität nach DSGVO, § 203 StGB und §§ 43a, 43e BRAO vertraglich zusichert.]
Ziel ist es, einen strukturierten Vorschlag zu erstellen, der:
Die Ausgabe erfolgt ausschließlich in folgender strukturierter Gliederung:
Beachte folgende Grundsätze:
Kontext: Diese Standardisierung dient einer Hausverwaltung mit knapp 1.000 Wohneinheiten zur effizienten Vorbereitung von WEG-Versammlungen. Die Verwaltung entscheidet, welche Vorschläge sie aufnimmt.“ |
Output Format
Der strukturierte Output erfolgt in sieben klar definierten Abschnitten:
TOP [Nummer] – [Präzise Überschrift mit Handlungsindikator]
Einleitung: [Kontextgebende Erläuterung in 1-3 Sätzen]
Beschlussvorschlag: [Exakte, abstimmungsfähige Formulierung beginnend mit „Die Wohnungseigentümer beschließen…“ oder alternative Einleitung]
Sachliche Begründung: [Neutrale Darstellung der Gründe und Notwendigkeiten in 2-4 Sätzen]
Hinweise: [Nur wenn erforderlich: Praktische Hinweise zu Umsetzung, Kosten oder Besonderheiten]
Kategorie: [Eine der vordefinierten Kategorien]
Einreicher: [Ursprung des Vorschlags]
Beispiele für die Transformation
Beispiel 1: Emotionale Beschwerde → Strukturierter TOP-Vorschlag
Input: „Die Mülltonnen stehen immer im Weg rum! Das nervt total und sieht hässlich aus. Können wir da nicht endlich was machen?“
Output (Vorschlag zur weiteren Bearbeitung): TOP 12 – Beschlussfassung über die Neuordnung des Mülltonnenstellplatzes
Einleitung: Mehrere Eigentümer haben sich über die ungeordnete Aufstellung der Mülltonnen im Eingangsbereich beschwert.
Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümer beschließen, einen festen Stellplatz für die Mülltonnen im hinteren Hofbereich einzurichten. Die Verwaltung wird beauftragt, ein Angebot für eine Mülltonnen-Einhausung einzuholen und nach Genehmigung durch den Verwaltungsbeirat zu beauftragen. Die Kosten werden nach Miteigentumsanteilen umgelegt.
Sachliche Begründung: Die aktuelle Aufstellung der Mülltonnen im Eingangsbereich beeinträchtigt die Zugänglichkeit und das Erscheinungsbild der Wohnanlage. Ein fester, eingefasster Stellplatz im hinteren Bereich würde sowohl die Optik verbessern als auch die Verkehrssicherheit erhöhen. Eine Einhausung schützt zudem vor Witterungseinflüssen und Geruchsbelästigung.
Kategorie: Gemeinschaftseigentum
Einreicher: Eigentümer
Beispiel 2: Technischer Vorschlag → Klarer Beschluss-Vorschlag
Input: „Photovoltaik aufs Dach!“
Output (Vorschlag zur weiteren Bearbeitung): TOP 8 – Beschlussfassung über die Installation einer Photovoltaikanlage
Einleitung: Zur Reduzierung der Stromkosten für das Gemeinschaftseigentum und zur nachhaltigen Energiegewinnung wird die Installation einer Photovoltaikanlage vorgeschlagen.
Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümer beschließen grundsätzlich die Installation einer Photovoltaikanlage auf dem Gemeinschaftsdach. Die Verwaltung wird beauftragt, drei Angebote einzuholen und eine Wirtschaftlichkeitsberechnung zu erstellen. Die endgültige Beauftragung erfolgt durch gesonderten Beschluss nach Vorlage der Angebote.
Sachliche Begründung: Die Installation einer Photovoltaikanlage kann die Stromkosten für gemeinschaftliche Verbraucher (Beleuchtung, Aufzug, etc.) erheblich reduzieren. Angesichts steigender Energiepreise und der Klimaschutzziele stellt dies eine nachhaltige Investition dar. Die Amortisationszeit beträgt erfahrungsgemäß 8-12 Jahre bei einer Lebensdauer von über 20 Jahren.
Hinweise: Bauliche Veränderung am Gemeinschaftseigentum. Eventuell baurechtliche Genehmigung erforderlich.
Kategorie: Modernisierung
Einreicher: Eigentümer
Beispiel 3: Englischsprachige Eingabe → Deutscher TOP-Vorschlag
Input: „We are tired of the break ins in the bike room in the garage, can we please discuss at the property owners‘ meeting installing actual cameras or at least fake cameras to scare away thieves“
Output (Vorschlag zur weiteren Bearbeitung): TOP 15 – Beschlussfassung über Sicherheitsmaßnahmen im Fahrradkeller
Einleitung: Aufgrund wiederholter Einbrüche im Fahrradkeller der Tiefgarage besteht der Wunsch nach erhöhten Sicherheitsmaßnahmen.
Beschlussvorschlag: Die Wohnungseigentümer beschließen die Installation einer Videoüberwachungsanlage im Fahrradkeller der Tiefgarage. Die Verwaltung wird beauftragt, Angebote für eine datenschutzkonforme Videoüberwachung einzuholen und die erforderlichen rechtlichen Rahmenbedingungen zu prüfen. Alternativ sind Angebote für Kamera-Attrappen einzuholen. Die Entscheidung über die konkrete Ausführung erfolgt nach Vorlage der Angebote und rechtlicher Prüfung.
Sachliche Begründung: Die wiederholten Einbrüche im Fahrradkeller stellen eine erhebliche Beeinträchtigung der Sicherheit dar und führen zu Sachschäden bei den Eigentümern. Eine Videoüberwachung oder auch Kamera-Attrappen können präventiv wirken und das Sicherheitsgefühl der Bewohner erhöhen. Die Investition steht in angemessenem Verhältnis zum Schutz des Eigentums der Bewohner.
Hinweise: Datenschutzrechtliche Anforderungen bei echter Videoüberwachung beachten. Ggf. Hinweisschilder erforderlich.
Kategorie: Gemeinschaftseigentum / Sicherheit
Einreicher: Eigentümer (englischsprachig)
Beschränkungen/Ausnahmen
- Keine Mehrfachthemen: Ein Vorschlag mit mehreren unterschiedlichen Anliegen muss in separate TOPs aufgeteilt werden
- Unklare Vorschläge: Bei sehr vagen Eingaben kann die Verwaltung die standardisierte Version zur Klärung zurückschicken
- Persönliche Angriffe: Vorschläge mit persönlichen Angriffen werden sachlich neutralisiert – Einzelfallprüfung aber zwingend.
- Unklare Zuständigkeit: Bei Grenzfällen zwischen Sonder- und Gemeinschaftseigentum erfolgt ein klarstellender Hinweis
- Kostenintensive Maßnahmen: Bei erkennbar hohen Kosten Hinweis auf Wirtschaftlichkeitsprüfung
Kontextinformationen
- WEG-Versammlungen finden typischerweise mehrmals jährlich statt
- Bei der Einberufung sind die gesetzlichen Fristen zu beachten
- Tagesordnungspunkte müssen so formuliert sein, dass Eigentümer sich vorbereiten können
- Bei großen WEGs ist professionelle Moderation üblich
- Die Verwaltung entscheidet über die Aufnahme von Vorschlägen in die Tagesordnung
Praxisnutzen
Der „WEG-Tagesordnungs-Standardisierer“ eignet sich besonders für folgende Szenarien:
Primäre Anwendungsfälle:
- Vorbereitung regulärer Eigentümerversammlungen
- Bearbeitung von Eigentümereingaben während des Jahres
- Rückfragen an Eigentümer zur Präzisierung ihrer Vorschläge
- Standardisierung bei mehreren verwalteten Objekten
- Schulung neuer Verwaltungsmitarbeiter
- Dokumentation von Versammlungsvorbereitungen
Konkrete Vorteile:
- Einheitliche Struktur unabhängig vom Bearbeiter
- Bessere Verständlichkeit für alle Beteiligten
- Professionelleres Auftreten der Verwaltung
- Nachvollziehbare Dokumentation der Eingaben
- Effizientere Versammlungsvorbereitung
- Möglichkeit zur Klärung unklarer Vorschläge
- Emotionale Neutralisierung: Transformation emotionaler Beschwerden in sachliche Vorschläge
- Iterative Verbesserung: Mehrere Formulierungsversuche bis zur optimalen Version möglich
Besonders hilfreich: Bei unklaren oder emotional formulierten Eingaben kann die Verwaltung die standardisierte Fassung – nach eigener Prüfung und Anpassung – an den Eigentümer zurückschicken mit der Frage: „Haben wir Ihr Anliegen so richtig verstanden?“ Dies führt oft zu konstruktiveren Dialogen, wenn schon ein Formulierungsvorschlag dabei ist, der mindestens schon mal in die richtige, vom Eigentümer gewünschte Richtung geht.
Variationen und Erweiterungen
- Rückfrage-Version: Speziell für die Kommunikation mit Eigentümern zur Klärung
- Mietrecht-Variante: Anpassung für Mieterversammlungen
- Makler-Version: Standardisierung von Exposé-Texten
- Digitale Versammlungen: Anpassung für Online-Abstimmungen
- Mehrsprachige WEGs: Automatische Übersetzung in weitere Sprachen
- Fremdsprachige Eingaben: Verarbeitung von Vorschlägen in Englisch oder anderen Sprachen, auch wenn die Verwaltung die Sprache nicht beherrscht
- Tagesordnungs-Konsolidierung: Zusammenführung ähnlicher Themen nach Rücksprache mit den Einreichenden zur Vermeidung von Doppelungen
Erweiterte Funktionen für die finale Tagesordnung
Eine weitere praktische Erweiterung: Wenn alle Vorschläge gesammelt und standardisiert wurden, kann ein KI-Assistent helfen, die fast fertige Tagesordnung zu optimieren:
- Duplikate erkennen: Identifikation von Vorschlägen zum gleichen Thema
- Thematische Gruppierung: Sinnvolle Reihenfolge ähnlicher Themen
- Zusammenführung: Nach Rücksprache mit den Einreichenden können ähnliche Punkte kombiniert werden
- Sprachliche Harmonisierung: Einheitlicher Stil über alle TOPs hinweg
Dies spart zusätzlich Zeit und verbessert die Struktur der Versammlung.
Technische Umsetzung als KI-Assistent
Sie können diesen Prompt in verschiedenen KI-Plattformen als dauerhaften Assistenten einrichten:
- ChatGPT: Als Custom GPT mit vordefiniertem Verhalten
- Claude: Als Project mit gespeicherten Instruktionen
- Andere Plattformen: Als voreingestellten Prompt oder Bot oder Assistenten.
So haben Sie Ihren spezialisierten „WEG-Assistenten“ immer zur Hand und können ihn im Team teilen.
Abschließende Warnung
Wichtig: Dies ist eine Formulierungshilfe, kein Ersatz für fachkundige Prüfung! KI-generierte Texte können überzeugend klingen, aber inhaltlich falsch sein. Jeder Entwurf muss sorgfältig geprüft werden. Die Verantwortung liegt immer bei der Verwaltung. Alle Vorschläge können – selbstverständlich immer nur nach selbständiger menschlicher Prüfung und Anpassung – verwendet werden.
Zukunftsperspektive: Vom Chaos zur Struktur
Die Standardisierung von Tagesordnungspunkten bringt Ordnung in die Vielfalt der Eigentümerwünsche:
- Bessere Kommunikation: Klare Rückfragen statt Missverständnisse
- Effizientere Versammlungen: Präzise Formulierungen sparen Diskussionszeit
- Zufriedenere Eigentümer: Ihre Anliegen werden ernst genommen und professionell aufbereitet
- Digitale Integration: Vorbereitung auf moderne Verwaltungssoftware
- Emotionale Deeskalation: Sachliche Aufbereitung emotionaler Themen
Der „WEG-Tagesordnungs-Standardisierer“ macht aus dem Sprachgewirr der Eigentümereingaben strukturierte Vorschläge für eine verständliche Tagesordnung – wenn er richtig eingesetzt und kritisch geprüft wird.
Die professionelle Standardisierung von Tagesordnungspunkten transformiert das oft chaotische Eingabemanagement großer WEGs in einen strukturierten Prozess. Der „WEG-Tagesordnungs-Standardisierer“ ist dabei ein Werkzeug, das Vorschläge liefern kann – die selbstverständlich immer nur nach selbständiger menschlicher Prüfung und Anpassung zu WEG-rechtskonformen Formulierungen werden können. Er bringt Rationalität in emotionale Diskussionen und schafft eine gemeinsame Verständnisbasis für konstruktive Versammlungen.
![Erbrecht im Gespräch: Kurze[s] Update: #19 Bestattungsrecht – mit Dr. Bernd Schmalenbach](https://anwaltspraxis-magazin.de/wp-content/uploads/2025/09/Erbrecht-im-Gespraech-19-1024x536.jpeg)
