Welche Auswirkungen hat das am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl I 2024, Nr. 323) verkündete Vierte Bürokratieentlastungsgesetz auf unsere Büroorganisation?
Jede Kanzlei hat ein Verarbeitungsverzeichnis, in welchem unter anderem ein internes Konzept für die ordnungsgemäße Vernichtung von Daten unter gleichzeitiger Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten dokumentiert ist. Im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurden die verkürzten Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege beschlossen, welche nun in das kanzleiinterne Löschungskonzept einzupflegen sind.
Entlastung und Datenschutz – passt das überhaupt zusammen?
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist das „Recht auf Vergessen werden“ jedem präsent. So schreibt Art. 17 DSGVO das Löschen der Daten vor, sobald der Zweck der Datenerhebung nicht mehr gegeben ist. Unternehmen und somit auch Anwaltskanzleien haben sich mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) auseinandergesetzt und ein entsprechendes Verarbeitungsverzeichnis gem. Art. 30 DSGVO erstellt.
Hinweis: Der Deutsche Anwaltverein hat ein Musterverzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO erstellt.
In diesem sind u.a. Löschungsfristen aufzunehmen. Die ordnungsgemäße Vernichtung von Daten erfolgt unter gleichzeitiger Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Diese gilt es jetzt anzupassen.
Änderungen der Aufbewahrungspflichten
Bislang galt für Buchungsbelege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Frist ist nun auf acht Jahre verkürzt worden.
Bestimmte Unterlagen wie Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Zollunterlagen bleiben von dieser Änderung unberührt und sind nach wie vor zehn Jahre aufzubewahren, §§ 147 Abs. 3 AO, 257 Abs. 4 HGB.
Handelsbriefe sowie andere steuerlich relevante Unterlagen (§§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO, 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB) müssen weiterhin sechs Jahre lang aufbewahrt werden, §§ 147 Abs. 3 AO, 257 Abs 4 HGB.
Buchungsbelege
Die Änderung der Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre betrifft demnach lediglich Buchhaltungsbelege, also erstellte sowie empfangene Rechnungen.
Eingehende Rechnungen
Rechnungen erreichen die Kanzlei nicht mehr ausschließlich auf postalischem Wege, sondern immer häufiger digital. Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie papierbasierte Belege also nunmehr acht Jahre. Gemäß § 147 Abs. 6 AO müssen sie im Originalformat archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen in elektronischer Form) wurden bereits zum 01.01.2020 angepasst. So sind nicht nur die aufbewahrungspflichtigen Daten, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen sowie die dazugehörige Software zu sichern, um eine maschinelle Auswertbarkeit zu gewährleisten. Gem. § 14 Abs. 1 S 2 UstG müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit jederzeit prüfbar sein. Hierzu müssen sie jederzeit ausgelesen werden können.
Ausgehende Rechnungen
Die umsatzsteuerliche Regelung in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG zur Aufbewahrung von erstellten Rechnungen wurde ebenfalls angepasst.
Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt grundsätzlich auch dann, wenn am Tag des Inkrafttretens des Gesetzes (1.1.2025) die bisherige 10-Jahres-Frist noch nicht abgelaufen war. § 27 UstG wird um Abs. 40 ergänzt, nach welchem die achtjährige Aufbewahrungspflicht auf alle Rechnungen anzuwenden ist, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist, sodass zum Jahresende drei Jahrgänge Buchungsunterlagen (die sich ggf. noch in Papierakten befinden) vernichtet werden können. Selbstverständlich sollten Belege, die im Zusammenhang mit vorläufigen Steuerbescheiden stehen, weiterhin aufbewahrt werden.
Fazit
Büroorganisation mag unwichtig oder nebensächlich sein, aber aus Abwicklungssicht rate ich immer zu einer umfassenden und vorausschauenden Vorsorgeplanung. Zur Vorsorge gehört jedoch nicht nur die private Absicherung, sondern vor allem die vorausschauende Unterstützung der Erben der Kanzlei.
Hierzu gehören regelmäßiges „Ausmisten“, was sowohl Sachgüter betrifft als auch digitale Daten. Hilfreicher Bestandteil der Vorsorgeplanung ist daher, das Verarbeitungsverzeichnis ordentlich zu führen, Löschungskonzepte ausführlich zu dokumentieren und vor allem auch die Löschung beziehungsweise Datenvernichtung regelmäßig auszuführen, selbst wenn im Alltag manchmal wenig Zeit hierfür bleibt. Es ist empfehlenswert, das Verarbeitungsverzeichnis regelmäßig zu aktualisieren und die Aufbewahrungsfristen der neuen Gesetzeslage anzupassen. In einem ersten Schritt sollte jedoch überprüft werden, ob archivierte Papierakten zeitnah vernichtet werden können.
