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Erstattungsfähigkeit von Fotokopiekosten – Vollständige Ablichtung der Verwaltungsakte im Einzelfall geboten

Kommt es für die Berechnung des klägerischen Einkommens aus selbstständiger Tätigkeit im Rahmen des sozialhilferechtlichen Leistungsanspruches auf einzelne über einen längeren Zeitraum verteilte Berechnungspositionen wie z.B. Werbungskosten an, so kann nach dem Schleswig-Holsteinischen LSG nahezu die vollständige Ablichtung der Verwaltungsakte notwendig sein.

Dem Bevollmächtigten kann eine kleinteilige Durchsicht der Verwaltungsakte auf notwendige Dokumente in solch einem Fall nicht zugemutet werden.

Die bisherige Rspr. des v. g. LSG, wonach eine ungeprüfte und vollständige Ablichtung der gesamten Verwaltungsakte nicht zu eine Kostenerstattungsanspruch geführt hat, wurde aufgegeben.

  • 1.Die (nahezu) vollständige Ablichtung der Verwaltungsakte ist geboten und notwendig, wenn aufgrund Kongruenz zwischen streitgegenständlichem Zeitraum und Leistungszeitraum über mehrere Jahre andauernd die Berechnung von Einkommen streitentscheidend ist und es dabei auf einzelne Berechnungspositionen wie z.B. Werbungskosten innerhalb der letzten Jahre ankommen kann.
  • 2.In einem derartigen Fall ist es dem Bevollmächtigten nicht zuzumuten, die Verwaltungsakte zur Vermeidung unnötiger Fotokopien kleinteilig auf Doppel oder nicht zwingend notwendige Schriftstücke zu überprüfen.

LSG Schleswig-Holstein, Beschl. v. 24.11.2020 – L 5 SF 301/20 B E

I.Sachverhalt

Streitig war im Ausgangsverfahren die Berechnung der Höhe des Leistungsanspruches für die Jahre 2007–2010 für den im Einzelhandel selbstständig tätigen Kläger, welcher aufstockend Grundsicherungsleistungen bezog und seinen Anspruch insgesamt in mehreren Verfahren geltend machte.

Der beigeordnete Rechtsanwalt fertigte eine vollständige Kopie der behördlichen Verwaltungsakten an.

Im Vergütungsfestsetzungsverfahren setzte die Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle von den beantragten 253,60 EUR für insgesamt 1.574 gefertigte Fotokopien nach Nr. 7000 VV lediglich einen Betrag von 10,00 EUR für 20 Fotokopien zugunsten des beigeordneten Rechtsanwalts mit der Begründung fest, selbst bei großzügiger Betrachtung könne die Fertigung von Kopien lediglich in festgesetztem Umfang als notwendig angesehen werden. Weiterhin sei eine Ablichtung von innerbehördlichen Vorgängen und Bescheiden, welche dem Kläger ohnehin vorliegen würden, nicht erforderlich. Eine Plausibilitätsprüfung bzw. Anforderung der gefertigten Kopien erfolgte im Vergütungsfestsetzungsverfahren nicht.

Die mit der Erinnerung nach § 56 RVG angegriffene Festsetzung wurde durch das Sozialgericht aufgehoben und die Auslagen für sämtlich gefertigte Fotokopiekosten der Nr. 7000 VV antragsgemäß i.H.v. 253,60 EUR festgesetzt. Die Fertigung sämtlicher Kopien sei zur sachgerechten Bearbeitung der Rechtssache nach Durchsicht der anwaltlichen Handakte unter Zugrundelegung eines objektiven Maßstabs trotz erheblichen Umfangs erforderlich gewesen, da die Berechnung der Höhe des klägerischen Einkommens aus selbstständiger Tätigkeit über einen längeren Zeitraum notwendig gewesen war und es hierbei auch auf Einzelpositionen ankam. Wegen der Besonderheit des Falles sei es auf die Vollständigkeit der Akte angekommen.

Die durch den Bezirksrevisor als Erinnerungsgegner eingelegte Beschwerde wurde aufgrund grundsätzlicher Bedeutung der Sache durch den Senat gem. §§ 56 Abs. 2 S. 1, 33 Abs. 8 S. 1–3 RVG entschieden und als unbegründet abgelehnt.

II.Objektiver Maßstab eines sachkundigen Dritten

Das LSG sowie vorgehend auch das SG stellen bei Prüfung der Notwendigkeit bzw. Erforderlichkeit von Fotokopien auf einen objektiven Maßstab eines vernünftigen sachkundigen Dritten ab. Dem Anwalt stehe ein Ermessensspielraum zu, welche Unterlagen er in welchem Umfang aus behördlichen Akten kopiere. Dieser Ermessensspielraum sei lediglich dann überschritten, wenn durch juristisch nicht geschultes Hilfspersonal eine ungeprüfte Ablichtung der gesamten Gerichts- und Verwaltungsakte einschließlich solcher Schriftstücke, welche offensichtlich zur Mandatsbearbeitung ohne jeglichen Mehrwert seien, erfolge.

Dagegen wiederrum könne dem Prozessbevollmächtigten jedoch bei erster Akteneinsicht umfangreicher Verwaltungsakten nicht zugemutet werden, Schriftstücke kleinteilig auf deren Notwendigkeit zur Vervielfältigung zu lesen und zu prüfen. Kopien dürften lediglich nicht ohne sachliche Begründung zweimal angefertigt werden.

Die Prüfung einer Überschreitung der Ermessensausübung habe anhand der Grundsätze des § 46 Abs. 1 RVG zu erfolgen, wonach die Landes- bzw. Staatskasse grds. die Beweislast treffe. Dies gehe aus dem Wortlaut, der Systematik und der Entstehungsgeschichte des § 46 Abs. 1 RVG hervor.

Eine Ermittlung und Prüfung der Erforderlichkeit der Kopien sowie substantiierte Feststellung zur Kürzung der beantragten Auslagen habe im Festsetzungsverfahren nicht stattgefunden, sodass der Vergütungsfestsetzungsbeschluss allein deswegen aufzuheben war.

Gleichwohl der Bevollmächtigte nahezu die vollständige Verwaltungsakte des beklagten Jobcenters habe kopieren lassen, sei dies vorliegend unter Berücksichtigung der Umstände erforderlich gewesen, da es zur Berechnung des korrekten Leistungsanspruches auf das Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit für den streitbefangenen Zeitraum (2007–2010) und damit durchaus auf Einzelpositionen innerhalb eines längeren Zeitraumes ankam. Es dürfte damit ein Großteil der Akte hinsichtlich der Einkommensberechnung unmittelbar oder zumindest mittelbar betroffen gewesen sein, sodass die gefertigten Kopien zur sachgemäßen Bearbeitung geboten und damit notwendig waren.

Nach bisheriger Rspr. des Schleswig-Holsteinischen LSG führte die ungeprüfte Ablichtung der gesamten Akten regelmäßig nicht zu einem Anspruch auf Erstattung der Kopierkosten. Habe der Bevollmächtigte keine Auswahl getroffen und den gesamten Akteninhalt kopiert, ist im Rahmen der Erstattung der Kopierkosten eine überschlägige Schätzung zulässig. Bei einer auffällig hohen Anzahl von Kopien oblag es dem beigeordneten Anwalt, die Erforderlichkeit der hohen Anzahl plausibel zu machen. Die Beweislast traf den Bevollmächtigten und nicht die Staats- bzw. Landeskasse (LSG Schleswig-Holstein, Beschl. v. 23.5.2016 − L 5 SF 12/14 E = NZS 2016, 759; SG Schleswig-Holstein, Beschl. v. 16.6.2003 − L 5 B 13/03 SF SK).

III.Bedeutung für die Praxis

Die Frage der Notwendigkeit umfangreicher Fotokopien zur sachgemäßen Bearbeitung der Rechtssache und somit deren Erstattungsfähigkeit stellt in der Vergütungspraxis und insbesondere bei Abrechnung im Rahmen der Prozesskostenhilfe seit jeher eines der größeren Streitthemen dar.

a)Zusammenhang von Auslagen und Beiordnung/Bestellung

Maßgeblich für eine Erstattungsfähigkeit von Auslagen (auch solchen nach Nr. 7000 VV) aus der Landeskasse ist zunächst einmal die Frage, ob diese von der Bewilligung der Prozesskostenhilfe erfasst sind.

Gem. § 48 Abs. 1 RVG bestimmt sich der Vergütungsanspruch des beigeordneten Rechtsanwalts nach den Beschlüssen, durch die Prozesskostenhilfe bewilligt und der Rechtsanwalt beigeordnet oder bestellt worden ist.

Nach § 48 Abs. 4 RVG i.d.F. Zweiten Kostenrechtsmodernisierungsgesetzes (2. KostRMoG ab 1.8.2013) erstreckt sich die Beiordnung in Angelegenheiten, in denen nach § 3 Abs. 1 S. 1 RVG Betragsrahmengebühren entstehen, auf Tätigkeiten ab dem Zeitpunkt der Beantragung der Prozesskostenhilfe, wenn vom Gericht nichts anderes bestimmt ist. Die Beiordnung erstreckt sich ferner auf die gesamte Tätigkeit im Verfahren über die Prozesskostenhilfe einschließlich der vorbereitenden Tätigkeit.

Diese als Regelfall geltende Rückwirkung auf den Antragszeitpunkt steht allerdings ausdrücklich unter dem Vorbehalt einer abweichenden Bestimmung (§ 48 Abs. 4 S. 1 a.E. RVG), nämlich dann, wenn die Bewilligungsreife aufgrund fehlender PKH-Unterlagen zum Antragszeitpunkt noch nicht vorlag.

Der Vergütungsanspruch gegen die Staatskasse ist damit dem Grund und der Höhe nach vom Umfang der Beiordnung abhängig.

Ein gebührenrechtlicher Tatbestand, welcher ausschließlich und vollständig vor Stellung des Antrages auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe verwirklicht wurde, ist gegenüber der Landeskasse nicht erstattungsfähig.

Gleiches gilt, wenn Auslagen wie etwa die Fertigung von Fotokopien im Rahmen einer Akteneinsicht nicht vom Bewilligungszeitrum der Prozesskostenhilfe erfasst ist, etwa weil das Gericht gem. § 48 Abs. 4 S. 1 RVG einen abweichenden Bewilligungszeitraum bestimmt hat. Eine Erstattung scheidet dann bereits von vorneherein aus. Der Ausalgenersatz kann damit zeitlich begrenzt sein.

b)Zur sachgemäßen Vertretung erforderlich – § 46 Abs. 1 RVG

Auslagen können – wie weitere Vergütungstatbestände auch – allgemein zwar entstanden, aber nicht gleichzeitig auch erstattungsfähig sein.

Auslagen und Aufwendungen sind freilich nur dann zu vergüten, soweit diese tatsächlich angefallen sind.

Nach § 46 Abs. 1 RVG sind diese jedoch nicht zu vergüten, wenn sie nicht zur sachgemäßen Durchführung der Angelegenheit erforderlich gewesen sind. Dabei ist auf die Sichtweise eines verständigen und durchschnittlich erfahrenen Rechtsanwalts im Zeitpunkt der Akteneinsicht abzustellen. Ob eine Fotokopie geboten war, hat ein Rechtsanwalt darzulegen und ggf. glaubhaft zu machen.

Mit der Bestimmung soll die Landes- bzw. Staatskasse vor überhöhten Nebenkosten in Schutz genommen werden und nur die zur sachgemäßen Mandatsbearbeitung notwendigen und auch tatsächlich erforderlichen Auslagen zu erstatten haben.

Unter Anwendung dieses Grundsatzes wird nach dem überwiegenden Teil der Rspr. die vollständige Ablichtung von Verwaltungsakten aufgrund fehlender Notwendigkeit abgelehnt (Bayerisches LSG, Beschl. v. 8.11.2016 – L 15 SF 256/14 E, Beschl. v. 16.9.2016 – L 15 SF 153/16 E, Beschl. v. 8.1.2014 – L 2 SF 272/13 E; LSG Schleswig-Holstein, a.a.O.; SG Schleswig-Holstein, a.a.O.; LSG Thüringen, Beschl. v. 23.2.2004 – L 6 B 54/03 SF). Dem Rechtsanwalt steht ein Ermessensspielraum zu, welcher ausgeübt werden muss. Nicht ohne Weiteres darf die gesamte Verwaltungsakte von einer juristisch nicht geschulten Kanzleikraft abgelichtet werden. Eine bloße Zweckmäßigkeit zur Fertigung einer Ablichtung führt nicht indes zu einer gebotenen Notwendigkeit.

Fehlt es an der Geltendmachung der Notwendigkeit durch den Rechtsanwalt, kann unter Beachtung der fehlenden Pflicht des Gerichts, von Amts wegen zu prüfen, welche Aktenbestandteile kopiernotwendig waren, bei Bestimmung der Höhe der anzusetzenden Dokumentenpauschale eine vereinfachte und damit pauschalierte Berechnung über die Hälfte der geltend gemachten Kopien oder eine vollständige Absetzung erfolgen (Bayerisches LSG, Beschl. v. 8.11.2016 – L 15 SF 256/14 E m.w.N.).

Das vollständige Kopieren der Akten ist regelmäßig nicht notwendig (OVG NRW, Beschl. v. 18.10.2006 – 7 E 1339/05).

Dementgegen wurde auch bislang schon vereinzelt vertreten, dass regelmäßig (nahezu) die vollständige Ablichtung der Behördenakte erfolgen kann, wenn dies bei gewissenhafter Betrachtung zur sachgemäßen anwaltlichen Mandatsausübung für erforderlich gehalten worden ist (SG Leipzig, Beschl. v. 3.3.2017 – L S 23 SF 99/16 E; VG Oldenburg, Beschl. v. 12.5.2009 – 11 A 48/08). Dies ist zur Wahrung der „Waffengleichheit“ und Sicherstellung eines rechtsstaatlichen Verfahrens geboten.

Der Verzicht auf eine kleinteilige Durchsicht einer für wenige Tage überlassenen Behördenakte auf die Notwendigkeit einzelner Schriftstücke dient aus Sicht eines verständigen und durchschnittlichen Dritten nämlich gerade der sachgemäßen und wirtschaftlichen Aufrechterhaltung der Produktivität.

Vor allem in Verfahren der Grundsicherung für Arbeitssuchende kann nicht immer bei erster Aktendurchsicht verlässlich beurteilt werden, welcher Akteninhalt für eine spätere Bearbeitung relevant ist oder nicht. So kann bspw. ein bei einem Erstantrag eingereichter Mietvertrag für die Berechnung des Leistungsanspruches einige Jahre später noch von Bedeutung sein und sich auf den ersten Seiten der Verwaltungsakte befinden.

Auch kann die Bescheidlage derart unübersichtlich sein, dass allein die umfassende Ablichtung der chronologisch und vollständig geführten Verwaltungsakte aus anwaltlicher Sicht das einzig verlässliche Mittel zur sachgemäßen Mandatswahrnehmung scheint, da sich oftmals Bescheide und sonstige Unterlagen – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr im Machtbereich des Mandanten befinden.

Ob die gefertigten Dokumente letztlich bei der Entscheidung des Gerichts maßgeblich berücksichtigt worden sind, ist dabei ohne Bedeutung (VG Oldenburg, a.a.O.).

Zu weitgehend dürfte jedoch der Standpunkt sein, dass für die Annahme der Erforderlichkeit eine anwaltliche Versicherung ausreiche und sich somit eine Prüfung der gefertigten Kopien verbieten (LSG Sachsen, Beschl. v. 19.5.2006 – L 6 B 168/05 R-KO).

Aus anwaltlicher Sicht empfiehlt sich bereits bei Stellung des Vergütungsfestsetzungsantrages eine Begründung umfangreicher Auslagentatbestände, womit einer ggf. geforderten Darlegung der Notwendigkeit genüge getan sein dürfte.

Wird eine Notwendigkeit der gefertigten Kopien unter verständiger Würdigung des Streitgegenstandes glaubhaft dargelegt und stehen die gefertigten Kopien nicht in einem auffälligen Missverhältnis zum Umfang des Aktenbestandes (Streitakte, Verwaltungsakte, Patientendokumentation), dürften diese erstattungsfähig sein.

https://www.juris.de/perma?d=jzs-AGS202102r0004

Dipl.-RPfleger Julian Dahn, Herford

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