Autor*in: Verfasserin: Ilona Cosack
Nov. 16, 2021

C. beA – Updates am laufenden Band


C. beA – Updates am laufenden Band

Konnten wir in der E-Broschüre 4/2021 über das Update auf die Version 3.7 mit der bedeutenden Änderung zum eEB berichten, gab es Ende September mit der Version 3.8.2 neben Fehlerbehebungen und Feintuning eine bedeutende Änderung, die von der BRAK in einem Satz zusammengefasst wurde:

I.Wegfall des signierten Zeitstempels beim Nachrichtenexport

„Zukünftig entfällt der signierte Zeitstempel, welcher für den Export erstellt wird. Der Export erfolgt dann ohne Signaturdatei.“

Dies löste in den sozialen Medien und Fachzeitschriften ein hohes Echo aus, beschrieb die BRAK doch noch Anfang September das Procedere zum Exportieren von Nachrichten wie folgt:

„3. In dem von Ihnen ausgewählten Ordner sind die ZIP-Datei sowie die zugehörige Signaturdatei nun gespeichert. Durch die Signaturdatei (p7s-Datei) wird die Authentizität der ZIP-Datei bestätigt. Sowohl ZIP-Datei als auch Signaturdatei müssen gemeinsam abgespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt einen rechtssicheren Nachweis über die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei führen zu können (s. beA-Anwenderhilfe).

In der beA-Anwenderhilfe wird darauf hingewiesen:

„Es wird zu jeder Nachrichten ZIP-Datei eine Signaturdatei (p7s-Datei) erstellt. Diese Signaturdatei stellt sicher, dass der Inhalt dieser ZIP-Datei nicht mehr geändert werden kann, ohne dass eine Signaturprüfung zu einem Fehler führen würde. Sowohl ZIP-Datei als auch Signaturdatei müssen gemeinsam abgespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt einen rechtssicheren Nachweis über die Authentizität und Integrität der ZIP-Datei führen zu können. Es bietet sich daher an, die ZIP-Datei zusammen mit der Signaturdatei in einem dedizierten Ordner zur Archivierung abzulegen.“

Hintergrund ist, dass bislang die Schnittstellen der Anwaltssoftware-Anbieter nicht in der Lage sind, diese Signaturdatei beim Export durch die Anwaltssoftware mitzuliefern. Wir hatten bereits mehrfach darüber in den E-Broschüren berichtet. Bei den Anbietern von Kanzleisoftware stand diese Funktionalität ganz oben auf der Wunschliste, um ein rechtssicheres Exportieren aus der Anwaltssoftware zu ermöglichen.

Dass nunmehr auch bei der beA-Webanwendung auf diese Signaturdatei verzichtet wird, wirft die Frage auf, ob der Export aus der Anwaltssoftware nunmehr rechtssicher und damit ein Export aus der beA-Webanwendung für die Nutzer von Anwaltssoftwareprogrammen entbehrlich ist?

Rechtsanwalt Christian Franz, LL.M., hat daraufhin die BRAK angeschrieben und eine Petition eingebracht, um eine rechtssichere Versanddokumentation im beA zu implementieren.

Die BRAK hat ausführlich Stellung genommen auf der Seite des beA-Support unter dem Stichwort „Nachweis über den Zugang von Nachrichten bei Gerichten“. Mit der Weiterentwicklung zum Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN), dem sogenannten VHN2, solle zeitnah, vermutlich zum 1.1.2022, die Möglichkeit geschaffen werden, neben dem Versand einer Nachricht über einen sicheren Übermittlungsweg zugleich die Korrektheit der übermittelten Anlagen auf Grundlage der in der signierten VHN-Datei enthaltenen Prüfsummen zu prüfen bzw. nachzuweisen.

Seitens der Justiz schildert der Direktor des Sozialgerichts Darmstadt, Dr. Henning Müller, auf seinem Blog ervjustiz.de unter dem Stichwort: Keine Panik: Der Nachweis des beA-Postausgangs aus Gerichtssicht die Sichtweise der Justiz. Er meint: „Panik ist andererseits wohl nicht angezeigt, denn unter Berücksichtigung der bisherigen Rechtsprechung dürfte die ja weiterhin vorhandene export.html in praktisch allen Lebenslagen ausreichen.“ Allerdings weist Dr. Müller auch darauf hin, dass es im Hinblick auf die anwaltliche Sorgfaltspflicht richtig und wichtig sei, die automatisierte Eingangsbestätigung „export.html“ aufzubewahren. Er schlägt vor: „Dies kann auch weiterhin jedenfalls unter einer gewissen Verbesserung des Beweiswerts dadurch geschehen, dass sie exportiert und ihre Integrität zeitnah mit einer elektronischen Signatur gesichert wird oder sie revisionssicher abgelegt wird. Eine zeitnahe integritätssichernde Ablage wird den indiziellen Wert der Datei jedenfalls nochmals erhöhen.“

II.Update auf 3.8.3 am 1.10. und auf 3.8.5 am 31.10.2021

Direkt im Anschluss an das Update vom 29.9.2021 wurde ein Fehler bei einem von der Justiz nicht zu verarbeitenden eEB behoben. Und am 31.10.2021 wurde der X-Justiz-Strukturdatensatz, der jährlich ausgetauscht werden muss, an die neue Version gemäß der Bekanntmachung zu § 5 der ERVB 2021 angepasst.

Wichtig für die Anwender ist, dass mit jedem Update eine Aktualisierung der beA Client Security einhergeht. Ohne Update der beA Client Security ist eine beA-Nutzung nicht möglich.

III.beA im neuen Gewand

Die Nachrichten der BRAK im beA werden von vielen Anwälten ignoriert. Im BRAK-Magazin 5/2021 konnte man lesen:

„Aus der Anwaltschaft sind vielfach Wünsche an die BRAK herangetragen worden, dass ein Redesign der beA-Oberflächen erforderlich sei. Die Begründungen lauteten, die beA-Webanwendung sei altbacken, benutzerunfreundlich und unübersichtlich. Deshalb und aus eigener Anschauung hat die BRAK Oberflächenanpassungen in Auftrag gegeben, die zu einer nutzerfreundlicheren Arbeit mit der beA-Webanwendung beitragen sollen.“

Es ist geplant, dem Posteingang einen neuen Rahmen zu geben:

„Die Bereiche „Postfach“ und „Sichten“ werden durch Ziehleisten auf der linken Seite der Ansicht getrennt. Die Schaltflächen sind künftig auf der rechten Seite untereinander und nicht mehr – wie bisher – relativ willkürlich über den Nachrichten angeordnet. Insgesamt stellt sich der Posteingang damit sehr viel übersichtlicher und klarer dar. Außerdem sind weitere Funktionen wie Filter und Volltextsuche, aufklappbare Tabelleneinträge sowie Kontextmenüs vorgesehen.“

Das Erstellen von Nachrichten soll übersichtlicher werden:

„Die Nachricht öffnet sich im selben Fenster. Ein weiterer Browser-Tab ist nicht mehr vorgesehen. Die Anordnung erfolgt zentriert innerhalb des vorgegebenen Rahmens. Ziel ist die optimierte Erfassung des Nachrichteninhalts. Bei der Auswahl mehrerer Empfänger sind empfängerspezifische Felder ausfüllbar, die dazu führen, dass jedem Empfänger eigene Verfahrensdaten zugeordnet werden können.“

Leider gibt es keinen konkreten Zeitplan für das geplante Re-Design:

„Wann genau welche dieser Änderungen den Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt werden wird, steht noch nicht ganz fest. Wesroc hat mit der Entwicklung begonnen. Das erste Arbeitspaket soll auf jeden Fall noch im Jahr 2021 bereitgestellt werden.“

So begrüßenswert die Optimierung der beA-Webanwendung ist, so fragwürdig ist der nicht kommunizierte Zeitplan. Viele Nutzerinnen und Nutzer bereiten sich erst jetzt intensiv auf die aktive Nutzungspflicht vor. Alle, die schon länger mit dem beA arbeiten, haben ihre Arbeitsanweisungen auf die bisherige Oberfläche abgestimmt. Die bisherige Rechtsprechung zeigt, dass die Justiz bei Wiedereinsetzungsanträgen – zu Recht – kritisch hinterfragt, welche Vorkehrungen getroffen wurden, um Organisationsfehler zu vermeiden. Ein bewährtes Mittel ist die Erstellung eines beA-Leitfadens, mit dem die Arbeitsabläufe dokumentiert und stichprobenartig vom Anwalt kontrolliert wird, ob diese eingehalten werden. Eine kurzfristige Änderung würde alle Nutzerinnen und Nutzer vor unnötige Probleme stellen. Daher der Appell: Geben Sie den Nutzern Gelegenheit, sich mit einem rechtzeitigen Vorlauf auf neue Oberflächen einzustellen.

IV.Änderungen ab 1.1.2022

In der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) werden mit § 2 die Anforderungen an elektronische Dokumente bekanntgegeben:

1.Dateiform

Bislang war das elektronische Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, in durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln.

Die Anforderung der druckbaren, kopierbaren und, soweit technisch möglich, in durchsuchbarer Form entfällt ab 1.1.2022.

Vor allem die Nicht-Durchsuchbarkeit von Briefköpfen und Kanzleilogos hat dazu geführt, dass die Justiz bestimmende Schriftsätze, die formatfehlerhaft eingereicht wurden, als nicht fristwahrend angesehen hat, z.B. wenn das eingereichte PDF-Dokument Schriften enthält, die nicht eingebettet sind (vgl. Hessisches Landesarbeitsgericht, Beschl. v. 7.9.2020 – 18 Sa 485/20).

Deswegen wurde mit der Bekanntmachung zu § 5 der ERVB 2019 vom 20.12.2018 ab dem 1.1.2019 festgelegt, dass alle für die Darstellung des Dokuments notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) in der Datei enthalten sein müssen.

Diese Art der Darstellung erreicht man, in dem ein PDF/A erstellt wird. Welche Bestimmungen die neue Bekanntmachung zu § 5 der ERVB 2022 enthalten wird, wird in der Regel erst kurz vor dem Jahreswechsel auf der Seite https://justiz.de/laender-bund-europa/elektronische_kommunikation/index.php bekanntgegeben.

2.Dateiname

Bislang soll der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.

Diese Anforderung entfällt.

Die bisherige Rechtsprechung hat jedoch gezeigt, dass ein Verzicht auf „lesbare Dateinamen“ dazu führen kann, dass die Gefahr besteht, dass Dateianhänge verwechselt werden. So hat sich das OLG Dresden am 1.6.2021, 4 U 351/21, damit befasst, dass ein Anhang mit einer Bezeichnung „Scan00005872.pdf“ beigefügt war. Hier hatte offensichtlich die Kanzleiangestellte eine falsche Nachricht angehängt.

Und auch das OLG Frankfurt entschied am 5.10.2021, 6 U 79/21, dass zu einer wirksamen Ausgangskontrolle bei der Versendung eines fristwahrenden Schriftsatzes über beA neben der Überprüfung eines ordnungsgemäßen Versands auch die Sicherstellung gehört, dass der richtige Schriftsatz versendet wird. Statt der Berufungsbegründungsschrift wurde erneut die Berufungsschrift angehängt und versandt. Darüber hinaus hat das Gericht festgestellt, dass es sich um ein eigenes Verschulden des Rechtsanwalts handelt, denn es war vorliegend der Klägervertreter selbst, der den Versand des fristwahrenden Schriftstücks vorgenommen hat, so dass ihm auch die Endkontrolle oblag.

Praxistipp:

Auch für die eigene Übersicht in der elektronischen Akte hat es sich bewährt, mit lesbaren Dateinamen zu arbeiten. Behalten Sie diese Art von Dateinamen auch 2022 bei. Beachten Sie die seit der Version 3.4 (vgl. e-Broschüre 2/2021, Rn 19 ff.) geltende Länge von 84 Zeichen inklusive der Dateiendung und den nicht mehr zulässigen Leerzeichen in Dateinamen.

3.Strukturdatensatz

Der Strukturdatensatz wurde ERVV-konform am 31.10.2021 aktualisiert.

Fügen Sie bei Nachrichten an die Justiz immer einen Strukturdatensatz bei (Häkchen ist bereits angeklickt) und achten Sie darauf, dass Empfänger und die Pflichtangabe bei der Justizbehörde übereinstimmen.

Zustellungen von Anwalt zu Anwalt mit einem eEB bedingen ebenfalls einen Strukturdatensatz. Wählen Sie im Pflichtfeld „Justizbehörde“ den Empfänger "Unbekannt" aus.

4.Geplante Änderungen im beA

Der Button „Berichte“ soll entfallen.

Die Felder „dringend“ und „zu prüfen“ sollen entfallen.

Das Nachrichtenfeld – obwohl von der Justiz maschinell nicht auslesbar – soll aufgewertet und automatisiert als PDF-Anhang beigefügt werden.

Zu welchem Zeitpunkt die Änderungen erfolgen, ist noch nicht bekannt.

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